lederboard

Planuj strategicznie, prywatnie i w biznesie


Ten artykuł kieruję do przedsiębiorczych kobiet sukcesu, kobiet sukcesu działających i skutecznie pomnażających własny bądź cudzy majątek, więc powiem tak: planujmy i miejmy kontrolę nad tym, co się dzieje w zarządzanych przez nas firmach. Nigdy nie jest za późno, żeby przygotować ostateczne podsumowanie poprzedniego roku, kwartału, miesiąca i wyznaczyć cele na przyszłość. Pamiętajmy o stawianiu celów dla firm, którymi kierujemy i/lub zarządzamy. Prowadząc biznes, nie zdajmy się na wieloletnie doświadczenie, szczęście, intuicję. Działajmy przemyślanie. Budżet firmy to świetne i pomocne narzędzie, często niedoceniane przez przedsiębiorców, gdyż wydaje się nieco pracochłonne.

Czy wiesz, że właściwe podejście do planowania może zupełnie zmienić twoje życie? W tym artykule pragnę podzielić się z tobą moją wiedzą na ten temat. Stosuj strategię planowania budżetu i weź sobie do serca moje rady, a osiągniesz swój założony cel. Chodzi o to, żeby nauczyć się systematycznie planować. Wierzę, że ten artykuł ci w tym pomoże. W zasadzie to każda z nas chce, żeby nasze przedsięwzięcia przynosiły zysk, satysfakcję i żeby były rentowne. Każda z nas chce być finansowo niezależna. Czy jednak robimy coś w kierunku? Chcę, żeby ten artykuł zmienił twoje podejście do planowania swoich finansów. Początkowo możesz nie wierzyć, że taka prosta technika jak planowanie może odmienić twoje życie. Musisz mi jednak zaufać. Zadaj sobie więc kolejne pytanie: czy twój majątek w ciągu ostatnich 5 lat się powiększył, pozostaje bez zmian, czy może się pomniejszył? Jeżeli chcesz w przyszłości osiągnąć inne wyniki od tych dotychczasowych, to spróbuj metody planowania finansowego. Zacznij pracować z liczbami.

Po co nam budżetowanie? Otóż wiele z was prowadzi firmy, które zamknęły rok 2015 z zyskiem, inne niestety ze stratą. Jednak każdy przedsiębiorca chce w kolejnym roku wypracować wynik lepszy od tego, który właśnie osiągnął. Najlepiej więc politykę zarządzania wynikiem finansowym oprzeć na przygotowaniu budżetu firmy. Przeważnie prace nad przygotowaniem takiego budżetu na rok następny rozpoczyna się w drugiej połowie danego roku, a kończy w okolicach grudnia. Dla tych, którzy jednak tego jeszcze nie zrobili, mam dobrą wiadomość – nadal nie jest za późno!!! Ktoś kiedyś powiedział „lepiej późno niż później”. Planowanie to podstawa wszystkiego. Zastanów się: planujesz urlop, zakup nowych mebli, samochodu… Dlaczego więc nie planować przychodów i wydatków w prowadzonym przez ciebie biznesie? Planując, doprowadzasz swoje przedsiębiorstwo do finansowej równowagi, a robiąc to z zapałem i entuzjazmem, stajesz się w tym naprawdę dobra. Kto nie panuje nad finansami firmy, nie ma pewności, co przyniesie mu jutro. Działanie „po omacku” i liczenie na „życiowy fart” nie jest sposobem zarządzania, który prowadzi na szczyt.

Dlaczego tak ważne jest przygotowanie budżetu firmy? Mianowicie, dobrze skonstruowany budżet umożliwia stabilny rozwój i utrzymanie płynności finansowej w firmie. Dlatego każdy, kto chce efektywnie zarządzać swoim przedsiębiorstwem, powinien opanować tajniki tworzenia budżetu firmowego, który musi być właściwie skonstruowany i odpowiednio zaplanowany. Wówczas stanie się on narzędziem pomocnym w osiągnięciu przez firmę optymalnego zysku. Budżet jest bowiem podstawowym narzędziem zarządzania w przedsiębiorstwie. Na jego podstawie podejmowane są w firmie kluczowe decyzje, krótko- i długookresowe. Ich powodzenie związane jest z właściwym zrównoważeniem bieżących wydatków oraz przyszłych potrzeb firmy, a w dalszej kolejności z właściwym nimi zarządzaniem. Planowanie, czyli inaczej strategia działania przekuta na liczby urzeczywistni twoje cele. Tworząc plan budżetowania firmy, korzystaj z informacji zawartych w raportach finansowych, zestawieniach, rozmawiaj z księgowym. Pytaj, dopóki nie uznasz, że rozumiesz wszystkie zapisy, potrafisz je właściwie odczytać i zinterpretować. I dopiero wówczas działaj! Twórz plany finansowe i buduj dobrobyt twojej firmy. Następnie co miesiąc upewnij się, że realizujesz swój plan.

Jak więc właściwie przygotować budżet firmowy? Budżet firmowy jest tworzony najczęściej w formie tabeli, w której po jednej stronie wpisujemy planowane wydatki, a po drugiej zakładane dochody firmy. Najlepiej planowanie rozpocząć od wypisania tych najistotniejszych wydatków, w tym kosztów wynagrodzeń, które często stanowią jedną z największych pozycji w budżecie. Kalkulując koszty pracy, nie zapominajmy o planowanych dla pracowników premiach, bonusach czy podwyżkach wynagrodzeń. Uwzględniajmy również koszty związane z osobami zatrudnianymi na umowy cywilnoprawne. Pamiętajmy o wpisaniu do budżetu kosztów stałych takich jak czynsz, rachunki za media, telefon, Internet, obsługę serwisową i inne istotne dla rodzaju działalności, którą wykonujemy.

Każda firma ma swoją specyfikę i tworząc tabele, musimy opierać się na własnych, a nie cudzych doświadczeniach i wpisywać własne koszty i przychody. Dodatkowo, jeżeli planujemy większe lub mniejsze inwestycje, np. zakup maszyn, rozbudowa biura czy zakładu produkcyjnego, to musimy je umieścić w naszym budżecie po stronie planowanych wydatków. Chcąc wymienić sprzęt komputerowy, oprogramowanie, samochody służbowe, pamiętajmy o umieszczeniu tych wydatków w naszej tabeli. Jeżeli tego nie zrobimy, to nasz budżet będzie nieprawdziwy i w konsekwencji okaże się narzędziem bardzo mało przydatnym w zarządzaniu firmą.

Po stronie przychodów wpisujemy natomiast wszystkie zakładane wpływy. Kalkulując przychody, nie możemy być zbyt optymistyczni. Tutaj również warto dokładnie przeanalizować to, co się działo w naszej firmie w latach poprzednich. Następnie, jeżeli tworzyliśmy budżety już w latach ubiegłych, porównajmy ich skuteczność, czyli założenia, z ich faktyczną realizacją. Sprawdźmy też, jak zachowuje się nasza branża, czy widać w niej tendencje wzrostowe czy spadkowe, jeżeli chodzi o sprzedaż usług/towarów. Obserwujmy też naszą konkurencję; kto odpadł z branży, a kto się pojawił. Jaki potencjał drzemie w konkurentach i czy będziemy w stanie obronić się przed utratą jakiejś (kolejnej) części rynku.

Warto zastanowić się i sprawdzić sytuację naszych głównych kontrahentów, żeby upewnić się, iż w kolejnym roku będą nadal korzystali z naszych usług. Pamiętajmy, że sam moment sprzedaży jest bardzo ważny, ale jeszcze nasz odbiorca musi posiadać środki, żeby nam zapłacić. Dopiero faktyczna zapłata generuje dla firmy środki na pokrycie bieżących wydatków czy inwestowanie!

Zawsze szukajmy też nowych rynków zbytu dla naszych towarów/usług. Kontrahenci, z którymi współpracujemy i którzy teraz należą do naszej top listy, jutro mogą rozwiązać z nami umowę, ogłosić upadłość lub po prostu mocno ograniczyć współpracę. Jeżeli w tworzonym budżecie nie przewidzimy takich zachowań, to możemy narazić firmę na straty, a w konsekwencji doprowadzić do utraty stabilności finansowej.

 

Korzyści z prawidłowego przygotowania budżetu firmy to:

  1. STABILIZACJA. Planując budżet firmy na następny rok, bierzemy pod uwagę dwa podstawowe elementy: wydatki (ile chcemy wydać na działalność bieżącą i inwestycje) oraz wpływy (ile chcemy zarobić w nadchodzącym roku). Pozwoli to nam utrzymać płynność finansową. Pokaże też nam progi, przy których prowadzenie biznesu nam się opłaca. Czasami możemy pozwolić sobie na bycie optymistą i zakładanie większych zysków z poszczególnych projektów. Czasami należy poszukać oszczędności i ograniczyć nieco wydatki. Firmowy budżet pozwoli nam zastanowić się, w jakim kierunku chcemy podążać w najbliższym roku i latach kolejnych.
  2. KONTROLA. Zaplanowanie budżetu pomoże nam monitorować na bieżąco, ile nasza firma „zarabia”, a ile wydaje. Dzięki budżetowi możemy kontrolować wydatki firmy oraz przeprowadzać bieżącą ocenę tych elementów, które generują największe koszty. Wówczas możemy odpowiednio wcześnie zareagować i albo ograniczyć wydatki albo wyeliminować element kosztotwórczy, a tym samym zachować płynność finansową i mieć poczucie panowania nad tym, co się dzieje w naszym przedsiębiorstwie, a więc utrzymywania firmy cały czas na obranym wcześniej kursie.

III. CEL. Budżet firmy jest budżetem celowym, tzn. określa, co zamierzamy osiągnąć w naszej firmie i na co chcemy przeznaczyć nasze środki. Cele mogą być różne, np. chęć jak najszybszego spłacenia kredytu, który wzięliśmy. Jeżeli zamierzamy wymienić flotę i skorzystać z oferty leasingowej, to musimy uwzględnić w budżecie wpłaty początkowe na samochody w wysokości 10, 20 czy 40%, zależnie od tego, jaki wariant wybierzemy. Budżet firmy należy konstruować w zależności od zaplanowanego celu.

 

NAJCZĘSTSZE BŁĘDY PRZY TWORZENIU BUDŻETU

  1. Przygotowanie budżetu na podstawie nieprawdziwych, nieaktualnych danych
  2. Zbyt optymistyczne przewidywania niepoparte bieżącą sytuacją rynkową
  3. Brak elastyczności i sztywna konstrukcja planu
  4. Źle zaplanowane koszty stałe
  5. Niedokładne rozpoznanie rynku (w tym konkurencji, kontrahentów)
  6. Nieaktualizowanie budżetu w ciągu roku
  7. Brak rezerw na nieprzewidziane wydatki
  8. Zawyżone, nierealne przychody
  9. Nieuwzględnianie zmian w ustawach podatkowych
  10. Ustalenie marży na niewłaściwym poziomie

 

Pamiętajmy, że tylko budżet, który jest realny, nie będzie wymagał ciągłego modyfikowania w ciągu roku i stanie się pomocnym narzędziem do zarządzania wynikiem firmy.

A teraz bierzmy się do pracy. Na prawdę warto! Firmy, które pracują na przygotowanych budżetach firmowych znacznie lepiej radzą sobie ze zmianami koniunktury rynkowej i osiągają dużo lepsze wyniki niż te, które tych budżetów nie tworzą.

 

Dorota Murawka, właścicielka i dyrektor zarządzający Biura Rachunkowego DM Konsult z siedzibą w Warszawie. Specjalizuje się w tworzeniu strategii finansowych i planów rozwoju firm polskich oraz z kapitałem zagranicznym. Menedżer z dwudziestoletnim stażem w zarządzaniu mikro-, małymi i średnimi przedsiębiorstwami. Licencjonowany doradca finansowy, audytor wewnętrzny. Autorka licznych artykułów z dziedziny opracowywania strategii biznesowych, tworzenia budżetów i podnoszenia świadomości przedsiębiorców w zakresie finansów. Bliskie są jej słowa Leszka Czarneckiego: „Biznes robimy z ludźmi, dla ludzi i dzięki ludziom”.

DM Konsult jest biurem rachunkowym łączącym doświadczenie, wiedzę i umiejętności z nowoczesnym spojrzeniem na sposób świadczenia usług finansowo-księgowych. Powstaliśmy po to, żeby opracowywać długookresowe strategie, planować i realizować budżety, minimalizować ryzyko sporu z organami podatkowymi i maksymalizować zyski. Sporządzamy opinie i ekspertyzy, prowadzimy audyty wewnętrzne. Współpracujemy ze spółkami z kapitałem krajowym i zagranicznym, wymagającymi obsługi w języku polskim, angielskim, niemieckim. Jesteśmy dla przedsiębiorców potrzebujących szybkiego reagowania w zarządzaniu.

Nasze motto: WIDZIMY DETALE, OGARNIAMY CAŁOŚĆ.

DM KONSULT Biuro Rachunkowe; ul. Ogrodowa 58, 00-876 Warszawa,

tel. 609 621 601 22/520 19 02, office@dmkonsult.pl, www.dmkonsult.pl

 

Skomentuj

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Akceptuję zasady Polityki prywatności