Nie nakazuj tego, czego sam nie możesz wyegzekwować, czyli parę słów o zarządzaniu nieruchomościami wspólnot mieszkaniowych

Jedno z wielu szkoleń biznesowych, a na nim około 50 osób. Mało, kto się zna. Podczas przerwy na kawę tworzą się małe grupki, uczestnicy spotkania zaczynają wymieniać się doświadczeniami. Trwa ożywiona i pełna emocji dyskusja, prowadzone są rozważania nad skutecznymi sposobami rozwoju biznesu oraz jak najlepiej zainwestować zgromadzony kapitał. Nagle pojawia się pomysł: „Załóżmy firmę zarządzania nieruchomościami!”. Ktoś z sali zgłasza wątpliwość: „Przecież na tym trzeba się znać, czy macie jakieś doświadczenie?”. „Żaden przepis tego nie wymaga, wystarczy tylko skromne ubezpieczenie i dobra reklama”– słychać w odpowiedzi. Wspomniany przypadek jest z pozoru tak odległy od rzeczywistości, że wydaje się prawie nie do wiary – prawie.

 

 

Brak świadomości, niska samoocena, zaniechanie…

Nieruchomością wspólnoty mieszkaniowej powinna zarządzać wspólnota, czyli Wy, jako właściciele tworzących ją lokali. Stanowią o tym nie tylko regulacje prawne, ale przemawia za tym także zdrowy rozsądek. Człowiek jest jednak nieco bardziej złożony i prócz pozytywnych możliwości, ma też i tendencje negatywne, a nawet autodestrukcyjne. Prawda jest taka, że nadal zbyt wielu członków wspólnot mieszkaniowych przecenia to, kim nie jest i nie docenia tego, kim jest. Co gorsze, nierzadkie są też przypadki zwykłego braku zaangażowania właścicieli lokali w sprawy wspólnoty, czyli pozostawiania ich zwykłemu przypadkowi. Choć z punktu widzenia racjonalnego gospodarowania nieprzemyślane i często przypadkowe działania związane z zarządzaniem nieruchomością nie powinny mieć miejsca, to nadal konsekwencje ich podejmowania kładą się długim cieniem na funkcjonowaniu wielu wspólnot mieszkaniowych.

Tymczasem nie ma żadnych przeszkód formalnych, aby rzeczywistość wyglądała zgoła odmiennie. Polski ustawodawca nadał właścicielom lokali bardzo szeroki zakres kompetencji w zakresie samodzielnego decydowania o większości spraw mających wpływ nie tylko na powstanie wspólnoty mieszkaniowej, jej rozwój i sposób funkcjonowania w obrocie gospodarczym. Przyznał im także prawo do swobodnego kreowania stosunków między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali w zakresie ograniczonym jedynie ramami obowiązujących ustaw. Mogą oni zatem tworzyć różnego rodzaju regulaminy, postanowienia oraz inne akty prawa wewnętrznego, mając tylko na uwadze, aby dokumenty te nie lokowały po stronie właścicieli lokali obowiązków nie wynikających wprost z aktów prawnych wyższego rzędu. W kategoriach swoistego paradoksu należy zatem rozważać fakt podejmowania przez właścicieli lokali często nieprzemyślanych decyzji zarządczych, który wytłumaczyć można jedynie brakiem zaangażowania i nieodpowiedniego podejścia do kwestii odpowiedzialności, jaka powinna towarzyszyć tak szerokim uprawnieniom.

Dlaczego tak się dzieje? Gdzie i w jakich czynnikach należy szukać przyczyn uchylania się właścicieli lokali od podejmowania odpowiedzialności za zarządzanie nieruchomością wspólną? Wyniki naszych badań przeprowadzonych dla szeregu wspólnot mieszkaniowych są w tym zakresie wyjątkowo zgodne. Nadal zbyt duża liczba właścicieli nieruchomości wspólnot mieszkaniowych nie zna lub nie posiada umiejętności prawidłowej interpretacji:

  • przepisów o współwłasności zawartych w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny oraz ustawie z dnia 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego – znajdujących zastosowanie w przypadku tzw. małych wspólnot mieszkaniowych, tj., w których liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych, należących nadal do dotychczasowego właściciela nie jest większa niż 7;
  • przepisów ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali – stosowanych w przypadku tzw. dużych wspólnot mieszkaniowych, tj. składających się z więcej niż 7 lokali;
  • przepisów ustawy z dnia 13 czerwca 2013r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów, które począwszy od dnia 1 stycznia 2014 r. zniosły całkowicie wymóg posiadania przez zarządcę nieruchomości licencji, kierunkowego wykształcenia wyższego, studiów podyplomowych oraz odbycia sześciomiesięcznych praktyk zawodowych.

Nie powinno być więc zaskoczeniem, że powyższe implikuje pojawianiem się nieprawidłowości również na dalszym tzw. „operacyjnym” etapie procesu zarządzania nieruchomością, tj. w momencie, gdy właściciele lokali stają przed koniecznością podjęcia decyzji. Największym odsetkiem nieprawidłowości obciążone są na ogół decyzje dotyczące:

  • określenia sposobu zarządu nieruchomością wspólną, w tym w szczególności powierzenia zarządu osobie fizycznej lub prawnej na mocy odrębnej umowy;
  • wyboru oraz sposobu kontrolowania prac zarządu, tj. organu, który kieruje sprawami wspólnoty mieszkaniowej i reprezentuje ją na zewnątrz oraz w stosunkach między wspólnotą a poszczególnymi właścicielami lokali;
  • rodzaju oraz zgodności z prawem podejmowanych uchwał w przypadku czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu sprawowanego przez zarząd;
  • sposobu współdziałania każdego właściciela lokalu w zarządzie nieruchomością wspólną;
  • sposobu korzystania z prawa do zwoływania zebrań właścicieli lokali w przypadku zaistnienia przesłanek, o których mowa we wspomnianych powyżej przepisach;
  • ochrony praw oraz egzekwowania obowiązków wszystkich członków wspólnoty mieszkaniowej.

Zbyt dużym uproszczeniem byłoby jednak kładzenie nacisku jedynie na zawinione działania ze strony właścicieli lokali. Choć nie można nie poddać krytyce ich zauważalnej bierności w wielu podstawowych kwestiach, a w kategoriach ekonomicznego szaleństwa należy oceniać powierzanie spraw wspólnoty przypadkowym podmiotom bez jednoczesnego przygotowania merytorycznego do cyklicznego i merytorycznego sprawdzania jakości ich pracy, to jednak pewne okoliczności mogą świadczyć o przynajmniej częściowym rozkładzie tej odpowiedzialności także na inne podmioty. Nie można bowiem nie wskazać:

  • ustawodawcy, który nadał wspomnianym regulacjom bardzo ogólny zakres, kształtowany dopiero w orzecznictwie sądów powszechnych. Nie sposób jest bowiem wymagać od właścicieli lokali znajomości pełnego dorobku doktryny w tym zakresie;
  • administratorów i zarządców, czyli podmiotów zewnętrznych, którym właściciele lokali powierzają administrowanie lub zarządzanie nieruchomością ich wspólnoty. Charakterystyczną cechą rynku usług zarządzania nieruchomościami jest funkcjonowanie dużej liczby podmiotów, która istnieje tylko dlatego, że do tej pory nikt z Was nie sprawdził czy w rzeczywistości są tymi, za których się podają. Profesjonalny administrator lub zarządca jest przede wszystkim nauczycielem, który nie limituje swojej wiedzy w obawie o utratę Waszego kontraktu, lecz dzielenie się nią postrzega w kategoriach możliwości potwierdzenia słuszności Waszego wyboru.

Miało być lepiej, a wyszło jak zwykle…

Uwolnienie zawodu zarządcy nieruchomości, poprzez zniesienie wymogu posiadania licencji zawodowej oraz kierunkowego wykształcenia wyższego, studiów podyplomowych oraz odbycia sześciomiesięcznych praktyk zawodowych, ustawodawca uzasadnił szeregiem negatywnych skutków wywoływanych przez zamykanie grup zawodowych, w tym przede wszystkim spadkiem jakości oferowanych usług, wzrostem kosztów usług czy wzrostem bezrobocia, głównie wśród ludzi młodych.

Patrząc z perspektywy prawie pięciu lat obowiązywania przedmiotowych regulacji można ogłosić połowiczny sukces rządowego pomysłu tylko w jednym aspekcie. Ceny usług zauważalnie spadły, ale myliłby się ten, kto dopatrywałby się tego zjawiska w rynkowym zjawisku walki popytu i podaży, co zapewne chciał osiągnąć ustawodawca wprowadzając przedmiotowe zmiany. Choć liczba podmiotów świadczących usługi zarządzania nieruchomościami zauważalnie się zwiększyła, to efekt spadku cen w głównej mierze należy przypisać zjawisku konsolidacji usług w rękach kliku największych, tzw. „hurtowych zarządców” obsługujących po kilkadziesiąt i więcej wspólnot mieszkaniowych. Jak uczy historia, konsolidacja rynku zawsze prowadzi do ograniczenia konkurencji, co na końcowym etapie oznacza wzrost cen. Musicie być na to gotowi.

Skala oraz rodzaj nieprawidłowości w procesach zarządzania badanych przez nas wspólnot mieszkaniowych uwidaczniają czasową korelację ze „zwolnieniem” zarządców nieruchomości z wymogu udokumentowania przygotowania do wykonywania zawodu. Innymi słowy, wyniki naszych badań częściowo potwierdzają obawy organizacji branżowych, że deregulacja zawodu niesie za sobą znaczne ryzyko dla wspólnot mieszkaniowych korzystających z usług zarządców dopiero rozpoczynających pracę w zawodzie, nieprzygotowanych do wykonywania zawodu i bez odpowiednich kwalifikacji zawodowych. To właśnie takim podmiotom można przypisać najwięcej nieprawidłowości w zakresie:

  • zwoływania zebrań,
  • obsługi rachunkowo-finansowej,
  • wprowadzania do obrotu prawego regulacji wewnętrznych,
  • uchwalania uchwał,
  • ograniczania praw właścicieli lokali oraz paraliżowania funkcjonowania wspólnoty poprzez uleganie nadmiernym i nieznajdującym uzasadnienia postawom roszczeniowym niektórych właścicieli,
  • gospodarki finansowej, w szczególności dopuszczania do przedawnienia roszczeń,
  • polityki remontowej,
  • dostępności i dzielenia się wiedzą z właścicielami lokali.

Powyższe wyraźnie wskazuje, że w większości znanych nam wspólnot mieszkaniowych uwolnienie zawodu zarządcy nieruchomości nie przyczyniło się do poprawy jakości usług, co miało być jednym z koronnych argumentów ustawodawcy przy wprowadzaniu przedmiotowych zmian. Trzeba jednak wskazać, że naszymi badaniami objęto ograniczoną ilość wspólnot mieszkaniowych, a wśród dopuszczających się w/w nieprawidłowości byli także licencjonowani zarządcy. Powyższe powoduje, że przedstawione w niniejszym artykule wnioski nie mogą być reprezentatywne dla całego rynku.

Dane te niosą jednak inne równie ważne przesłanie. Decydując się powierzyć zarządzanie nieruchomością zewnętrznemu podmiotowi, przed dniem 1 stycznia 2014 r. wspólnota mieszkaniowa mogła zweryfikować, czy zgłaszający się ekspert posiada stosowne przygotowanie zawodowe, gdyż zgodnie z regulacjami prawnymi nie mógł on wykonywać zawodu bez państwowej licencji. W wyniku zniesienia tych wymogów, na właścicieli lokali spadł dodatkowy obowiązek, którego rzetelne wykonanie bez stosownego przygotowania merytorycznego graniczy z cudem. Mogą oni, co prawda nadal wybierać licencjonowanych zarządców, nie mniej jednak w obliczu presji na „oszczędności za wszelką cenę” oraz brak pewności w podejmowanych decyzjach ich racjonalizm często przegrywa z rachunkiem kosztów oraz próbami masowej perswazji. Zasłyszane stwierdzenie jednego z właścicieli lokali najlepiej oddaje ten stan: „Zanim pojawiły się reklamy, widziałem prawdziwy świat. Mamy świadomość, że wizja stała się bardziej mętna, po tym jak zjawili się eksperci, aby wszystko nam wyjaśnić.”

Lepiej jest być przygotowanym niż zaskoczonym…

 Racjonalne myślenie wymaga spełnienia co najmniej dwóch warunków:

  1. osoba myśląca ma dostęp do dokładnych, użytecznych informacji,
  2. osoba myśląca ma nieograniczone środki umożliwiające jej przetwarzanie istotnych danych.

W rzeczywistości warunki te rzadko są spełniane w procesie zarządzania nieruchomościami. Nie mamy „boskiego spojrzenia” na świat – perspektywy nacechowanej wszechwiedzą i bezstronnością. Cóż więc robią ludzie? Jak możemy się domyślać, szukamy drogi „na skróty”, gdzie tylko to jest możliwe. Licząc się z tym, że mamy ograniczoną zdolność przetwarzania informacji, staramy się stosować strategie, które upraszczają złożone problemy. Dokonujemy tego, ignorując ważne informacje w celu zredukowania naszego obciążenia poznawczego, albo „nadużywamy” innych informacji, żeby ustrzec się od konieczności szukania większej ich ilości, albo możemy być gotowi zaakceptować niedoskonałe rozwiązanie, ponieważ jest ono niemal wystarczająco dobre.

Niektórzy czytelnicy mogą być więc przygnębieni dowiadując się, że nie są tak racjonalni czy tacy ściśli w swym myśleniu, jak mogliby przypuszczać. Przyjemnie jest wierzyć, że umysł człowieka ma nieograniczone, często ukryte możliwości. Jednakże niebezpiecznie jest nie zdawać sobie sprawy, że nasze „myślenie na skróty” może produkować nastawienia i uprzedzenia, które są dalekie od ideału. Jeśli nie uświadomimy sobie naszych ograniczeń poznawczych, nie możemy nic zrobić dla ich przezwyciężenia. Jeśli nie uświadomimy sobie, że często oceniamy innych na podstawie stereotypów lub, że sposób przedstawiania informacji może zniekształcić naszą ocenę, to nie jesteśmy w stanie przedsięwziąć żadnych kroków dla skorygowania naszych błędów.

W świecie zarządzania nieruchomościami można spotkać wielu ludzi, którzy w ogóle nie mają pojęcia, o czym mówią. Większość z nich, jak pokazuje to przykład firmy ze wstępu, recytuje formułki służące sprzedaży i buduje przekaz marketingowy, co powoduje, że właściciele lokali kupują obraz zarządcy a nie samego zarządcę. Jedynie ukierunkowana edukacja oraz Wasza aktywność w poszukiwaniu tych, którzy zrobili to, co Wy chcecie zrobić uchroni Was oraz Waszą wspólnotę przed popełnianiem wskazanych błędów.

 

Łukasz Stolarski

Dyrektor Zarządzający

Główny księgowy (Certyfikat Ministra Finansów RP nr 51570/2011)

Publicysta Biznesowy, Finansista

Autor książek i poradników biznesowych

http://www.home.waw.pl/

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *