Jak w sprawny i nowoczesny sposób zarządzać firmową dokumentacją?

Dokumenty pełnią niezwykle istotną rolę w funkcjonowaniu każdej organizacji. Zarządzanie nimi przysparzać może jednak licznych problemów, na które są w szczególności narażone podmioty pracujące w oparciu o dokumentację papierową. Rozwiązaniem, które znacząco usprawnia pracę z dokumentami oraz podnosi jej ogólną efektywność jest elektroniczny obieg dokumentów wraz z dedykowanym systemem zarządzania dokumentami (DMS), których wdrożenie gwarantuje wymierne korzyści w codziennej pracy z dokumentacją biznesową.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Zarządzanie dokumentacją papierową jest nieopłacalne i mało efektywne z wielu powodów. Po pierwsze, papierowe dokumenty tworzą zbędny chaos i bałagan, a samo korzystanie z nich wiąże się z dużym ryzykiem błędów i pomyłek, zgubienia, przeoczenia lub przypadkowego zniszczenia pism, a nawet uzyskania do nich dostępu przez niepowołane osoby. Wszystko to może narazić firmę nie tylko na utratę cennego czasu, ale także na dotkliwe straty finansowe i wizerunkowe. Praca z dokumentacją papierową jest ponadto czasochłonna oraz pochłania mnóstwo energii, którą pracownicy mogliby spożytkować na inne, cenniejsze z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa cele.

Zdecydowaną większość tych problemów można rozwiązać w bardzo prosty sposób poprzez zastąpienie tradycyjnego obiegu dokumentów ich elektronicznym odpowiednikiem. Elektroniczny obieg dokumentów zakłada digitalizację większości firmowych zasobów dokumentacji oraz jej przechowywanie w cyfrowym archiwum dostępnym z poziomu dedykowanego systemu DMS. Pozwala to zaprowadzić lepszy porządek, uzyskać szybki dostęp do potrzebnych w danej chwili pism oraz w najlepszy możliwy sposób chronić poufne dane przed dostępem osób postronnych. Wyeliminowanie papierowych dokumentów to także oszczędność pieniędzy, gdyż zwalnia firmę z konieczności organizowania fizycznego archiwum oraz ponoszenia wydatków związanych z jego utrzymaniem.

Innowacyjny system obiegu dokumentów – jakie rozwiązanie wybrać?

Elektroniczny obieg dokumentów pozostawałby jedynie koncepcją, gdyby nie nowoczesne technologie informatyczne, które pozwoliły na stworzenie dedykowanego jego obsłudze oprogramowania informatycznego. System obiegu dokumentów, inaczej nazywany także systemem zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System) to innowacyjne rozwiązanie informatyczne, które pozwala na wygodną, szybką, efektywną i w pełni zgodną z najnowszymi standardami pracę ze zdigitalizowaną firmową dokumentacją, automatyzowanie związanych z nią procesów oraz zarządzanie workflow, czyli obiegiem dokumentów.

Ogromna popularność elektronicznego obiegu dokumentów oraz stale rosnąca liczba firm, które zdecydowały się na jego wdrożenie sprawiła, że na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępnych jest wiele rozwiązań klasy DMS. Jedno z nich jest szczególnie warte zainteresowania – jest to innowacyjna platforma low-code, która oferuje wszystkie kluczowe funkcje systemu DMS niezbędne w nowoczesnej firmie, pozwala na kompleksową digitalizację i automatyzację procesów biznesowym oraz tworzenie idealnie skrojonych na miarę każdego przedsiębiorstwa aplikacji biznesowych obsługujących dowolny scenariusz biznesowy – wszystko to szybko, ekonomicznie i co więcej, bez kodowania.