Odzyskiwanie należności w przypadku zagubionej faktury

Bardzo pana przepraszam, prawdopodobnie dział księgowości zgubił fakturę; Już dawno opłaciłbym fakturę, gdyby… kiedykolwiek do nas dotarła; Przypadkiem wylałem na fakturę szklankę gorącej kawy, całkowicie się zniszczyła – choć takie sytuacje rzeczywiście się zdarzają, wskazane argumenty są z reguły jedynie wymówkami. W dodatku wyjątkowo nieetycznymi. Jawne kłamstwo, zwłaszcza regularnie powtarzane, nie świadczy dobrze o partnerze biznesowym i powinno być przesłanką do ponownego rozważania zasadności współpracy. Wracając jednak do meritum – co zrobić w sytuacji, jeśli kontrahent używa takich argumentów? Jak odzyskać należność z zagubionej faktury?

Odzyskiwanie należności z zagubionych faktur – jak to zrobić?

Pierwszym krokiem do odzyskania należności z zagubionych faktur powinno być… ponowne przesłanie kontrahentowi dokumentu. Jeśli korzystasz z poczty e-mail, taka czynność nie zajmie Ci dłużej niż kilkadziesiąt sekund. Po wysłaniu dokumentu koniecznie zadzwoń do odbiorcy i upewnij się, że tym razem dotarł pomyślnie. Możesz poprosić także o wysłanie zwrotnego e-maila z informacją potwierdzającą otrzymanie faktury. Jeśli przyczyną opóźnienia w spłacie naprawdę było zniszczenie lub zgubienie dokumentu, z pewnością płatność dotrze na Twoje konto w ciągu kilku najbliższych dni. Co jednak warto zrobić, jeśli mimo upływu czasu i potwierdzenia otrzymania dokumentu, kontrahent nie płaci?

Jak pokazują badania wykonane na potrzeby Rejestru Dłużników BIG InfoMonitor, aż 69% przedsiębiorców w minionym roku miało kłopoty z utrzymaniem płynności finansowej. To wynik ponad dwukrotnie wyższy niż w 2019. Niemal połowa tych firm uważa, że problemy te stanowiły zagrożenie dla utrzymania działalności firmy. Przedsiębiorcy są obecnie bardziej ostrożni jeśli chodzi o współpracę z innymi firmami. Tylko 15% (22% w 2019 r.) deklaruje, że zdarza im się podejmować współpracę z firmą, która ma złą opinię i nie płaci na czas, a ponad 20% przyznaje, że robiła tak wcześniej, ale teraz już unika ryzyka.

Kontrahent nie płaci – co możesz zrobić?

Jeśli mimo upływu czasu i potwierdzenia otrzymania dokumentu kontrahent nie płaci, warto sięgnąć po bardziej radykalne środki niż rozmowa telefoniczna. Można przypuszczać bowiem, że osoba, która kolejny raz uchyla się od dokonania płatności, zrobi to ponownie, mimo zapewnień i deklaracji. Skutecznym sposobem na zmotywowanie dłużnika do uregulowania długu może być wysłanie do niego wezwania do zapłaty z informacją o planowanym wpisie do rejestru dłużników BIG.

Czym jest rejestr dłużników BIG?

Rejestry dłużników BIG to rejestry nieuczciwych płatników prowadzone przez Biura Informacji Gospodarczej. Takie bazy zawierają informacje dotyczące zadłużenia osób fizycznych i firm przekazane przez przedsiębiorców, firmy telekomunikacje, operatorów telewizji kablowej, dostawców energii, banki i inne instytucje finansowe, jednostki samorządu terytorialnego, sądy czy osoby fizyczne. Dzięki zawartym w bazach informacjom gospodarczym działające na rynku podmioty gospodarcze mogą weryfikować wiarygodność płatniczą potencjalnych kontrahentów lub partnerów biznesowych. W ten sposób znacząco zmniejszają ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnym płatniczo kontrahentem.

Warunki wpisania dłużnika na czarną listę

Aby przedsiębiorca mógł wpisać dane dłużnika do rejestru dłużników na podstawie stosunku prawnego (np. umowy), niezbędne jest spełnienie kilku wymagań:

• kwota zadłużenia wynosi co najmniej 200 zł w przypadku osoby fizycznej i 500 zł w przypadku firmy;
• od dnia wymagalności długu minęło co najmniej 30 dni;
• od dnia doręczenia dłużnikowi wezwania do zapłaty, zawierającego ostrzeżenie o zamiarze przekazania danych do BIG-u, minął co najmniej miesiąc.

Warunkiem dokonania wpisu dłużnika do Rejestru Dłużników jest podpisana umowa z danym BIG-iem.

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i posiadasz tytuł wykonawczy, możesz przekazać dług innego przedsiębiorcy lub konsumenta na podstawie art. 16 Ustawy o BIG. W tym przypadku kwota zadłużenia oraz data jego powstania nie mają znaczenia, a dokonanie wpisu możliwe jest po upływie 14 dni od wysłania do dłużnika listem poleconym wezwania do zapłaty z ostrzeżeniem o zamiarze przekazania informacji gospodarczej do Rejestru Dłużników BIG.

Dlaczego warto wpisać dane dłużnika do rejestru BIG?

Już samo wezwanie do zapłaty z informacją o planowanym wpisie do rejestru BIG dla wielu nieterminowych płatników będzie skuteczną motywacją do uregulowania długu. Dlaczego? Ponieważ w wezwaniu mowa o konsekwencjach ewentualnego wpisu do rejestru dłużników. Mogą nimi być: poważne problemy z otrzymaniem kredytu, leasingu, podpisaniem umowy z operatorem sieci komórkowej czy nawiązaniem współpracy z nowym klientem.

Weryfikując wiarygodność potencjalnych współpracowników, do rejestrów BIG regularnie zaglądają bowiem instytucje finansowe, firmy telekomunikacje, operatorzy telewizji kablowej czy przedsiębiorcy. Konsekwencje opieszałości mogą być więc nie tylko kłopotliwe, ale również… długofalowe.