Właściciele e-sklepów poświęcają średnio ponad pół godziny dziennie na samo koordynowanie pracy między różnymi systemami (przełączanie się, synchronizacja danych), które mogłyby być zautomatyzowane – wynika z najnowszych badań SW Research. Eksperci wskazują, że kluczowym problemem pozostaje integracja rozproszonych procesów i dokumentacji. Jak może wyglądać przyszłość automatyzacji w polskim e-commerce?
Polski rynek e-commerce, który według danych PwC osiągnął w 2024 roku wartość ponad 120 miliardów złotych[1], zmaga się z wyzwaniem fragmentacji narzędzi i procesów. Badania SW Research pokazują, że dla 38% przedsiębiorców przetwarzanie i obsługa dokumentów to najbardziej czasochłonna czynność administracyjna[2], a 78,8% firm korzysta z 1-5 różnych narzędzi w codziennej pracy[3]. Ta fragmentacja prowadzi do nieefektywności i zwiększa ryzyko błędów, które mogą kosztować e-sklepy utratę klientów i zmniejszenie konkurencyjności.
Presja konkurencji wymusza automatyzację
Rosnąca konkurencja w sektorze e-commerce wymusza na sprzedawcach optymalizację procesów, aby mogli skupić się na rozwoju biznesu, marketingu i obsłudze klienta. Według danych Izby Gospodarki Elektronicznej, w ciągu ostatniego roku liczba sklepów internetowych w Polsce wzrosła o 17%, przy jednoczesnym spadku średniej marży o 3,5 punktu procentowego[4]. W takim środowisku ręczne wykonywanie powtarzalnych zadań staje się luksusem, na który firmy po prostu nie mogą sobie pozwolić.
Eksperci branżowi w raporcie „E-commerce na przełomie 2024/2025”[5] podkreślają, że automatyzacja to jedno z najtrudniejszych wyzwań, przed którymi staje e-commerce. Automatyzacja procesów to klucz do efektywności, ale personalizacja to to, co buduje lojalność. Firmy, które w 2025 roku osiągną sukces, znajdą sposób, by połączyć te dwa światy.
– Rynek rozwiązań dla biznesu przez lata rozwijał się w kierunku wąskiej specjalizacji – osobne aplikacje do faktur, płatności czy zarządzania dokumentami. Tymczasem analiza firm korzystających z Mizzox pokazuje, że przedsiębiorcy potrzebują jednego, zintegrowanego środowiska” – mówi Przemysław Kot, CEO Mizzox. „Przeciętny przedsiębiorca traci blisko jeden dzień w tygodniu na operacyjne zadania – szukanie dokumentów, ręczne wykonywanie przelewów, przepisywanie danych do płatności faktur czy dokumentów, monity i manualne zarządzanie zadaniami zespołu.
Właściciele e-sklepów muszą dzisiaj żonglować wieloma zadaniami jednocześnie: od zarządzania asortymentem, przez marketing, obsługę klienta, po logistykę i księgowość. Automatyzacja procesów pozwala im uwolnić się od najbardziej czasochłonnych i powtarzalnych czynności, aby mogli skupić się na strategicznym rozwoju biznesu i budowaniu relacji z klientami, które bezpośrednio przekładają się na wzrost przychodów.
Główne wyzwania operacyjne polskiego e-commerce
Rozdrobnienie kanałów sprzedaży to jedno z największych wyzwań dla polskich e-sklepów. Każdy sklep sprzedaje przez co najmniej 3 różne kanały – własną stronę, marketplace’y i media społecznościowe. Każdy z tych kanałów generuje osobny strumień zamówień, płatności i dokumentów, które trzeba synchronizować. Bez odpowiednich narzędzi automatyzujących, proces ten staje się nie tylko czasochłonny, ale również podatny na błędy.
Ręczne dopasowywanie płatności do zamówień z różnych platform to kolejny problem trapiący właścicieli e-sklepów. Często muszą oni spędzać godziny na parowanie transakcji bankowych z zamówieniami, szczególnie gdy klient nie podał numeru zamówienia w tytule przelewu. Jest to zadanie żmudne i nieefektywne, które doskonale nadaje się do automatyzacji.
Obsługa zwrotów stanowi ogromne wyzwanie, zwłaszcza w branży modowej, gdzie wskaźnik zwrotów może sięgać nawet 50%[6]. Każdy zwrot wiąże się z koniecznością wystawienia faktury korygującej, aktualizacji stanu magazynowego i często również kontaktu z klientem. Automatyzacja tego procesu może znacząco zmniejszyć obciążenie pracowników i przyspieszyć obsługę klienta.
Jak zauważa Urszula Rąbkowska z firmy logistycznej XBS Group: – Informacje z zamówień od razu mogą trafiać do magazynów, na generowane automatycznie faktury oraz na etykiety kurierskie. Jeśli jakiś towar jest na wyczerpaniu, informacja o niskim stanie magazynowym może automatycznie uruchamiać zamówienie kolejnej partii produktów„[7].
Brak automatyzacji komunikacji między systemami fakturowania, magazynem i księgowością prowadzi do duplikacji pracy i zwiększa ryzyko błędów. Pracownicy często muszą wielokrotnie wprowadzać te same dane do różnych systemów, co nie tylko marnuje ich czas, ale również zwiększa prawdopodobieństwo pomyłek.
Gdzie automatyzacja przynosi największe korzyści?
Zarządzanie dokumentacją to obszar, w którym automatyzacja może przynieść największe oszczędności czasu. Automatyczne generowanie faktur na podstawie zamówień, parowanie ich z płatnościami i kategoryzowanie pod kątem księgowym może zaoszczędzić nawet 7 godzin tygodniowo w średniej wielkości e-sklepie[8]. Systemy OCR (Optical Character Recognition) w połączeniu z algorytmami uczenia maszynowego umożliwiają automatyczne przetwarzanie faktur, listów przewozowych i innych dokumentów bez konieczności ręcznego wprowadzania danych.
Obsługa zwrotów to kolejny obszar, który warto zautomatyzować. Automatyczne generowanie faktur korygujących, aktualizacja stanu magazynowego i komunikacja z klientem mogą znacząco przyspieszyć ten proces i zredukować liczbę błędów. Według niektórych badań, automatyzacja obsługi zwrotów może skrócić czas ich przetwarzania z 12 do zaledwie 2 minut[9].
Automatyczne raportowanie i analiza sprzedaży w różnych kanałach umożliwiają szybsze podejmowanie decyzji biznesowych i optymalizację oferty. Dzięki narzędziom analitycznym, właściciele e-sklepów mogą błyskawicznie identyfikować najlepiej sprzedające się produkty, śledzić trendy sprzedażowe i podejmować decyzje oparte na konkretnych danych, a nie na przeczuciach.
Wykorzystanie sztucznej inteligencji do personalizacji ofert i automatyzacji procesów staje się standardem. Firmy inwestują w dedykowane aplikacje mobilne, które oferują lepsze doświadczenia użytkowników oraz umożliwiają pełniejsze śledzenie zachowań konsumentów[10].
Komunikacja z księgowością to obszar, który można łatwo zautomatyzować m.in. w Mizzox, eliminując konieczność ręcznego kompletowania dokumentów na koniec miesiąca. Automatyczne przesyłanie faktur, raportów sprzedażowych i innych dokumentów księgowych może znacząco przyspieszyć proces rozliczania i zmniejszyć ryzyko błędów.
Monitorowanie płatności i automatyczne wysyłanie przypomnień o zaległościach może poprawić przepływy finansowe i zmniejszyć liczbę niezapłaconych faktur. System może automatycznie wykrywać opóźnienia w płatnościach i wysyłać przypomnienia do klientów, co oszczędza czas przedsiębiorców i poprawia ich płynność finansową.
Trendy technologiczne w automatyzacji e-commerce
Sztuczna inteligencja w analizie dokumentów rewolucjonizuje sposób, w jaki e-sklepy zarządzają swoją dokumentacją. Zaawansowane algorytmy AI potrafią nie tylko rozpoznawać tekst na dokumentach, ale również klasyfikować je według typu, wyciągać kluczowe informacje i automatycznie wprowadzać je do odpowiednich systemów. Eliminuje to konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów i znacznie przyspiesza przepływ informacji w firmie.
Integracja płatności i dokumentacji to kolejny ważny trend. Nowoczesne systemy automatycznie parują transakcje bankowe z zamówieniami, nawet jeśli klient nie podał numeru zamówienia w tytule przelewu. Wykorzystują do tego zaawansowane algorytmy dopasowujące, które analizują takie parametry jak kwota, data transakcji czy dane nadawcy. Dzięki temu właściciele e-sklepów nie muszą już spędzać godzin na ręcznym parowaniu płatności.
Systemy all-in-one, które łączą zarządzanie dokumentami, płatnościami i analityką w jednej platformie, zyskują na popularności. Takie rozwiązania eliminują problem integracji różnych systemów i zapewniają spójny przepływ danych w całej firmie.
Przejawami tych działań są inwestycje w usprawnienie lub uproszczenie procesów – automatyzacja w zakresie platformy e-Commerce czy rozbudowa infrastruktury magazynowej do obsługi zamówień[11].
– Przedsiębiorcy e-commerce są znużeni koniecznością utrzymywania i obsługi wielu różnych systemów. Mizzox łączy funkcje programu do fakturowania, systemu zarządzania dokumentami, narzędzia do śledzenia płatności i modułu analitycznego w jednym miejscu, za cenę niższą niż pojedynczy system alternatywny,” wyjaśnia Przemysław Kot, CEO Mizzox. „Identyfikacja i dopasowanie transakcji do konkretnych zamówień z wielu platform to duże wyzwanie dla e-commerce. Nasz system analizuje wpłaty bankowe i automatycznie łączy je z odpowiednimi zamówieniami, eliminując czasochłonne, ręczne dopasowywanie.
Automatyzacja obsługi klienta, od automatycznych potwierdzeń zamówień po inteligentne systemy przewidujące zapytania klientów, pozwala na szybszą i bardziej spersonalizowaną komunikację. Chatboty zasilane sztuczną inteligencją potrafią odpowiadać na najczęściej zadawane pytania, a systemy rekomendacyjne sugerują klientom produkty, które mogą ich zainteresować, zwiększając tym samym wartość koszyka zakupowego.
Bariera cenowa i technologiczna
Mimo ewidentnych korzyści, wiele małych i średnich e-sklepów wciąż nie korzysta z zaawansowanych narzędzi automatyzujących. Największą barierą są oczywiście koszty – średni budżet na automatyzację w polskim e-commerce wynosi około 4200 zł rocznie, co dla wielu mniejszych podmiotów stanowi znaczące obciążenie. Dodatkowo, wdrożenie zaawansowanych narzędzi automatyzacyjnych często wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej, której brakuje wielu małym przedsiębiorcom.
Polski rynek e-commerce jest rozdrobniony – 76% to mikroprzedsiębiorstwa zatrudniające do 9 osób[12]. Dla nich kluczowe są rozwiązania dostępne cenowo, które nie wymagają zaawansowanej wiedzy technicznej ani długich wdrożeń.
Na rynku pojawiają się jednak coraz bardziej przystępne cenowo rozwiązania, które odpowiadają na potrzeby małych i średnich e-sklepów. Przykładem może być platforma Mizzox, która oferuje automatyzację procesów już od 29 zł miesięcznie, co czyni ją dostępną nawet dla najmniejszych podmiotów. Takie narzędzia nie wymagają od użytkownika specjalistycznej wiedzy technicznej i można je wdrożyć w bardzo krótkim czasie, co jest kluczowe dla małych firm, które nie mogą sobie pozwolić na długotrwałe i skomplikowane procesy implementacyjne.
Kolejnym wyzwaniem jest obawa przed zmianą. Wielu przedsiębiorców przyzwyczajonych do tradycyjnych metod pracy obawia się, że wdrożenie nowych technologii będzie wiązało się z długim okresem adaptacji i tymczasowym obniżeniem efektywności. Jest to jednak mit, który powoli zaczyna być obalany – nowoczesne narzędzia automatyzacyjne są projektowane z myślą o prostocie użytkowania i często pozwalają na osiągnięcie wymiernych korzyści już w pierwszych dniach po wdrożeniu.
Perspektywy na przyszłość
Eksperci prognozują, że do 2027 roku ponad 80% polskich e-sklepów wdroży przynajmniej podstawowe rozwiązania automatyzujące[13]. Jest to związane zarówno ze spadkiem cen technologii automatyzacyjnych, jak i z rosnącą konkurencją na rynku, która wymusza optymalizację kosztów operacyjnych. Również rozwój łatwych w implementacji rozwiązań chmurowych sprawia, że automatyzacja staje się dostępna nawet dla najmniejszych podmiotów.
Upowszechnienie sztucznej inteligencji w narzędziach dla biznesu będzie kolejnym czynnikiem napędzającym automatyzację w e-commerce. Algorytmy AI stają się coraz bardziej zaawansowane i jednocześnie coraz tańsze, co umożliwia ich zastosowanie w codziennych operacjach e-sklepów, nawet tych najmniejszych.
Głównymi technologiami i rozwiązaniami odgrywającymi coraz większą rolę stają się automatyzacja procesów logistycznych, zagęszczenie sieci automatów paczkowych, BNPL – krótkoterminowe finansowanie zakupów, czy rosnąca potrzeba wśród klientów realizacji błyskawicznych dostaw opisuje Strategy& Poland w raporcie o perspektywach rozwoju rynku e-commerce[14].
Personalizacja doświadczeń zakupowych, oparta na analizie danych, będzie kolejnym ważnym trendem. E-sklepy będą wykorzystywać dane o zachowaniach klientów do tworzenia spersonalizowanych ofert i rekomendacji, co zwiększy konwersję i lojalność klientów. Automatyzacja tego procesu pozwoli na skalowanie personalizacji nawet przy bardzo dużej liczbie klientów.
– Polski e-commerce jest na etapie przechodzenia od ręcznego zarządzania do zautomatyzowanych procesów. To naturalna ewolucja sektora, który musi zwiększać efektywność w obliczu rosnącej konkurencji i malejących marż – podsumowuje Przemysław Kot.
Według prognoz, do 2027 roku automatyzacja procesów administracyjnych w polskim e-commerce pozwoli zaoszczędzić łącznie ponad 12 milionów roboczogodzin rocznie, co przekłada się na blisko 500 milionów złotych oszczędności dla całego sektora. To pokazuje, jak ogromny potencjał drzemie w optymalizacji procesów back-office[15].
Warto również zauważyć, że automatyzacja nie oznacza całkowitego zastąpienia człowieka przez maszyny. Wręcz przeciwnie – jej celem jest uwolnienie ludzi od monotonnych, powtarzalnych zadań, aby mogli skupić się na tym, co robią najlepiej: kreatywnym myśleniu, budowaniu relacji z klientami i strategicznym rozwijaniu biznesu. W tym sensie, automatyzacja nie jest zagrożeniem dla miejsc pracy, ale szansą na ich transformację w kierunku bardziej satysfakcjonujących i wartościowych dla organizacji zadań.
[1] PwC „Perspektywy rozwoju rynku e-commerce w Polsce” 2024.
[2] Badanie „Sztuczna inteligencja w małych i średnich przedsiębiorstwach”, SW Research, styczeń 2025, s. 19
[3] Badanie „Sztuczna inteligencja w małych i średnich przedsiębiorstwach”, SW Research, styczeń 2025, s. 10
[4] Raport Izby Gospodarki Elektronicznej „E-commerce w Polsce 2024”
[5] E-commerce na przełomie 2024/2025″, NowyMarketing, styczeń 2025
[6] Gola, K. (2023, 14 czerwca). Zwroty z e-sklepów sięgają 50%. MamStartup https://mamstartup.pl/kasia-gola-wearfits-zwroty-z-e-sklepow-siegaja-50-mamy-rozwiazanie-ktore-wyeliminuje-ten-problem/
[7] [analiza] 6 głównych trendów w e-commerce na 2025 rok”, RetailNet, grudzień 2024
[8] Raport Trade.gov.pl (2024). Polski rynek e-commerce w latach 2024–2028. Opublikowany przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii na portalu Trade.gov.pl, wrzesień 2024.
[9] NowyMarketing. (2025). E-commerce na przełomie 2024/2025. Raport branżowy, styczeń 2025.
[10] Polski rynek e-commerce w latach 2024-2028″, Trade.gov.pl, wrzesień 2024
[11] E-commerce w Polsce”, Strategy& Polska, 2024
[12] „E-commerce w Polsce”, Strategy& Polska, 2024
[13] „Przyszłość automatyzacji w polskim e-commerce”, Digital Poland 2024
[14] Perspektywy rozwoju rynku e-commerce w Polsce 2018-2027″, Strategy& Poland.
[15] Digital Poland (2024). Przyszłość automatyzacji w polskim e-commerce. Raport stworzony przez fundację Digital Poland, opublikowany w 2024 roku.