Rok 2025 nie przyniósł księgowym i przedsiębiorcom spektakularnych rewolucji w przepisach, ale był czasem narastającej presji, niepewności i intensywnych przygotowań do największej fali zmian w historii branży. Od tego, jak firmy i biura rachunkowe wykorzystały mijające miesiące zależeć będzie, czy sprawnie odnajdą się w 2026 roku. Jak wskazuje ekspertka SaldeoSMART, nowy rok przyniesie bowiem wiele wyzwań: obligatoryjny KSeF, lawinę nowych obowiązków raportowych, dalszą cyfryzację polskiego systemu podatkowego oraz istotne zmiany w obszarze kadr i prawa pracy.
W 2025 roku uwaga firm i biur rachunkowych była skupiona na jednym temacie: Krajowym Systemie e-Faktur. Po półroczu niepewności, czy KSeF wejdzie w życie w ustalonym terminie, w drugiej połowie roku przygotowania do nowych obowiązków wyraźnie przyspieszyły.
2026: KSeF w praktyce, tsunami raportowania i zmiany w kadrach
W 2026 roku Krajowy System e-Faktur stanie się elementem codziennej pracy firm i biur rachunkowych. KSeF wymusi zmianę sposobu obiegu dokumentów, odejście od pracy na plikach PDF i papierze oraz wprowadzenie nowych zasad współpracy między przedsiębiorcami a ich doradcami księgowymi. W praktyce oznacza to także większą odpowiedzialność po stronie firm, które będą musiały aktywnie uczestniczyć w procesie weryfikacji i zatwierdzania dokumentów w centralnym systemie.
Równolegle z operacyjnym wdrożeniem KSeF firmy i biura rachunkowe zmierzą się z bezprecedensowym wzrostem obowiązków sprawozdawczych. Rok 2026 przyniesie „tsunami raportowania” w postaci nowych struktur JPK, takich jak JPK_CIT, a także początek obowiązywania struktur JPK_PKPiR, JPK_EWP i JPK_ST dla podatników PIT, którzy już dziś składają JPK_V7 (czyli ewidencję VAT). Fiskus uzyska dostęp do znacznie bardziej szczegółowych danych niż dotychczas, co wymusi porządkowanie ewidencji, planów kont oraz polityk rachunkowości. Po stronie biur rachunkowych przełoży się to na wzrost odpowiedzialności za jakość i spójność przekazywanych informacji.
– To, co wydarzy się w 2026 roku, jest naturalnym efektem postępującej cyfryzacji systemu podatkowego w Polsce. W pierwszym etapie takie zmiany zawsze oznaczają więcej pracy, większą liczbę obowiązków i konieczność uporządkowania danych. Nowe regulacje bardzo szybko zweryfikują, które firmy i biura rachunkowe mają ułożone procesy i potrafią pracować na danych w sposób systemowy, a które będą musiały nadrabiać te zaległości w trakcie roku – komentuje Kamila Cieszkowska, ekspertka SaldeoSMART, właścicielka biura rachunkowego.
Zmiany w 2026 roku nie ograniczą się jednak wyłącznie do obszaru księgowości i podatków. Istotne modyfikacje obejmą również kadry i HR, w tym nowe zasady liczenia stażu pracy, obowiązki związane z jawnością wynagrodzeń i zakazem dyskryminacji w ogłoszeniach o pracę oraz konieczność aktualizacji regulaminów i dokumentacji pracowniczej. Dla wielu firm oznacza to kumulację zmian w kilku obszarach jednocześnie i potrzebę skoordynowania działań finansowych, kadrowych i organizacyjnych. W tym sensie 2026 rok będzie dla przedsiębiorców i biur rachunkowych sprawdzianem nie tylko gotowości technologicznej, ale także zdolności do zarządzania zmianą w skali całej firmy.
2025: KSeF, estoński CIT i mniej widoczne zmiany w tle
Na odpowiedź, jak firmy poradzą sobie z tym sprawdzianem, duży wpływ miał przebieg 2025 roku. Wraz z oddawaniem przez Ministerstwo Finansów kolejnych elementów infrastruktury Krajowego Systemu e-Faktur – aplikacji, modułów czy podręczników dla użytkowników – dla wielu firm i biur rachunkowych system ten przestał być odległym projektem, a zaczął nabierać bardzo realnych kształtów. Szybko okazało się, że wdrożenie KSeF ma wymiar nie tylko technologiczny, lecz wymaga głębokich przemian organizacyjnych i biznesowych.
– Na początku wiele firm postrzegało KSeF wyłącznie jako kolejne narzędzie informatyczne. Dopiero z czasem dotarło do nich, że to zmiana, która dotyka całej organizacji: od księgowości, przez administrację, po zarządzanie – tłumaczy ekspertka SaldeoSMART. – Problem w tym, że część przedsiębiorców zaczęła się nad tym zastanawiać bardzo późno. Dziś wciąż są podmioty, które na miesiąc przed wejściem KSeF w życie dopiero analizują kolejne kroki wdrażania systemu. Dla tych firm zderzenie z nowym rokiem może okazać się bolesne.
Choć KSeF dominował w branżowych dyskusjach, jednym z najbardziej dotkliwych doświadczeń 2025 roku okazała się zmiana interpretacji przepisów dotyczących formalnych warunków wejścia w model estońskiego CIT. Uruchomiła ona falę kontroli i wezwań kierowanych do przedsiębiorców. Problem dotyczył m.in. sprawozdań finansowych sporządzanych na potrzeby wejścia w estoński CIT, które w praktyce traktowano jako dokumenty wewnętrzne i nie zawsze były podpisywane przez upoważnione osoby. Po zmianie interpretacji fiskus zakwestionował brak podpisu, co dla wielu firm oznaczało konieczność uregulowania wysokich kwot, liczonych niekiedy w milionach złotych. Sytuacja ta stała się symbolem niestabilności systemu i jedną z głównych przyczyn napięcia w branży księgowej w mijającym roku. W odpowiedzi na te problemy pojawił się nawet projekt przepisów abolicyjnych, jednak wciąż nie ma pewności, czy zostanie on przyjęty i w jakim ostatecznie kształcie.
W cieniu największych wyzwań pojawiły się również zmiany oceniane przez przedsiębiorców pozytywnie, choć nie wszystkie spełniły pokładane w nich oczekiwania. Podniesienie limitu przychodów zobowiązujących do prowadzenia ksiąg rachunkowych do 2,5 mln euro pozwoliło części firm uniknąć kosztownej zmiany formy ewidencji. Z kolei kasowy PIT, promowany jako rozwiązanie poprawiające płynność finansową biznesu, miał dobre założenia, jednak w praktyce znalazł zastosowanie dla wąskiej grupy podatników ze względu na ograniczony katalog uprawnionych.
Zestawiając doświadczenia 2025 roku z zakresem zmian zaplanowanych na 2026, widać wyraźnie, że branża księgowa w Polsce wchodzi w etap, w którym kluczowe stają się nie pojedyncze regulacje, lecz zdolność do zarządzania cyfrową zmianą jako procesem. To ona zdecyduje o tym, kto odnajdzie się w nowej rzeczywistości, a kto będzie musiał dopiero budować niezbędne kompetencje.