Mimo powszechnej cyfryzacji, w wielu firmach chaos dokumentowy wciąż pozostaje jednym z największych hamulców sprawnego działania. Pliki krążą w mailach, na dyskach, w chmurach i komunikatorach, wersje się dublują, a odpowiedzialność za zmiany rozmywa. Problem szczególnie narasta w organizacjach, które szybko się rozwijają i muszą jednocześnie spełniać coraz więcej wymogów formalnych i regulacyjnych.
– Liczba dokumentów ciągle rośnie. Mamy coraz więcej treści, łatwość ich tworzenia
i przesyłania, a do tego dochodzą jeszcze regulacje prawne. Dokumenty powstają w bardzo różnych miejscach i często nie wiadomo, gdzie jest ich ostatnia wersja, skąd się wzięła, kto ją zmieniał i kiedy. Im większa firma i im szybciej się rozwija, tym większy robi się bałagan – podkreśla dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.
Gdy pliki zaczynają żyć własnym życiem
Przez lata firmy próbowały radzić sobie z dokumentami za pomocą maili, folderów sieciowych czy narzędzi do współdzielenia plików. Do pewnego momentu to działa, ale wraz ze wzrostem skali organizacji komunikacja rozprasza się między różnymi kanałami, a dokumenty zaczynają funkcjonować w wielu wersjach jednocześnie. W praktyce obieg informacji często polega na przesyłaniu sobie załączników, poprawianiu ich lokalnie i odsyłaniu dalej, co bardzo szybko prowadzi do utraty kontroli.
– Mail świetnie nadaje się do komunikacji, ale nie do zarządzania dokumentami. Jeśli nie mamy systemu wyspecjalizowanego w pilnowaniu dokumentów i ich obiegu, to chaos prędzej czy później się pojawi – podkreśla dr Przemysław Sołdacki. Właśnie z tej potrzeby powstały systemy klasy DMS, które nie tylko przechowują pliki, ale zarządzają całym ich cyklem życia, wersjami, dostępami i historią zmian.
Dlaczego kontrola nad wersjami to dziś kwestia bezpieczeństwa?
Dziś porządek w dokumentach nie jest już tylko kwestią organizacyjną, ale realnym zabezpieczeniem interesów firmy. W wielu obszarach użycie niewłaściwej wersji dokumentu może mieć bardzo poważne konsekwencje, zwłaszcza w przypadku umów, dokumentów finansowych czy ofert handlowych.
– Jeśli mamy umowę, która była konsultowana przez tygodnie, to kluczowe jest, czy podpiszemy dokładnie tę wersję, która została uzgodniona, a nie jakąś wcześniejszą. Podobnie w ofertach czy finansach. Pomyłka w wersji może kosztować bardzo dużo – zwraca uwagę ekspert. Szczególnej ochrony wymagają też dane kadrowe i osobowe, czyli informacje wrażliwe, które muszą być objęte ścisłą kontrolą dostępu, możliwością audytu oraz historią zmian. Brak takich mechanizmów oznacza nie tylko ryzyko organizacyjne, ale też prawne, związane z kontrolami, karami czy potencjalnymi wyciekami danych.
– Jeśli nie mamy historii zdarzeń, nie wiemy nawet, jak zdiagnozować problem. Dobrze poukładany system nie gwarantuje, że nic się nie stanie, ale pozwala dokładnie prześledzić,
co się wydarzyło i kto miał do czego dostęp – podkreśla dr Przemysław Sołdacki.
Od porządku w dokumentach do sterowalnej organizacji
Uporządkowanie dokumentów bardzo często staje się pierwszym krokiem do szerszej automatyzacji procesów biznesowych. Gdy dokumenty i procesy funkcjonują w jednym środowisku, organizacja zyskuje jedno, spójne źródło wiedzy o tym, co naprawdę dzieje się w firmie. To szczególnie ważne w większych organizacjach, gdzie bez systemowego wsparcia zarządzanie zaczyna opierać się bardziej na deklaracjach niż na twardych danych.
Sygnały ostrzegawcze są zwykle bardzo konkretne: nie wiadomo, gdzie jest dokument, w jakiej jest wersji, kto go zmienił albo procesy istnieją tylko w mailach i w głowach ludzi.
– Jeśli zarząd musi opierać się na deklaracjach zamiast na danych z systemu, to jest bardzo silny sygnał ostrzegawczy. Przy większej skali bez takich narzędzi bardziej zgadujemy, gdzie jesteśmy, niż jesteśmy w stanie to sprawdzić – dodaje dr Przemysław Sołdacki, CEO AMODIT, ekspert w dziedzinie digitalizacji i automatyzacji procesów biznesowych.