This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Dzięki automatyzacji rośnie efektywność zarządzania czasem pracy
Coraz więcej firm poszukuje skutecznego systemu rozliczania czasu pracy. Niewiele z nich wie, że w tym procesie może pomóc automatyczne narzędzie zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym. Wśród wielu korzyści płynących z takiego sposobu zarządzania dominują: oszczędność czasu o nawet 70%, duża precyzja oraz optymalizacja kosztów.
Pracodawcy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Wykonują to zwykle kierownicy którzy, pełną bezpośredni nadzór nad pracownikami. Dzięki cyfrowej transformacji mają możliwość korzystania z elektronicznych systemów do planowania i rejestracji czasu pracy. Takie systemy są o wiele wydajniejsze i szybsze niż używanie arkuszy kalkulacyjnych, list obecności lub innych analogowych narzędzi. – Dla wielu pracodawców rejestracja czasu pracy wciąż stanowi trudność, ponieważ wymaga dużych nakładów pracy i posiadania wiedzy z zakresu przepisów prawa. Z pomocą przychodzą im łatwe w obsłudze zaawansowane rozwiązania technologiczne, które są kluczowym elementem rozwoju biznesu, także w obszarze kadrowo-płacowym – zauważa Katarzyna Adamczyk, dyrektor CUP procesów kadrowo-płacowych klienta zewnętrznego w Impel Business Solutions.
Precyzja automatu
Największą zaletą systemów elektronicznych jest to, że umożliwiają one dokładne zaplanowanie, precyzyjne rozliczenie czasu pracy oraz bezbłędne naliczenie wynagrodzenia z uwzględnieniem wszystkich zmiennych, takich jak urlopy, nadgodziny, praca w godzinach nocnych itp. – Niezwykle istotne jest to, że dane są zaciągane do systemu z rejestratorów czasu pracy automatycznie. Przy czym rodzaj rejestratora nie ma znaczenia, może być to punkt odbicia karty, może być to bramka. Człowiek praktycznie niewiele musi w tym zakresie robić – podkreśla Katarzyna Adamczyk. Dużą zaletą jest także możliwość dostosowania narzędzia do potrzeb danej firmy. – Każdy pracodawca ma bowiem różne systemy, okresy rozliczenia, zasady wewnętrzne. Narzędzie musi być elastyczne, bo często trzeba je modyfikować – zaznacza ekspert. – Automatyczne narzędzia do rejestracji i rozliczania czasu pracy sprawdzają się we wszystkich firmach, ale zwykle najlepszy efekt uzyskuje się w firmach produkcyjnych oraz wszędzie tam, gdzie pracownicy zatrudnieni są w różnych systemach czasu pracy – dodaje.
Narzędzie ma kilka bardzo przydatnych funkcjonalności. Najważniejsze z nich, w zakresie planowania czasu pracy, to opcja rozpisania godzin indywidualnie dla każdego pracownika oraz możliwość zastosowania algorytmów, które automatycznie przypisują grafik do całej grupy osób. W zakresie rozliczania najważniejsze funkcje to wykrywanie w planie błędów i zdarzeń niepożądanych, takich jak spóźnienia i nieobecności, a także automatyczne generowanie raportów. – Dzięki temu czas pracy można zweryfikować w czasie rzeczywistym każdego dnia. Nie ma konieczności szukania informacji w stosach dokumentów papierowych – dodaje Katarzyna Adamczyk.
Oszczędność czasu
Eliminacja papieru to kolejna duża korzyść wynikająca z używania systemów elektronicznych. Jeszcze większą jest oszczędność czasu. – Dzięki zastosowaniu narzędzia proces planowania, rozliczania czasu oraz naliczania wynagrodzeń skraca się nawet o 70 procent – podaje Katarzyna Adamczyk. Oprócz tego firmy także doceniają możliwość znacznego ograniczenia ryzyka błędów ludzkich oraz oszczędność. Ekspertka wskazuje jeszcze jedną bardzo ważną korzyść – menadżerowie mogą skoncentrować się na kluczowych procesach biznesowych zamiast na administracyjnych.
Obecnie duże znaczenie ma możliwość zastosowania takich narzędzi w warunkach pracy zdalnej. Rejestracja czasu pracy odbywa się online np. poprzez zalogowanie do komputera z domu. Dane są automatycznie zaciągane do systemu kadrowo-płacowego, którego częścią jest narzędzie do planowania i rozliczania czasu pracy oraz naliczania wynagrodzeń stosowane przez Impel Business Solutions. – Dzięki takim rozwiązaniom firmy mają dużo większą możliwość adaptacji do nowych realiów zwłaszcza pracy zdalnej realizowanej z domu – zauważa Katarzyna Adamczyk.
Na rynku takie narzędzia mogą być dostarczone jako odrębne narzędzie lub w pakiecie z systemem kadrowo-płacowym. Równie dobrze mogą być zintegrowane z systemem kadrowo-płacowym, którym posługuje się dana firma. Katarzyna Adamczyk podkreśla, że wspierająca człowieka w pracy automatyzacja i robotyzacja będzie się bardzo szybko rozwijać. Rozwiązania cyfrowe dają dostęp do zasobów informacji z niemalże dowolnego miejsca i o każdej porze. Dzięki temu planowanie i rozliczanie czasu pracy jest w istotny sposób ułatwione.