Czym jest system KSeF?
System KSeF, to po rozwinięciu skrótu Krajowy System e-Faktur, czyli platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. System sam w sobie nie jest czymś nowym, bo został wprowadzony do obiegu już 1 stycznia 2022 roku. Do tej pory jednak korzystanie z niego nie było obowiązkowe. Od 1 lipca 2024 roku przepisy uległy jednak zmianie i każdy czynny podatnik VAT będzie zobligowany do korzystania z ustrukturyzowanych faktur. Obligatoryjny system oznacza, że każdy przedsiębiorca będzie musiał stosować faktury w formie elektronicznej. Tradycyjne faktury podpisywane ręcznie będą więc stopniowo odchodzić do lamusa.
Czy KSeF zastąpi JPK?
Czy korzystając z KSeF podatnik będzie zwolniony z wysyłania JPK? Niestety nie. Poszczególne dokumenty odpowiadają za inne rzeczy. KSeF to system faktur wystawionych i otrzymanych, natomiast JPK to deklaracja i ewidencja podatnika. Oba systemy będą się jednak uzupełniać. W plikach widniejących w JPK trzeba będzie podać numer konkretnej faktury wystawionej w KSEF. Oznacza to niestety więcej pracy pod kątem księgowości, jednak powiązanie obu systemów, ma jeszcze dokładniej uszczelnić system VAT i pomóc w identyfikacji ewentualnych niejasności w zakresie rozliczeń podatku VAT.
Kto będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?
Od 1 lipca 2024 roku obowiązkowo faktury w KSeF będą musieli wystawiać czynni płatnicy podatku VAT. Małe i średnie przedsiębiorstwa, które są zwolnione z podatku VAT, będą musiały korzystać z systemu od 1 stycznia 2025 roku. W KSeF oczywiście jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot, który będzie rozliczał faktury w jego imieniu np. biuro rachunkowe Warszawa Mokotów https://anowak.com.pl/biuro-ksiegowe-mokotow/, poprzez osoby fizyczne, czyli pracowników tego biura.
Przygotowanie firmy na KSeF w 3 krokach
Aby wprowadzić w swojej firmie KSeF warto prowadzić działania według 3 kroków.
Uwierzytelnianie dla KSeF– proces potwierdzenia tożsamości użytkownika, systemu lub aplikacji
Aby móc korzystać z systemu KSeF niezbędne jest potwierdzenie swojej tożsamości jako podatnika. Bez tego nie będzie możliwości zalogowania się na stronie https://www.podatki.gov.pl/ksef/. Istnieją zasadniczo trzy sposoby (dwa z nich dotyczą podmiotów prawnych) na szybkie potwierdzenie swojej tożsamości:
- Potrzebny będzie NIP lub PESEL podatnika i możliwość złożenia podpisu kwalifikowanego/zaufanego do potwierdzenia. Po weryfikacji otrzymuje się od razu pełne prawa administratora, w tym nadawanie uprawnień innym podmiotom jak biura rachunkowe.
- W przypadku podmiotów prawnych dostępne jest wykorzystanie pieczęci kwalifikowanej z firmowym NIP-em lub jeśli nie mamy takiej pieczęci, to możliwe jest wypełnienie zawiadomienia ZAW-FA i dostarczenie go do swojego Urzędu Skarbowego w celu weryfikacji. W ZAW-FA należy wskazać administratora KSeF, który w systemie będzie mógł nadać uprawnienia pozostałym osobom.
Warto pamiętać, że Urząd Skarbowy ma 14 dni na uwierzytelnienie użytkownika portalu i przystąpić do procedur zanim jeszcze KSeF zacznie obowiązywać dany podmiot.
Dostosowanie wewnętrznych procesów organizacji do wymogów KSeF
Kolejnym krokiem jest dostosowanie procedur firmowych do standardów KSeF. Określa się, że w dużych firmach, o złożonej strukturze, proces wdrażania KSeF może potrwać nawet 12 tygodni. Warto zastanowić się, czy klienci będą w stanie zaakceptować faktury w formie elektronicznej, zrewidować w jaki sposób faktury są obecnie dostarczane do klientów, czy często występuje konieczność korekty faktur, czy faktury mają dodatkowe oznaczenia i symbole jak np. numery zamówień? Inne kwestie to takie jak: Kto powinien mieć dostęp do skrzynki KSeF? Jak zautomatyzować proces wystawiania faktur w KSeF? Czy faktury KSeF wymagają w danej instytucji dodatkowego uwierzytelnienia?
Testy i szkolenia
Jeśli firma zamierza wewnętrznie wdrożyć KSeF niezbędnie jest zaplanowanie dodatkowego czasu na wdrożenie się pracowników, a także przetestowanie systemu na potrzeby konkretnej instytucji. W przypadku outsourcingu usług księgowych np. na rzecz profesjonalnego biura rachunkowego cały proces można pominąć i skupić się na funkcjonowaniu i wprowadzeniu kolejnych innowacji w firmie, zamiast przyswajania księgowych zawiłości.
