This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Najczęstsze błędy przy organizacji konferencji – jak ich uniknąć?
O sukcesie konferencji decyduje bardzo wiele czynników. Nierzadko to właśnie te na pozór mało znaczące drobiazgi potrafią zepsuć całe wydarzenie – jak ich uniknąć i o czym absolutnie nie można zapomnieć organizując dużą konferencję?
Źle przygotowany plan
Ciężko zachęcić ludzi do udziału w konferencji, jeśli nie wiadomo, czego konkretnie ona dotyczy, kto będzie prelegentem, jak wyglądają poszczególne panele – szczegółowy plan organizowanego wydarzenia to podstawa.
Druga rzecz – plan ten należy przedstawić odpowiednio wcześnie, tak by potencjalni uczestnicy mogli na spokojnie zarezerwować sobie czas na konferencję. Kiepska komunikacja często jest przyczyną słabej frekwencji oraz niezadowolenia osób, które zdecydowały się wziąć udział w takiej konferencji.
Nieciekawe obiekty konferencyjne
Sala konferencyjna musi spełniać określone standardy. Fatalny dojazd, niewygodne krzesełka, kiepskie nagłośnienie, brak miejsc parkingowych, brak dostępu do internetu – właśnie na takie rzeczy uczestnicy konferencji zwracają uwagę i jeśli obiekt nie zapewnia wystarczającego komfortu i wysokiej jakości usług, końcowe wrażenie będzie negatywne.
Przy dużych, trwających kilka dni konferencjach, ważne jest i to, by uczestnicy nie tracili czasu na dojazdy – w ośrodkach takich jak na przykład Rancho pod Bocianem wszystko jest na miejscu, natomiast gdy do hotelu i restauracji trzeba specjalnie jechać, jest to dla większości osób bardzo kłopotliwe.
Brak cateringu
Catering na konferencji to dzisiaj standard, ale wciąż się zdarza, że organizatorzy nie dbają zupełnie o jakość jedzenia albo ograniczają się wyłącznie do wody, kawy i herbaty, podczas gdy o posiłki i przekąski uczestnicy muszą się zatroszczyć we własnym zakresie.
Awarie techniczne
Problemy z nagłośnieniem i wyświetlaniem slajdów, ograniczony dostęp do internetu czy brak tablic do pisania to poważne wpadki, które zakłócają przebieg konferencji oraz niepotrzebnie ją wydłużają. Organizator wydarzenia musi zawsze dokładnie sprawdzić salę oraz cały sprzęt, jaki się w niej znajduje, a na wypadek awarii dobrze jest mieć przygotowany plan B, dzięki któremu możliwe będzie dokończenie wykładu.
Ważne jest i to, by uczestnicy konferencji nie zostali pozostawieni sami sobie, jeśli pojawi się jakiś problem, na przykład ze sprzętem komputerowym – do kontaktów z gośćmi powinien zostać oddelegowany specjalny pracownik.