Rachunkowość wspólnot mieszkaniowych – czyli wolność znaczy odpowiedzialność

• Tweet
• Pin It

Człowiek, jako istota rozumna od zawsze upraszcza wszystko, co go otacza. Czyniąc to, kieruje się przeświadczeniem, że takie działanie umożliwi mu szybsze poznanie albo wręcz opanowanie złożoności wszechogarniającej go materii. Nasza biologia kieruje się tu zasadą ekonomiczności i tak skonstruowała nasze procesy poznawcze, żebyśmy mogli podejmować decyzje i wydawać opinie, nie wkładając dużego wysiłku w głębsze poznanie sytuacji, drugiego człowieka, czy analizę danych przed podjęciem decyzji. Jednakże konsekwencje błędów myślowych, jakie popełniają członkowie wspólnot mieszkaniowych w zakresie gospodarki rachunkowo-podatkowej, mogą być dla nich niebezpieczne i nierzadko naprawdę bardzo dotkliwe. Innymi słowy, wszystko należy upraszczać jak tylko można, ale nie bardziej.

 

 

Z artykułu dowiesz się:

1. Czy wspólnoty mieszkaniowe potrzebują księgowych?
2. Dlaczego możliwość wyboru ewidencji księgowej przez wspólnotę dzieli a nie łączy właścicieli lokali?
3. Jak odzyskać kontrolę nad rachunkowością wspólnoty?

 

Księgowy potrzebny od zaraz, czyli mądry właściciel po szkodzie…

Właściciele lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową na ogół nie posiadają odpowiedniej wiedzy, żeby zajmować się prowadzeniem rachunkowości, część z nich świadomie poszukuje więc profesjonalnej pomocy. Rola księgowego jest obecnie znacznie większa niż kiedyś, ponieważ wzrasta zapotrzebowanie ze strony wspólnot mieszkaniowych na usługi oferowane przez księgowych z zakresu podatków i rachunkowości. Zapotrzebowanie na profesjonalne usługi księgowe jest szczególnie widoczne w grupie bardziej doświadczonych właścicieli lokali. Przekonali się oni bowiem, nierzadko niestety boleśnie, że:

• wspólnota mieszkaniowa jak każda organizacja nie działa w próżni. Jej bieżąca działalność generuje i jednocześnie zależy od szeregu stosunków zobowiązaniowych obejmujących większość obszarów jej funkcjonowania;
• nieodłączną częścią funkcjonowania każdej wspólnoty mieszkaniowej, w szczególności zaś dużej, jest rzetelna i profesjonalnie prowadzona rachunkowość;
• rachunkowość dostarcza odpowiednich zbiorów informacji, które są niezbędne w procesie podejmowania decyzji i zarządzania nieruchomością wspólną. Informacje te obrazują sytuację działalności wspólnoty mieszkaniowej, i nie dotyczą tylko kategorii finansów wspólnoty, ale także jej struktury organizacyjnej, prowadzonych przez nią inwestycji, struktury aktywów i pasywów, celów i założeń;
• kontrola rachunkowa wykrywa błędy i przywraca odpowiedni stan. Ponadto, właściwie prowadzona zapewnia jasny, pewny oraz rzetelny obraz danych ewidencji oraz dokumentacji;
• sprawozdawczość finansowa stanowi końcowy produkt procesu przetwarzania materiału informacyjnego i jest wykorzystywana przez organ zarządczy wspólnoty mieszkaniowej oraz podmioty zewnętrzne;
• pozyskane dzięki rachunkowości informacje są przedmiotem szczegółowej interpretacji i stanowią podstawę zarządzania nieruchomością wspólną. Celem przedmiotowej analizy jest podniesienie efektywności działalności wspólnoty mieszkaniowej,
• standardy rachunkowości, nie zapewniają w stu procentach dobrej jakości informacji finansowych, jeżeli osoby odpowiadające za ich sporządzenie nie będą postępowały zgodnie z zasadami rachunkowości i etyką zawodu księgowego.

Skoro przedstawiciele profesji księgowej odgrywają kluczową rolę w działalności każdej organizacji a wielu z nich jest zaangażowanych także w sprawozdawczość wspólnot mieszkaniowych, kwestia „być albo nie być” dla profesjonalnego księgowego w funkcjonowaniu wspólnoty mieszkaniowej nie powinna budzić jakichkolwiek wątpliwości. Tymczasem prawda jest inna. Nadal w większości znanych nam wspólnot mieszkaniowych doświadczenie i racjonalność postępowania reprezentowane przez wskazaną na wstępie mniejszość właścicieli lokali muszą walczyć z błędnym przeświadczeniem pozostałej większości, że powierzenie prowadzenia rachunkowości wspólnoty mieszkaniowej profesjonalnemu księgowemu z licencją to zbędna pozycja w rejestrze kosztów. Walka to ciężka, gdyż mniej doświadczona większość podstawę dla swoich zachowań znajduje w nieprecyzyjnej interpretacji zapisów ustawowych, orzecznictwa sądowego oraz konieczności ograniczania  kosztów usług obcych. To ostatnie należy uznać jednak za przejaw racjonalnego działania, ale w odniesieniu do innych pozycji kosztowych. W zakresie wyboru i organizacji rachunkowości wspólnoty, racje bardziej doświadczonej mniejszości dochodzą najczęściej do głosu dopiero w sytuacji, gdy skutki wcześniejszych decyzji większości właścicieli lokali kumulują się i jest już za późno, aby im przeciwdziałać.

Ważne

Nierzetelna i niewłaściwie prowadzona ewidencja rachunkowa naraża wspólnotę mieszkaniową na straty znacznie przewyższające potencjalne oszczędności wynikające z podjęcia współpracy z tańszym zarządcą nieruchomościami, ale niedysponującym profesjonalną i licencjonowaną kadrą księgową. Najwięcej strat z tego tytułu wspólnoty mieszkaniowe ponoszą w związku z nieprawidłową ewidencją rozliczeń z właścicielami lokali oraz w wyniku błędnej klasyfikacji kosztów postępowań windykacyjnych wobec dłużników, co w znaczny sposób obciąża finanse przede wszystkim dużych wspólnot mieszkaniowych.

Grupowe myślenie – grzech główny…

W normalnych warunkach ludzie, którzy odwracają się plecami do rzeczywistości, szybko zostają przywołani do porządku przez krytykę ze strony otoczenia. Prawda jest taka, że w wielu wspólnotach mieszkaniowych nie ma takich środków korekcyjnych. Przeciwnie, samookłamywanie się właścicieli lokali, że wspólnota mieszkaniowa (zwłaszcza duża) sama jest w stanie prowadzić swoją rachunkowość lub, że może powierzyć jej prowadzenie osobom nie posiadającym  udokumentowanego doświadczenia zawodowego, jest nierzadko zwielokrotniane jak w gabinecie krzywych luster, stając się wielokroć potwierdzonym obrazem fantastycznego świata snów, który stracił jakikolwiek związek z realiami świata zewnętrznego. U podstaw tego zjawiska należy wskazać:

• brak lub słabą orientację w zakresie konieczności oraz sposobu prowadzenia ewidencji rachunkowo-finansowej. Dla większości właścicieli lokali tworzących wspólnoty mieszkaniowe rachunkowość jest prawdopodobnie najbardziej zagmatwaną, najnudniejszą dziedziną na świecie, więc bez chwili refleksji przekazują swoje nieruchomości zgłaszającym się ekspertom, po czym mają nadzieję i modlą się, żeby ci eksperci rzeczywiście byli tacy, za jakich się podają;
• błędną interpretację określenia „ewidencja pozaksięgowa kosztów”, użytego przez ustawodawcę w art. 29.1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. Nadal znaczna część właścicieli lokali, w tym także wchodzących w skład zarządów wspólnot mieszkaniowych, w niewłaściwy sposób rozumie to określenie, jako prawne przyzwolenie do poluzowania reżimu rachunkowego, o którym mowa w prawie bilansowym. Nie można tu jednak mówić o celowości takiego działania. Jest ono raczej wynikową  braku stosownego doświadczenia i znajomości orzecznictwa w tym zakresie. To także efekt braku merytorycznej i rzeczowej informacji zwrotnej od współpracujących ze wspólnotami nierzetelnymi zarządcami nieruchomości;
• możliwość określenia przez wspólnotę mieszkaniową, rodzaju ewidencji pozaksięgowej kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej. Ustawodawca pozostawiając właścicielom lokali możliwości wyboru rodzaju prowadzonej ewidencji rachunkowej oraz używając określenia „ewidencja pozaksięgowa” niewątpliwie zrobił ukłon, w kierunku wspólnot, wyłączając je z kręgu podmiotów zobowiązanych stosować regulacje ustawy o rachunkowości. Nie przewidział jednak sytuacji, w której właściciele lokali będą podejmowali kluczowe dla nich decyzje bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego;
• siłę nawyku. Analiza sytuacji wspólnot mieszkaniowych uwidacznia, że w wielu z nich funkcjonują stare wzorce postępowania. Innymi słowy, gdy rzeczywistość jest niejasna, inni ludzie stają się głównym źródłem informacji, co w obliczu zniesienia obowiązku uzyskiwania licencji na świadczenie usług przez zarządców nieruchomości i księgowych, stwarza realne ryzyko powierzenia nieruchomości wspólnej specjalistom konkurującym przede wszystkim ceną a nie poziomem przygotowania merytorycznego.

Naszej uwadze nie może także umknąć często spotykany we wspólnotach mieszkaniowych sposób myślenia, do którego właściciele lokali uciekają się w tedy, gdy dążenie do jednomyślności staje się tak dominujące, że prowadzi do lekceważenia realistycznej oceny alternatywnych kierunków działania. Co więcej, pod wpływem nacisków nakłaniających do konformizmu dotychczasowi nonkonformiści zaczynają mieć wątpliwości co do słuszności swoich nota bene właściwych zastrzeżeń i powstrzymują się od wypowiadania odmiennych opinii. Wspólnoty mieszkaniowe stosujące tę strategię podejmowania decyzji na ogół uważają się za nienaruszalne – są zaślepione optymizmem. A optymizm ten staje się wieczny, gdy nie dopuszcza się do różnicy zdań.

Zlikwiduj przyczynę a zniknie skutek…

Zgodnie z wolą ustawodawcy:

• to Zarząd wspólnoty lub jej zarządca jest obowiązany prowadzić dla każdej nieruchomości wspólnej, ewidencję pozaksięgową kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz zaliczek uiszczanych na pokrycie tych kosztów, a także rozliczeń z innych tytułów na rzecz nieruchomości wspólnej;
• to wspólnota określa rodzaj oraz zakres wspomnianej ewidencji.

Właściwe przygotowanie Zarządu wspólnoty do wywiązania się z powyższego obowiązku oraz wspólnoty do dokonania właściwego wyboru, zmniejsza ryzyko w zarządzaniu nieruchomością wspólną. Ale minimalizowanie leku przed zarządzaniem nie powinno być utożsamiane z automatycznym  przerzucaniem  tego problemu na doradców. Właściciele lokali, w szczególności zaś członkowie Zarządu wspólnoty najpierw sami powinni dowiedzieć się wystarczająco dużo tak, aby nie byli zdani na ich łaskę w oczekiwaniu na „dobrą radę”.

Największą szkodę wyrządzicie sobie wtedy, gdy będziecie oczekiwać, że to, co robicie, będzie łatwe. Nie liczcie na to, że ktoś inny zapewni bezpieczeństwo finansowe Waszej wspólnocie. W tej kwestii polegajcie tylko na sobie. Bądźcie elastyczni, i nie trzymajcie się jedynie utartych schematów, bowiem w zarządzaniu nieruchomościami wygrywają ci, którzy najbardziej je kochają. Jeśli coś jest dla Was wystarczająco ważne, róbcie to, nawet jeśli wszystko jest przeciw Wam. Lidera od naśladowcy odróżnia bowiem innowacja. Bądźcie szybcy i łamcie nieefektywne konwencje. Współpracujcie z  buntowniczymi liderami tego biznesu, którzy będą dla Was nauczycielami, a nie z konformistami, którym zależy przede wszystkim  na własnej wygodzie.

Łukasz Stolarski

Dyrektor Zarządzający Home Zarządzanie Sp. z o.o., Główny księgowy (Certyfikat Ministra Finansów RP nr 51570/2011), Publicysta Biznesowy, Finansista, Autor książek i poradników biznesowych.

http://www.home.waw.pl/

• Tweet
• Pin It