lederboard

Sposoby na biurowe dokumenty

Porządek w dokumentacji i prawidłowe ich przechowywanie wpływa na jakość bieżącej pracy każdego przedsiębiorstwa. Pozwala na szybkie znalezienie potrzebnych materiałów, a także pomaga utrzymać przestrzeń w należnym porządku. Everspace podpowiada, na co zwracać uwagę planując biuro pod kątem przechowywania i archiwizowania dokumentów.

 

Myśląc o meblach biurowych, skupiamy się na krzesłach i biurkach, które zapewnią wygodę i prawidłową postawę osób przy nich pracujących. Niemniej ważne są jednak systemy przechowywania dokumentów, najróżniejsze regały, szafy i szafki. Pozwolą one utrzymać ład w przestrzeni, ale również skutecznie archiwizować i chronić ważne dokumenty.

Najważniejsze w zasięgu ręki

Mówi się, że niemal wszystko, co związane jest z pracą biurową jest w stanie zmieścić się w komputerze. Czasem potrzebujemy jednak miejsca na podręczne dokumenty, wydruki, wizytówki, specjalistyczną prasę czy literaturę. Ciężko wszystko zmieścić na blacie biurka, a jeszcze trudniej zapanować nad porządkiem na nim, kiedy ważnych pism przybywa. Pomocne są tu odpowiednie segregatory, teczki i pojemniki na wydruki. Warto także pomyśleć o kontenerach z szufladami i półkami, które zmieszczą się pod biurkiem, dzięki czemu nie zmniejszą przestrzeni biurowej. Najlepiej, aby były zamykane na kluczyk, wtedy każdy pracownik będzie miał pewność, że potrzebne mu dokumenty i materiały zawsze będą w miejscu, w którym je położył.

Fot. Everspace_MDD_PRO-14-15

Biurowe archiwa

Pewne ważne dokumenty muszą być przechowywane nawet przez 5 lat, a do tego potrzebna jest odpowiednia przestrzeń.  W małym biurze wystarczy regał lub szafa na segregatory. Duże firmy często przeznaczają na swoje archiwa całe pomieszczenia. Gromadzone umowy, faktury i dokumenty dotyczące pracowników wymagają odpowiedniego zabezpieczenie. Wiele z nich jest tajnych, dlatego nie mogą trafić w niepowołane ręce. Tu z pomocą przychodzą systemy szafek na segregatory i teczki biurowe, które można zawiesić na odpowiednich szynach. Muszą być zabezpieczone zamkami, a nawet szyframi, do których klucze będą miały wyłącznie osoby upoważnione.

Organizacja przechowywania

Z biegiem lat w każdej firmie dokumentów przybywa. Metody ich przechowywania i archiwizowania muszą więc być bardzo przejrzyste i ściśle określone. W tej kwestii sprawdza się opracowanie i spisanie instrukcji, która będzie szczegółowo ustalała, w jaki sposób i w którym miejscu mają być archiwizowane dokumenty. Dzięki temu, pracownicy będą mogli je łatwo odnaleźć nawet po wielu latach.

Fot. Everspace_MDD_OGI_SZAFA-STR-59

Planując organizację biura pod kątem przechowywania dokumentów, zwłaszcza dużego przedsiębiorstwa, warto powierzyć projekt firmie, która ma wieloletnie doświadczenie, a w swoim portfolio realizacje dla międzynarodowych koncernów, na przykład Everspace (www.everspace.pl). Pomoże ona nam nie tylko w jak najlepszej aranżacji przestrzeni, ale też podpowie jak najlepiej – funkcjonalnie i funkcjonalnie i zabezpieczyć ważne firmowe dokumenty.

 

Skomentuj

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *