Przedsiębiorcy potrafią bardzo dokładnie sprawdzić umowę najmu lokalu, leasing samochodu czy warunki kredytu. Tymczasem jeden z ważniejszych zasobów firmy – strona internetowa – często powstaje bez ustalenia, kto jest właścicielem domeny, gdzie znajduje się serwer i komu przysługują prawa do projektu. Problem pojawia się zazwyczaj dopiero wtedy, gdy trzeba zmienić wykonawcę, odzyskać dostęp albo szybko uruchomić stronę po awarii.
Przez lata pracy przy tworzeniu stron internetowych zauważyłam pewną powtarzającą się sytuację: przedsiębiorca zleca wykonanie strony, opłaca fakturę, otrzymuje adres internetowy i zaczyna korzystać z gotowej witryny. Wszystko działa, więc nikt nie zastanawia się nad tym, na kogo została zarejestrowana domena, kto opłaca hosting, gdzie znajdują się kopie zapasowe ani co dokładnie zapisano w umowie dotyczącej praw autorskich.
Do czasu.
Po kilku latach firma chce zmienić wykonawcę, odświeżyć stronę albo przenieść ją na inny serwer. Dopiero wtedy okazuje się, że domena została zarejestrowana na poprzednią agencję, dostęp do hostingu ma wyłącznie informatyk, a klient nie posiada kopii strony ani danych logowania do najważniejszych usług.
Czasami wykonawca przestał już istnieć. Czasami nie odpowiada. Czasami współpraca zakończyła się w konflikcie. Firma ma stronę, ale nie ma nad nią realnej kontroli.
Zapłacona faktura nie odpowiada na wszystkie pytania
Wielu przedsiębiorców zakłada, że skoro zapłacili za wykonanie strony, automatycznie stali się właścicielami wszystkiego, co zostało w ramach projektu przygotowane. W praktyce strona internetowa składa się z kilku różnych elementów, które mogą podlegać odrębnym zasadom. Są to między innymi:
domena, serwer, projekt graficzny, treści, zdjęcia, kod, baza danych, konta analityczne, skrzynki pocztowe, płatne licencje, wtyczki, system do wysyłania newslettera oraz integracje z innymi narzędziami.
Każdy z tych elementów może być zarejestrowany, wykupiony albo założony przez inną osobę. Samo przekazanie gotowej strony lub możliwości korzystania z niej nie oznacza jeszcze automatycznego przeniesienia autorskich praw majątkowych. Ustawa o prawie autorskim wskazuje, że przeniesienie własności egzemplarza utworu nie powoduje przejścia praw autorskich, a umowa o ich przeniesienie wymaga formy pisemnej. Powinna również wskazywać pola eksploatacji, których dotyczy.
Nie chodzi o to, aby każdy przedsiębiorca został prawnikiem, programistą i administratorem serwera. Chodzi o świadomość, co właściwie firma otrzymuje po zakończeniu projektu i z czego będzie mogła samodzielnie korzystać w przyszłości.
Zacznijmy od domeny
Domena jest adresem firmy w internecie. Może być drukowana na wizytówkach, materiałach reklamowych, opakowaniach, samochodach czy dokumentach. Z czasem staje się częścią rozpoznawalności marki i zdobywa widoczność w wyszukiwarce.
Jej utrata może oznaczać znacznie więcej niż chwilowy brak strony.
W przypadku domeny „.pl” ważne jest ustalenie, kto widnieje jako jej abonent. Regulamin NASK określa abonenta jako podmiot będący stroną umowy dotyczącej utrzymywania domeny. To abonent może decydować między innymi o zmianie delegacji, aktualizacji danych, zmianie rejestratora czy transferze obsługi domeny.
Mówiąc najprościej: dane firmy albo przedsiębiorcy powinny zostać wpisane jako dane abonenta domeny. Agencja może pomagać w jej zakupie, konfiguracji i odnawianiu, ale nie powinna rejestrować kluczowego adresu marki na siebie bez jasnego uzgodnienia z klientem.
Warto również sprawdzić:
kto ma dostęp do konta u rejestratora, na jaki adres e-mail przychodzą informacje o odnowieniu domeny i czy dane kontaktowe są aktualne.
Domena wykupiona przez wykonawcę na własne dane może działać przez wiele lat bez żadnych problemów. Ryzyko ujawnia się w chwili, gdy kończy się współpraca albo potrzebna jest szybka zmiana.
Hosting, czyli miejsce, w którym działa firma
Kolejnym elementem jest hosting, a więc usługa serwerowa, na której znajdują się pliki strony, baza danych, a często również firmowa poczta.
Hosting może być opłacany i technicznie obsługiwany przez agencję. Nie ma w tym niczego niewłaściwego, o ile przedsiębiorca wie:
- gdzie znajduje się jego strona,
- kto jest właścicielem konta,
- kto otrzymuje faktury i powiadomienia,
- w jaki sposób można uzyskać dostęp,
- co wydarzy się po zakończeniu współpracy.
Nie każda firma chce samodzielnie zajmować się administracją serwera. Większość klientów oczekuje, że ktoś będzie czuwał nad techniczną stroną działania witryny – i jest to rozsądne rozwiązanie. Powierzenie komuś obsługi nie powinno jednak oznaczać całkowitego uzależnienia firmy od jednej osoby.
Klient powinien mieć możliwość przeniesienia strony, wykonania kopii oraz przekazania obsługi innemu specjaliście. Nawet wtedy, gdy nigdy z tych możliwości nie skorzysta.
Dostęp do WordPressa nie daje pełnej kontroli
Często słyszę: „Mam przecież login do swojej strony”.
Po sprawdzeniu okazuje się, że jest to wyłącznie dostęp do panelu WordPressa. Pozwala zmienić tekst, dodać zdjęcie albo opublikować wpis, ale nie daje dostępu do serwera, domeny, bazy danych, kopii zapasowych czy skrzynek pocztowych.
To trochę tak, jakby posiadać klucz do jednego pomieszczenia, ale nie wiedzieć, kto jest właścicielem całego budynku.
Pełna kontrola nad cyfrowymi zasobami firmy wymaga uporządkowania kilku poziomów dostępu:
- konta abonenta domeny,
- panelu serwera lub hostingu,
- panelu administracyjnego strony,
- kont pocztowych,
- Google Analytics i Google Search Console,
- profilu firmy w Google,
- systemu newsletterowego,
- kont reklamowych,
- narzędzi służących do płatności, rezerwacji albo sprzedaży.
Najważniejsze konta powinny być zakładane na adres e-mail należący do firmy, a nie na prywatny adres pracownika, freelancera czy agencji. Wykonawcom można nadawać odpowiednie uprawnienia. Właścicielem głównego konta nadal pozostaje jednak przedsiębiorca.
Strona może zawierać elementy, których firma nie będzie mogła dowolnie wykorzystać
Projektując stronę, korzysta się nie tylko z indywidualnie przygotowanych elementów. Pojawiają się również zdjęcia stockowe, fonty, motywy, biblioteki, wtyczki oraz płatne systemy zewnętrzne.
Nie wszystkie licencje można przenieść na klienta. Nie każda licencja pozwala również na wykorzystanie materiału w dowolnym miejscu i czasie. Dlatego umowa oraz dokumentacja powykonawcza powinny jasno pokazywać, które elementy powstały indywidualnie dla firmy, do których materiałów przenoszone są prawa, z jakich zasobów licencjonowanych skorzystano, kto opłaca późniejsze odnowienia, które narzędzia przestaną działać po wygaśnięciu licencji.
Szczególnie ważne jest to przy rozbudowanych sklepach, systemach rezerwacji, platformach szkoleniowych i stronach korzystających z wielu płatnych integracji.
Niska cena początkowa może wyglądać atrakcyjnie, ale po roku firma dowiaduje się, że musi ponownie wykupić kilka licencji albo nie może aktualizować kluczowych elementów strony.
Nie zawsze jest to błąd wykonawcy. Czasami wynika z warunków konkretnego narzędzia. Problemem pozostaje brak informacji, który nie pozwala przedsiębiorcy świadomie ocenić przyszłych kosztów.
Kopia zapasowa jest potrzebna przed awarią, nie po niej
Strona może przestać działać z wielu powodów. Awaria serwera, nieudana aktualizacja, błąd użytkownika, infekcja złośliwym oprogramowaniem czy atak mogą doprowadzić do utraty plików albo dostępu do bazy danych.
Dlatego kopia zapasowa nie powinna być dodatkiem uruchamianym okazjonalnie.
Urząd Ochrony Danych Osobowych zaleca regularne tworzenie kopii dokumentów, baz danych i plików, przechowywanie ich poza urządzeniem roboczym oraz ochronę dostępu do backupów. UODO zwraca również uwagę na szyfrowanie kopii zawierających dane osobowe i wykonywanie backupu przed większymi aktualizacjami.
Warto ustalić z wykonawcą, jak często powstaje kopia, ile wersji jest przechowywanych, gdzie się znajdują i kto potrafi je przywrócić.
Samo zapewnienie, że „hosting robi kopie”, nie zawsze wystarczy. Kopia przechowywana wyłącznie na tym samym serwerze może nie pomóc podczas poważnej awarii albo utraty całego konta. Dobrą praktyką jest posiadanie przynajmniej jednej niezależnej kopii najważniejszych danych.
Największe problemy pojawiają się podczas zmiany
Dopóki firma współpracuje z tym samym wykonawcą i wszystko działa, temat własności cyfrowej wydaje się mało pilny. Prawdziwy test przychodzi podczas zmiany. Może to być zakończenie współpracy z agencją, odejście pracownika, spór ze wspólnikiem, sprzedaż firmy, rebranding, zmiana nazwy albo potrzeba szybkiej rozbudowy systemu.
W dobrze uporządkowanym biznesie taka zmiana oznacza przekazanie dostępów, dokumentacji i kopii. W firmie, która nie zadbała o swoje cyfrowe zasoby, rozpoczyna się poszukiwanie haseł, faktur, dawnych wiadomości i osób, które być może pamiętają, gdzie została wykupiona domena.
Zdarza się, że odzyskanie kontroli trwa dłużej niż wykonanie nowej strony.
Tyle że nowa strona nie zawsze rozwiązuje problem. Stara domena może posiadać historię, pozycję w Google, prowadzące do niej linki, skrzynki pocztowe i rozpoznawalność zbudowaną przez lata.
Cyfrowy audyt firmy można wykonać w jeden dzień
Nie trzeba czekać na kryzys. W pierwszej kolejności warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań.
Na kogo zarejestrowana jest domena? Dane abonenta powinny wskazywać firmę lub przedsiębiorcę, który korzysta z adresu.
Kto ma dostęp do konta domeny i hostingu? Firma powinna posiadać własny dostęp albo mieć jasno opisaną procedurę jego otrzymania.
Na jaki adres przychodzą powiadomienia? Najlepiej, aby był to aktywny adres firmowy, niezależny od konkretnego pracownika lub wykonawcy.
Czy istnieje podpisana umowa? Powinna określać zakres prac, odpowiedzialność, zasady zakończenia współpracy oraz kwestie praw autorskich.
Czy wiadomo, które licencje wymagają odnowienia? Lista płatnych narzędzi pozwala zaplanować koszty i zapobiega nagłemu wyłączeniu funkcji strony.
Czy firma ma kopię strony? Kopia powinna obejmować zarówno pliki, jak i bazę danych.
Kto jest właścicielem najważniejszych kont? Dotyczy to między innymi Google Analytics, Google Search Console, kont reklamowych, systemów płatności i bazy newsletterowej.
Czy dostępy zostały bezpiecznie zapisane? Hasła nie powinny znajdować się wyłącznie w skrzynce odbiorczej jednej osoby. Warto korzystać z menedżera haseł i uwierzytelniania wieloskładnikowego.
Już samo zebranie tych informacji pozwala zobaczyć, które obszary wymagają uporządkowania.
Własność nie oznacza, że wszystkim trzeba zajmować się samodzielnie
Przedsiębiorca nie musi aktualizować strony, pilnować serwera, odnawiać certyfikatu czy wykonywać kopii zapasowych osobiście. Od tego są specjaliści.
Bezpieczny model współpracy zakłada jednak, że wykonawca administruje zasobami należącymi do klienta albo jasno informuje, na jakich zasadach udostępnia własną infrastrukturę i licencje. Klient może zlecić całą obsługę jednej osobie i przez wiele lat nie logować się do panelu hostingu. Nadal powinien wiedzieć, że w razie potrzeby może odzyskać dostęp, pobrać kopię oraz przekazać stronę kolejnemu wykonawcy.
Dobra współpraca nie jest budowana przez zatrzymywanie klienta hasłami, brakiem dokumentacji czy techniczną zależnością. Buduje ją zaufanie, jakość obsługi i przekonanie, że warto zostać.
Strona internetowa jest częścią majątku firmy
Przez lata strony internetowe traktowano głównie jako materiały promocyjne. Dzisiaj często obsługują sprzedaż, płatności, zapisy, rezerwacje, komunikację, pozyskiwanie klientów i dostęp do usług. Ich znaczenie wzrosło, ale świadomość dotycząca własności nadal nie zawsze za tym nadąża.
Firma może posiadać profesjonalną witrynę, inwestować w reklamę i regularnie publikować treści, a mimo to nie mieć kontroli nad domeną, danymi i kontami, na których zbudowała swoją widoczność. Dlatego pytanie o własność strony warto zadać przed rozpoczęciem projektu, a nie dopiero w chwili konfliktu.
Kto będzie abonentem domeny? Gdzie znajdzie się strona? Jak zostaną przekazane prawa? Kto otrzyma dostępy? Co wydarzy się po zakończeniu współpracy?
Odpowiedzi powinny być proste i zapisane w umowie. Dojrzałość cyfrową firmy widać po tym, czy przedsiębiorca potrafi wskazać, gdzie znajdują się jego najważniejsze zasoby i czy w każdej chwili może odzyskać nad nimi kontrolę.
Bezpieczna marka zaczyna się znacznie wcześniej niż w momencie wyboru kolorów, zdjęć i układu strony.
Karolina Studzienna – projektantka stron internetowych i identyfikacji wizualnych, właścicielka marki Wizualnie Inaczej. Od 2009 roku pomaga firmom budować profesjonalny, spójny i bezpieczny wizerunek. Specjalizuje się w indywidualnych stronach internetowych, które wspierają sprzedaż, budują zaufanie i pozostają realnym zasobem przedsiębiorcy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.