This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Czego potrzebuje mała firma w wielkim świecie biznesu?
Ogrom dokumentów krążących w firmie może przytłoczyć. Warto zatem zadbać o porządek i zgromadzić je w jednym miejscu. Z jakich narzędzi najlepiej skorzystać, aby nie zgubić się wśród sterty papierów i mieć pod stałą kontrolą swoje należności, zobowiązania oraz dane?
Obowiązek przechowywania dokumentacji nie musi stanowić wyzwania. Wystarczy wykorzystać różne udogodnienia technologiczne, które bardzo ułatwią nam życie. Jednym z takich rozwiązań jest elektroniczna archiwizacja. To nie tylko kwestia ekologii, ale także bardzo dobry pomysł na zarządzanie ważnymi danymi w niedużej firmie. To także możliwość łatwego i stałego monitoringu należności od klientów oraz szansa na szybkie i terminowe dokonanie płatności za faktury. W ten sposób mamy wszystko pod kontrolą każdego dnia.
Digitalizacja informacji
Elektroniczne przechowywanie danych zdobywa coraz więcej zwolenników. Przedsiębiorcy chętnie korzystają z tego rozwiązania, ponieważ dzięki niemu oszczędzają czas i pieniądze. Aby wdrożyć ten proces u siebie, wystarczy jedynie zeskanować dokument i dodać go do specjalnego systemu.
Co zrobić jednak w sytuacji, gdy pilnie potrzebujemy jakiegoś konkretnego pliku? Wówczas możemy skorzystać z wyszukiwarki. Wszystko, co jest nam niezbędne do dalszej pracy, odnajdziemy po opisie lub fragmencie tekstu, zwłaszcza jeśli tekst był wcześniej rozpoznawany przez OCR. Wtedy wyszukiwanie dokumentów staje się możliwe po dowolnym fragmencie z pliku.
Ponadto, systemy często pozwalają także wygenerować raporty. Opcja pobrania takich zestawień do Excela jest nie tylko wygodna, ale też użyteczna. Bez problemu dodamy później kolejne informacje do pliku.
Takie archiwum sprawdzi się zatem nie tylko podczas codziennego użytkowania, ale także w czasie wyjazdów służbowych, kiedy potrzebujemy pilnego dostępu do ważnych danych.
Terminy, zobowiązania, fundusze
Płynność finansowa jest istotna dla każdej firmy, jednak zwłaszcza w przypadku małych organizacji warto zadbać o nią w sposób szczególny. Dlaczego? Bo to one często zmagają się z problemami z płatnościami. Potwierdza to chociażby badanie pt. „Portfel należności polskich przedsiębiorstw”, które przeprowadzone zostało przez Konferencję Przedsiębiorstw Finansowych w Polsce oraz Krajowy Rejestr Długów Biura Informacji Gospodarczej SA. Z najnowszego raportu z lipca 2019 roku wynika, że średni udział faktur niezapłaconych w terminie wynosi obecnie 25,4%. Oznacza to wzrost w stosunku do poprzednich lat. Jak utrzymać więc dobrą sytuację materialną?
– Najlepiej stale nadzorować fundusze firmy. W SaldeoSMART kontrola płatności była zresztą jedną z pierwszych funkcji, nad jakimi zaczęliśmy pracować w ramach naszego projektu. Uważam, że aktualna wiedza o tym, ile jesteśmy winni kontrahentom, a ile oni nam, jest kluczowa. W stworzonym przez nas programie już na pierwszej stronie wyświetla się lista dokumentów oraz niezapłaconych faktur sprzedażowych wystawionych przez daną firmę. Terminy płatności dodają się automatycznie bądź możemy zrobić to ręcznie. Program przypomina nam o konieczności przelewu, a po jego dokonaniu dokumenty oznaczają się jako opłacone. W przypadku faktur sprzedażowych klient ma dodatkowo możliwość zaznaczenia, czy były one opłacone w całości, czy częściowo – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.
Warto zadbać też o narzędzia ułatwiające zarządzanie firmą czy płatnościami. Szybkie wysyłanie przypomnień czy wezwań do zapłaty, a także korzystanie z automatycznie wygenerowanych list istotnych płatności usprawni codzienne funkcjonowanie.
Umiejętne zarządzanie dokumentami może zatem przyczynić się nie tylko do większego porządku, ale także do rozwiązania problemów z fakturami. Dzięki temu mała firma zachowa płynność finansową, która pozwoli jej na spokojne funkcjonowanie i rozwój.