Nienadążanie za przepisami, brak pełnej wiedzy na temat danego problemu, pośpiech , niedostarczenie dokumentów przez klienta – to najczęstsze przyczyny wystąpienia pomyłek w księgowości przedsiębiorstw. Jak im zapobiegać i jak je korygować podpowiada Danuta Grabińska-Chłopaś, właścicielka renomowanego Biura Rachunkowego DGC.
Istnieje wiele czynników umożliwiających przedsiębiorcy osiągnięcie sukcesu. Jednym z nich jest wsparcie ze strony niezawodnego księgowego. Czasami jednak okazuje się, że usługa, którą zleciliśmy fachowcowi, była prowadzona wadliwie. Co wtedy?
– Jak w każdej dziedzinie, również w branży księgowo- rachunkowej mogą pojawić się pomyłki. Ich skorygowanie to nieraz długotrwały, żmudny proces. Najlepszym tego przykładem jest historia pani, która jakiś czas temu zasiliła szeregi klientów Biura Rachunkowego DGC – mówi Danuta Grabińska-Chłopaś, założycielka marki. – Przez wiele lat korzystała z pomocy księgowego, który w końcu postanowił przejść na emeryturę. Gdy przyjrzeliśmy się księgom rachunkowym, odkryliśmy, że klientka miała nieprawidłowo rozliczane koszty sprzedaży; nigdy nie prowadziła magazynu, choć powinna to robić. Naprawienie tego błędu oznaczało mnóstwo pracy dla całego naszego zespołu.
Skorygowanie wszystkich PIT-ów od 2018 roku dla tej jednoosobowej działalności na księgach handlowych było sporym zaskoczeniem dla poprzedniego księgowego, który, co warto podkreślić, był głęboko przejęty całą sytuacją, partycypował nawet w kosztach tego przedsięwzięcia.
– Myślę, że w tym przypadku był to niezamierzony błąd, zawiniło przeświadczenie, że skoro ktoś pracuje w tej branży wiele lat, nie musi już sprawdzać przepisów. W Biurze Rachunkowym DGC staramy się zapobiegać takim sytuacjom dzięki dwuetapowej kontroli. Ponadto dbam o to, by co jakiś czas zmieniać osobę prowadzącą księgowość danej firmy – mówi Danuta Grabińska-Chłopaś.
– Brak dedykowanej księgowej przeciwdziała rutynie, gdyż druga osoba może świeżym okiem spojrzeć na dokumentację i wychwycić ewentualne błędy. Takie rozplanowanie pracy pozwala też zastąpić nieobecnego pracownika, dzięki czemu urlop czy zwolnienie lekarskie nie stanowią większego problemu. Oczywiście, największą siłą pozwalającą zapobiegać popełnieniu błędów jest zespół – grono osób, które się wspierają i doradzają sobie.
Jak, z punktu widzenia przedsiębiorcy, zminimalizować ryzyko powstawania błędów? Warto przyjrzeć się sposobowi, w jaki funkcjonuje biuro; czy to jednoosobowa działalność, czy może zespół fachowców, który ma wypracowany system kontroli. Zwróćmy też uwagę na to, czy biuro jest ubezpieczone w szerszym zakresie, niż podstawowy oraz czy ma ugruntowaną pozycję na rynku i rozpoznawalność, z którą wiąże się renoma.
– Pamiętajmy, że nie ma ludzi nieomylnych. Ważne jest wychwycenie i skorygowanie pomyłki. Należy podkreślić, że nie zawsze błędy leżą po stronie osób prowadzących księgowość firmy. Bardzo często zdarza się, że klienci nie dostarczają wymaganych dokumentów, nie chcą współpracować. Dlatego warto stworzyć przestrzeń do rozmowy, do budowania zaufania, zgodnie z mottem mojej firmy, które brzmi: „Jakość gwarancją marki” – podkreśla Danuta Grabińska-Chłopaś.
Joanna Bielas