Monika Jadwiga Maria Gaj: Daję moim klientom dwie wartości – bezpieczeństwo i spokój

– Odwaga niezmiennie nobilituje do pod­jęcia codziennych małych wyzwań, pro­wadzi do wybranych celów, pozwala je realizować. Pokora z kolei trzyma nas w ryzach, pozwala wyważyć sytuacje i zachowania, daje możliwość zdystan­sowania się i spojrzenia z innej perspek­tywy. Życzliwość zaś ma siłę sprawczą, łączy, otwiera drzwi, daje szanse, stwa­rza możliwości. Chciałabym żyć w świe­cie, w którym te trzy wartości wiele zna­czą dla wszystkich bez wyjątku. W rozmowie z Law Business Quality Monika Jadwiga Maria Gaj opowiada o swojej wielo­wątkowej działalności, „gaszeniu pożarów” na prośbę klientów, wyzwa­niach, jakie stawia współczesność usługom księgowym, a także o potrze­bie life-work balance. 

Co było dla Pani impulsem do założe­nia „Manufaktura.Konin” – Twoja Księ­gowość? Skąd wzięła się Pani pasja do księgowości i finansów?

Na zawodowych drogach naszego życia czasami pojawiają się ludzie, którzy przewartościowują naszą dotychczaso­wą rzeczywistość. Pojawiają się w od­powiednim czasie i w przełomowym momencie naszego życia i stanowią inspirację, dysponują potężną dawką doświadczenia, którym z chęcią się dzielą z innymi i zarażają pasją do swojego zawodu. Tak też było w moim przypadku. Pewien splot pozytyw­nych wydarzeń sprawił, że trafiłam właśnie tu, do zawodu księgowego. Ten logiczny, poukładany, oparty na liczbach świat dzień po dniu wciągał mnie coraz bardziej. Poznawałam jego reguły, zasady, odkrywałam jego ta­jemnice, współzależności, precyzję i dokładność. To właściwie wówczas przekonałam się, że w księgowości nic nie jest kwestią przypadku, że nic nie bierze się znikąd, a każda akcja wy­wołuje reakcję. Była w tym wszystkim jakaś harmonia i spokój, który mnie pochłonął, absolutnie zafascynował. Ta fascynacja natomiast doprowadziła mnie z czasem do podjęcia ważnej życiowej decyzji, założenia własnego biura księgowego. Podjęcie się tego bardzo trudnego wyzwania oraz całej masy przedsięwzięć, których księgo­wość była albo podstawą, albo inspi­racją, z perspektywy czasu oceniam pozytywnie. Dziś, po niemalże 30 la­tach pracy w tym zawodzie, z pełną odpowiedzialnością mogę powiedzieć, że nie żałuję podjętych wówczas decy­zji, uwielbiam mój zawód.

Jakie konkretne korzyści mogą odnieść klienci, wybierając Waszą firmę? Czym „Manufaktura.Konin” wyróżnia się na tle konkurencji?

Naszym klientom gwarantujemy szeroki wachlarz kompleksowych usług z za­kresu księgowości, kadr i płac, BHP/p. poż., rozliczeń PIT krajowych i zagra­nicznych, zwrotów VAT z zagranicy, do­tacji, leasingów, doradztwa podatko­wego i usług prawnych. Naszą ofertę kierujemy do osób prywatnych, które marzą o swoim biznesie i założeniu firmy, ale również do przedsiębiorców. Zapewniamy najwyższą jakość usług, skuteczność i terminowość, rzetelność i transparentność, atrakcyjne ceny, dostępność i komunikację. Dajemy wsparcie, doświadczenie i kompeten­cje, wprowadzamy innowacje i techno­logię, budujemy zaufanie i partnerstwo. Co nas wyróżnia? Jesteśmy pierwszym biurem rachunkowym w Polsce, które do swoich standardów biznesowych wprowadziło obsługę klientów w języ­ku migowym (PJM). Działamy na rynku nieprzerwanie od 2014 roku, dbając o rzetelne rozrachunki naszych klien­tów. Wspólnie z zespołem tworzymy unikalne miejsce, w którym stawiamy na dobre relacje biznesowe. Posiadamy wysoko wykwalifikowany zespół specja­listów, który perfekcyjnie wspiera na­szych klientów każdego dnia. Pracujemy wspólnie na sukces, zapewniając pełne wsparcie merytoryczne, rozrachunkowe, kadrowe i doradcze, a o jakości naszych usług najlepiej świadczą uzyskane refe­rencje. Dajemy naszym klientom dwie wartości – bezpieczeństwo i spokój.

Praca w księgowości to nie tylko licz­by, ale również odpowiedzialność i wy­zwania. Jakie aspekty prowadzenia biz­nesu są dla Pani najtrudniejsze, a które przynoszą Pani najwięcej satysfakcji?

Do największych wyzwań, z jakimi mierzę się każdego dnia, z pewnością należy brak stabilności prawa. To jest największą bolączką naszego zawodu. Wszystko jest procedowane w szaleń­czym tempie i nie służy nikomu ani niczemu dobremu, niestety. Kolejnym wyzwaniem jest mała świadomość społeczna w zakresie obowiązujących przepisów podatkowych i wynikających z tego praw i obowiązków oraz zbyt duża zawiłość i częste zmiany prawa podatkowego. Klienci nie nadążają z aktualizacją swojej wiedzy a biura rachunkowe są nadmiernie obciążo­ne ilością dodatkowych obowiązków. To wszystko razem wprowadza chaos i niezrozumienie tematu w społeczeń­stwie, bezpośrednio przekłada się na brak zainteresowania klientów spra­wami podatkowymi, skutecznie znie­chęca, a wręcz działa destrukcyjnie. To natomiast generuje problemy na różnych płaszczyznach, we współpracy z biurem rachunkowym również. Mam jednak w swoim zawodowym życiu mo­menty pozytywne. I jest ich naprawdę sporo. Największą satysfakcję odczu­wam w momencie sprawnie i dobrze wykonanej pracy, kiedy klient wyrazi swoje zadowolenie i uznanie, kiedy do­mykam lub rozwiązuję sprawy na pozór trudne, nierozwiązywalne czy z założe­nia przegrane. Są to bardzo ważne, bu­dujące i mocno inspirujące momenty, w których wiem, że poradziłam sobie z wyzwaniem, wykonałam prace rze­telnie i profesjonalnie, a efekty mojej pracy przyniosły korzyści moim klien­tom. Momenty, które dodają skrzydeł.

Jakie pytania lub problemy najczęściej pojawiają się wśród klientów? Jak sta­racie się wspierać ich w zrozumieniu skomplikowanych kwestii księgowych i podatkowych?

Najczęstszy zestaw zdań, jakie słyszę od swoich klientów, to: „Pani Moniko, ratuj!” lub „Co mam z tym zrobić?” bądź „Znowu to zrobiłem i co teraz?”. No cóż, takie sytuacje zdarzają się często i nie są niczym nadzwyczajnym, na­tomiast moją rolą jest odpowiednie zareagowanie na nie. Za każdym ra­zem, bez wyjątku, udzielam realnego wsparcia w formie szkolenia. W bardzo przystępny sposób tłumaczę klientowi przyczyny i skutki zaistniałej sytuacji, a później szukam najbardziej odpo­wiedniego rozwiązania. Edukacja, uświadamianie zawodowe to podsta­wa moich działań. Klienci z reguły nie poruszają się biegle w kanonie prze­pisów podatkowych. To powoduje re­alne kłopoty z działaniami, jakie sami podejmują w swoich biznesach i w ży­ciu prywatnym. Te działania natomiast zazwyczaj nie są konsultowane z księ­gowymi, co finalnie powoduje realne spiętrzenie problemów. Klient prosi o pomoc nasze biuro dopiero w sytu­acji podbramkowej. Wówczas pojawia się szereg pytań, które potrafią być prawdziwym festiwalem kreatywności. A ja „gaszę te pożary”, odpowiadając na nie wszystkie i jednocześnie po­dejmując próby rozwiązania problemu. Korzystając tutaj z okazji i z mojego wieloletniego doświadczenia, chcia­łabym gorąco wszystkich zachęcić do odbywania takich konsultacji, jednak­że przed, a nie po zaistniałym fakcie. To dużo uprości sprawy i zaoszczędzi wszystkim niepotrzebnych nerwów.

W opisie firmy podkreślacie wartości takie, jak efektywność, dystans i we­wnętrzny balans, a także kodeks etyki zawodowej. Jak przekładają się te war­tości na codzienną pracę z klientami i zarządzanie zespołem?

W mojej firmie usprawniam każdy proces i zadanie, bowiem hołduję za­sadzie „im prościej, tym lepiej”. Dbam o swoich klientów, dlatego też wdra­żam w naszych kontaktach różne no­winki technologiczne, aby usprawnić procesy współpracy między nami. Jako biuro wysoko zawieszamy poprzeczkę na każdej płaszczyźnie współpracy z klientem. Jak osiągamy nasze cele? Chociażby poprzez podnoszenie kwa­lifikacji zawodowych swoich i zespołu, nawiązywanie współpracy z godnymi zaufania partnerami biznesowymi, a także poprzez obsługę klientów w pełnej dyskrecji, przy zachowaniu work-life balance. Szanujemy siebie nawzajem, wiemy, że czas to pieniądz, dlatego mocno skupiamy swoją uwagę na profesjonalnej i rzetelnej współ­pracy. Na co dzień pomaga nam w tym również kodeks etyki zawodowej. Jest on dla nas bardzo istotnym wyznacz­nikiem zasad, które bezsprzecznie uła­twiają nam codzienną pracę. Dzięki temu wzajemnie obdarzamy się peł­nym zaufaniem, a to przekłada się na jakość naszych relacji i pozwala osią­gnąć lepsze wyniki – nie tylko w mojej firmie, ale przede wszystkim w firmach moich klientów.

Jest Pani zaangażowana w kampanię „Nie hejtuję – motywuję”. Co skłoniło Panią do wsparcia tej inicjatywy i jakie wartości chce Pani promować poprzez swoje zaangażowanie?

Własne doświadczenia. To one sprawi­ły, że postanowiłam mocno pochylić się nad tym tematem i zaangażować w tę inicjatywę. Codzienność pokazuje nam, jak bardzo hejt potrafi być brutalny i dlatego osobiście uważam, że każ­da tego typu inicjatywa powinna być wszechobecna i powszechna. Media wielokrotnie donosiły, jak tragiczny w skutkach może być hejt i jakie spu­stoszenie może siać w sercach i umy­słach ludzi. Nie możemy jako dorosłe i odpowiedzialne społeczeństwo dawać temu przyzwolenia i biernie się temu przyglądać, nie możemy nie reagować na mowę nienawiści w sieci i poza nią. Osobiście nie toleruję i nie akceptuję tego typu postaw. W mojej ocenie za­pobieganie takim zachowaniom jest szczególnie ważne, a edukacja w tym zakresie winna być naszym wspólnym celem. Z tego powodu podjęłam świa­domą decyzję wparcia kampanii.

Czy w swojej pracy zawodowej lub ży­ciu osobistym spotkała się Pani kiedyś z hejtem?

Tak, oczywiście, że tak. Wszystkie dzia­łania podejmowane publicznie rodzą zachowania społeczne, nie zawsze te pozytywne. Taki jest koszt każdej ak­tywności publicznej, niestety. Stając w obliczu przykrych sytuacji, podejmuję za każdym razem jedyną i słuszną de­cyzję – nie poddaję się, walczę o swoją godność i dobre samopoczucie. W moim biznesie mocno stawiam na ten pozy­tywny przekaz w każdej przestrzeni, szczególnie tej w social mediach i nie daję przyzwolenia na zły vibe. Wachlarz moich działań skierowanych przeciwko hejtowi jest mocno zróżnicowany, od najdelikatniejszych w formie zwykłych blokowań po te najmocniejsze, jak sta­wianie autorów hejtu przed sądem. Świadomość konsekwencji i ich nie­uchronność jest najlepszym narzędziem do walki z tego rodzaju patologiczny­mi zachowaniami. Dlatego uważam, że akcja „Nie hejtuję – motywuję” niesie w sobie nie tylko pierwiastek pozytyw­nego nastawienia, ale daje świadomość praw, jakie ma ofiara i konsekwencji, jakie ponosi agresor. Trzeba o tym mó­wić głośno, jasno wskazywać i mocno podkreślać, że hejt może być skutecznie ścigany i surowo karany. Pamiętajmy, że w przestrzeni medialnej, w interne­cie naprawdę nie jesteśmy anonimowi. Nie jesteśmy też bezbronni. Mamy roz­wiązania, skuteczne narzędzia do walki z hejtem i wbrew pozorom, nie wahamy się ich używać.

Prowadzenie firmy księgowej wymaga ogromnej dyscypliny i zaangażowania. Jak udaje się Pani znaleźć równowagę pomiędzy intensywną pracą a życiem prywatnym? Jakie są Pani sprawdzo­ne sposoby na zachowanie harmonii w tych obszarach?

Utrzymanie równowagi między inten­sywnymi działaniami zawodowymi a życiem prywatnym to ogromne wy­zwanie. Dlatego też tak ważnym jest ustalenie granic, a zaraz za tym świa­dome zarządzanie swoim czasem, czyli odpowiednie planowanie i organizacja, ustalanie celów krótko- i długotermi­nowych, umiejętność delegowania i podziału zadań, wprowadzenie roz­wiązań technologicznych. W moim ży­ciu postawiłam i wdrożyłam wszystkie te rozwiązania. Dodatkowo podparłam to czasem dla siebie, rozwojem osobi­stym, odpoczynkiem i nieocenionym wsparciem najbliższych. Wprowadzenie tych rozwiązań było dla mnie czymś oczywistym, bowiem pozwoliło mi za­dbać o siebie i swoje zdrowie. Uczyłam się tego i w sumie nadal to robię, ale dzięki tej długofalowej pracy z samą sobą z czasem pozyskałam umiejęt­ności swobodnego i skutecznego po­ruszania się między nimi. Dzięki nim stwarzam pozytywną atmosferę, ko­munikuję się w sposób, jakiego oczeku­ję od swojego otoczenia, mam dystans i zachowuję balans. To moje sposoby na osiągnięcie równowagi w życiu.

Przy tak dynamicznym rozwoju firmy, zarządzanie czasem musi być kluczo­we. Jakie metody stosuje Pani, aby skutecznie zarządzać czasem i uniknąć wypalenia zawodowego?

Przede wszystkimi mam ogromny szacunek do siebie samej i otoczenia, dlatego jasno stawiam granice i konse­kwentnie ich przestrzegam. To sprawia, że zarządzanie czasem jest dla mnie dużo łatwiejsze. Dzięki temu znacznie rzadziej moje pozytywne nastawienie i dobre samopoczucie wystawiane są na próbę i narażone na konsekwencje związane z wypaleniem zawodowym. Owszem, trudne sytuacje są nieunik­nione, ale są też cennymi lekcjami po­kory, z których zawsze wyciągam wnio­ski. Ponadto wraz z moim zespołem szczególnie dbamy o work-life balance, bardzo wyraźnie oddzielamy pracę od życia prywatnego. To ułatwia nam za­chowanie zdrowego dystansu w trud­nych sytuacjach. A w tym wszystkim na co dzień towarzyszy nam uśmiech. To absolutny must have każdego na­szego dnia.

Inspirująca myśl, z którą chciałaby Pani zostawić naszych czytelników?

Odwaga niezmiennie nobilituje do pod­jęcia codziennych małych wyzwań, pro­wadzi do wybranych celów, pozwala je realizować. Pokora z kolei trzyma nas w ryzach, pozwala wyważyć sytuacje i zachowania, daje możliwość zdystan­sowania się i spojrzenia z innej perspek­tywy. Życzliwość zaś ma siłę sprawczą, łączy, otwiera drzwi, daje szanse, stwa­rza możliwości. Chciałabym żyć w świe­cie, w którym te trzy wartości wiele zna­czą dla wszystkich bez wyjątku.

Rozmawiała: Ilona Adamska

fot. Beata Wróblewska

Monika Jadwiga Maria Gaj

Księgowa z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie księgowości, rachunkowości i kadr. Wyróżnia się doskonałą znajomością prawa podatkowego, prawa pracy, prawa gospodarczego, instrumentów finansowych i przepisów o rachunkowości. Prowadzi obsługę w języku migowym (PJM). Jest prezesem zarządu, właścicielem, pomysłodawczynią, założycielką, twórcą, menadżerem, główną księgową i zarazem kadrową w „Manufaktura.Konin” – Twoja Księgowość.