Najem biura to inwestycja – jak się do niej przygotować?

• Tweet
• Pin It

Rynek powierzchni biurowych to wciąż rynek najemców. W Warszawie współczynnik pustostanów wynosił w II kwartale 2016 r. 15,4%, przy czym jednocześnie powierzchnię biurową w budowie szacowano na ok. 532.400 mkw . Podobna sytuacja dotyczy także liderów regionalnych, w szczególności: Krakowa, Wrocławia oraz Trójmiasta. Jeśli więc planujemy wynajęcie powierzchni pod biuro dla powstającej firmy lub przeprowadzkę do nowego lokalu powinniśmy z wyprzedzeniem rozważyć kluczowe kwestie związane z przyszłym najmem.

 

Czas trwania najmu: określony czy nieokreślony?

Gdy znajdziemy lokal w interesującej nas lokalizacji powinniśmy zdecydować czy umowę najmu zawrzemy na czas nieokreślony czy określony. W pierwszym przypadku czas najmu nie jest z góry określony w umowie. W drugim przypadku umowa najmu zostanie zawarta na ściśle przewidziany w umowie najmu czas. Przeważnie jest to kilka lat. Zdarza się jednak, że młode firmy (start-up’y) zawierają umowę najmu na okres tylko kilku miesięcy – tak by zespół miał dostęp do miejsca pracy nad danym projektem (np. nową aplikacją). Decyzja o czasie najmu będzie miała kluczowy wpływ na możliwość wypowiedzenia umowy najmu, a tym samym na czas ponoszenia przez najemcę kosztów w związku z najmem. Umowę najmu na czas nieokreślony można wypowiedzieć w zasadzie bez podania przyczyn z zachowaniem stosownego okresu wypowiedzenia. Natomiast w przypadku najmu na czas określony takiej elastyczności nie mamy, gdyż poza przypadkami szczególnymi strony umowy najmu mogą wypowiedzieć najem tylko w konkretnych przypadkach określonych w umowie.

Wykończenie lokalu – na co zwrócić uwagę

Bardzo często wynajmujący oferują najemcom wykonanie prac wykończeniowo-adaptacyjnych w lokalu (tzw. fit-out). Co do zasady prace te mają podstawowy zakres np. malowanie ścian, położenie wykładzin, dostarczenia podstawowych mebli czy zainstalowanie podstawowej sieci IT. Wymagania najemców jednak rosną. Spotkałem się na przykład z koniecznością uregulowania w umowie najmu obowiązku wykonania przez wynajmującego specjalnej kantyny dla pracowników najemcy. Prace te wymagały uzyskania stosownych rozstrzygnięć organów administracji publicznej koniecznych do ich wykonania. Kwestia ta miała zasadniczy wpływ na datę rozpoczęcia najmu.

Decydując się zatem na powierzenie wynajmującemu wykonania fit-out’u powinniśmy w umowie najmu przewidzieć kilka ważnych kwestii: przede wszystkim będzie to opis standardu, czas i koszty wykonania przedmiotowych prac. Kluczowym aspektem będzie jednak też prawidłowa regulacja skutków niedochowania terminów wykonania fit-out przez wynajmującego, czy też skutków wadliwego wykonania prac.

Wszystkie koszty najmu

Nie powinniśmy zapominać, iż czynsz najmu i opłaty za media to nie jedyne koszty związane z najmem. Najemca ponosi również tzw. opłaty eksploatacyjne (tzw. service charges) płatne wynajmującemu. Opłaty te pokrywają często koszty: sprzątania, konserwacji, ubezpieczenia budynku, podatków i opłat od nieruchomości czy też inne koszty związane z utrzymaniem całej nieruchomości we właściwym stanie. Powinniśmy zatem zwrócić uwagę na standard budynku, w którym znajduje się wybrany przez nas lokal biurowy. Klasa i stan budynku będą miały bowiem istotny wpływ na ponoszone przez najemcę opłaty eksploatacyjne.

Opłaty eksploatacyjne płatne są zazwyczaj w miesięcznych zaliczkach, a na koniec roku kalendarzowego rozliczane przez wynajmującego. Umowa najmu powinna przewidywać zatem realne uprawnienie najemcy do kontroli prawidłowości wyliczeń wynajmującego.

Warto też wspomnieć o współczynniku udziału danego lokalu w powierzchni wspólnej budynku. Wspomniany udział jest brany pod uwagę w wyliczeniu czynszu najmu. Dlatego najemca powinien zwrócić uwagę na prawidłowość jego wyliczenia.

Zabezpieczenia roszczeń wynajmującego – jaką formę wybrać?

Wynajmujący przeważnie wymagają od najemców zabezpieczenia prawidłowego wykonania zobowiązań najemcy z umowy najmu. Obok również często wymaganego od najemcy ubezpieczenia, wspomniane instrumenty służą zabezpieczeniu roszczeń wynajmującego względem najemcy. Przykładowo są to roszczenia związane z np. brakiem płatności należności wynikających z umowy najmu czy też z pokryciem wyrządzonych przez najemcę szkód majątkowych. Najczęściej zabezpieczenia te mają postać kaucji gwarancyjnej lub gwarancji bankowej.

Kaucja gwarancyjna ma postać wpłaty określonej kwoty pieniężnej na rachunek bankowy wynajmującego. Jest stosunkowo prosta i relatywnie tania w wykonaniu. Jednak jest to forma zamrożenia gotówki na czas trwania umowy najmu. Dodatkowo przy czynszach najmu wyrażonych w Euro najemca musi zwrócić uwagę na różnice kursowe przy ewentualnych wpłatach lub uzupełnieniach kaucji gwarancyjnej. Warto by umowa najmu precyzyjnie regulowała tę kwestię.

Gwarancja bankowa jest dokumentem wystawionym przez bank. Bank zobowiązuje się w niej do nieodwołalnej, bezwarunkowej, i płatnej na pierwsze żądanie zapłaty na rzecz beneficjenta gwarancji bankowej czyli wynajmującego. Płatność jest tutaj automatyczna, wystarczy, że wynajmujący złoży stosowny wniosek o wypłatę a bank wypłaca mu środki. Gwarancja bankowa ma jednak tę zaletę, że nie wiąże się z zablokowaniem środków pieniężnych najemcy. Z drugiej strony wystawienie gwarancji bankowej wiąże się z koniecznością poniesienia przez najemcę stosownych opłat na rzecz banku.

Bez względu na to czy strony najmu zdecydują się na kaucję gwarancyjną czy też gwarancję bankową, umowa najmu powinna precyzyjnie wskazywać terminy dostarczenia (uzupełnienia) wynajmującemu wspomnianych instrumentów. O ile wpłacić kaucję gwarancyjną jest stosunkowo łatwo o tyle czas uzyskania gwarancji bankowej może trwać nawet i kilka tygodni. Z drugiej zaś strony umowa najmu powinna przewidywać precyzyjnie terminy zwrotu instrumentów zabezpieczenia w szczególności kaucji gwarancyjnej.

Jak powyżej widać, kwestie okresu najmu, standardu lokalu, kosztów najmu i zabezpieczeń to istotne punkty, które najemca powinien starannie przemyśleć. Nie są to oczywiście jedyne elementy, które powinny być precyzyjnie uregulowane w dokumencie tego typu. Warto też pamiętać, że najem lokalu już istniejącego będzie miał trochę inną konstrukcję niż umowa najmu lokalu w budynku, który dopiero powstaje (tzw. pre-lease).

 

Michał Żołubak – jest adwokatem założycielem kancelarii MZKA Legal. Wiceprzewodniczący Sekcji Prawa Nieruchomości przy Okręgowej Radzie Adwokackiej. Specjalizuje się w prawie nieruchomości, transakcjach M&A oraz prawie własności intelektualnej. Ukończył Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego posiada też dyplom Centrum Prawa Angielskiego i Europejskiego Uniwersytetu Warszawskiego

 

Kancelaria MZKA | MZKA Law Firm
M: + 48 501 079 911 | T: +48 22 646 38 94
Ul. Willowa 8/10 lok. 25 | 00-790 Warszawa
E: michal.zolubak@mzka.pl | www.mzka.pl

• Tweet
• Pin It