Ochrona poufności i mechanizmy bezpieczeństwa dokumentów dzięki DMS

Czym jest DMS – System Zarządzania Dokumentami?

DMS (Document Management System) to system zarządzania dokumentami ułatwiający zarządzanie firmą i kontrolę procesów biznesowych. System umożliwia wielu użytkownikom tworzenie, przechowywanie, udostępnianie i przetwarzanie dokumentów w bezpiecznym środowisku. W DMS można obsługiwać różne rodzaje dokumentów – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

System DMS odgrywa kluczową rolę w organizacjach. Umożliwia efektywne zarządzanie dokumentami, co jest niezbędne do prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. DMS pomaga organizacjom przetwarzać dokumenty w sposób zorganizowany, co przyczynia się do poprawy efektywności i produktywności.

Jedną z głównych korzyści wynikających z wykorzystania DMS w biznesie jest poprawa dostępu do informacji. Narzędzie daje dostęp do tych samych dokumentów wielu użytkownikom z różnych lokalizacji. Jest to szczególnie przydatne dla firm z wieloma oddziałami lub personelem pracującym zdalnie lub w terenie.

DMS a bezpieczeństwo dokumentów

Niekwestionowaną przewagą DMS nad standardowym obiegiem papierowych dokumentów jest zwiększone bezpieczeństwo. System zapewnia bezpieczne przechowywanie plików, co minimalizuje ryzyko utraty lub uszkodzenia danych. Jednak korzyści jest znacznie więcej.

Śledzenie dostępu

DMS umożliwia precyzyjne ustawienie uprawnień i ograniczeń dostępu do dokumentów. Dzięki temu tylko uprawnione osoby mają dostęp do konkretnych dokumentów. Można także śledzić, kto i kiedy miał dostęp do poszczególnych zasobów. W związku z tym firma zyskuje większą kontrolę nad danymi i minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Kontrola wersji

Narzędzie wyposażono w funkcję kontroli wersji. Dzięki niej możliwe jest śledzenie zmian wprowadzanych w dokumentach. Umożliwia to łatwe przywrócenie poprzedniej wersji dokumentu w przypadku błędów lub niewłaściwych modyfikacji. Kontrola wersji zapobiega również utracie danych i nadpisywaniu dokumentów. Jest to szczególnie ważne w dynamicznym środowisku pracy.

Backup i przywracanie

System DMS umożliwia tworzenie kopii zapasowych (tzw. backupów) dokumentów. Stanowi to dodatkowe zabezpieczenie przed utratą zasobów. W przypadku awarii systemu lub innych nieprzewidzianych sytuacji dokumenty można łatwo przywrócić z kopii zapasowej. Ta funkcja jest kluczowa dla utrzymania ciągłości operacyjnej i minimalizacji ryzyka strat.

Bezpieczne przesyłanie

Bezpieczeństwo przesyłania dokumentów to kolejny aspekt, w którym DMS przynosi korzyści. System wykorzystuje zabezpieczone protokoły komunikacyjne, które gwarantują, że dane są transferowane w bezpieczny sposób. To zapewnia ochronę przed cyberatakami i utratą danych podczas transmisji.

Bezpieczeństwo DMS w chmurze

System DMS w chmurze to rozwiązanie efektywne kosztowo. W porównaniu z tradycyjnym oprogramowaniem nie wymaga inwestycji w sprzęt oraz finansowania jego utrzymania. Dodatkowo DMS w chmurze wyróżnia się skalowalnością. Można łatwo dostosowywać pojemność systemu oraz funkcjonalności do bieżących potrzeb firmy. Przekłada się to na większą elastyczność działania.

Tego rodzaju narzędzie wybierane jest przez firmy również ze względów bezpieczeństwa informatycznego. Dostawcy rozwiązań chmurowych, jak FlowDog, oferują zaawansowane mechanizmy zabezpieczeń.

Szyfrowanie danych jest jednym z podstawowych mechanizmów zabezpieczających. Gwarantuje, że nawet jeśli dane zostaną przechwycone, nie będą one zrozumiałe dla posiadaczy bez odpowiedniego klucza. Funkcja kontroli dostępu umożliwia skuteczną ochronę poufnych informacji przed nieautoryzowanym dostępem.

Ponadto firma nie musi się martwić o opiekę nad bezpieczeństwem infrastruktury systemu, gdyż jest ona ciągle monitorowana przez doświadczony zespół administratorów. DMS w chmurze dla wielu firm jest rozwiązaniem bardzo atrakcyjnym. W związku z tym może się wydawać, że technologia jest długa w tworzeniu oraz skomplikowana we wdrożeniu. Nic bardziej mylnego.

— FlowDog buduje systemy DMS z wykorzystaniem technologii low-code. Dzięki temu możliwa jest kreacja w pełni funkcjonalnych narzędzi w krótszym niż dotychczas czasie. Wiąże się to również z niższymi kosztami dla kontrahentów, a także ograniczeniem czasu potrzebnego na testy – tłumaczy Katarzyna Wiktorowicz, Head of Marketing FlowDog.

Ochrona przed zagrożeniami cybernetycznymi

Poza wdrożeniem w firmie systemu DMS z solidnymi zabezpieczeniami należy jeszcze zadbać o egzekwowanie w organizacji dobrych praktyk związanych z bezpieczeństwem. Mowa tu między innymi o wyposażeniu sprzętu w oprogramowania antywirusowe czy zapory sieciowe. Istotne są również regularne szkolenia personelu z zakresu cyberbezpieczeństwa, podnoszące świadomość pracowników tej kwestii.

DMS to nieocenione narzędzie dla organizacji pragnących zwiększyć bezpieczeństwo dokumentów i informacji. Poprzez zastosowanie tego systemu, firmy mogą skutecznie zabezpieczyć zasoby cyfrowe, jednocześnie zwiększając efektywność i produktywność operacji biznesowych.