Szybkie wdrożenie to kluczowy moment nie tylko dla nowego pracownika, ale również znaczny wzrost efektywności organizacji. Dlatego proces ten, powinien trwać możliwie jak najkrócej. Jednak jak wynika z badań ICAN Institute, zrealizowanych na zlecenie Macrologic SA, pracodawcy nie wiedzą, ile trwa adaptacja pracowników niższego szczebla. Dodatkowo, tylko połowa polskich przedsiębiorstw posiada opisany proces wdrożenia, a jedynie co trzecia wykorzystuje do tego specjalistyczne narzędzia IT.
Szybki onboarding to wciąż wyzwanie
Onboarding, czyli przygotowanie pracownika do objęcia nowego stanowiska stanowi niezwykle istotny element, szczególnie w sektorze MSP lub organizacjach rozproszonych. Proces ten uwzględnia poznanie struktury firmy, przyswojenie procedur i regulaminów wewnętrznych, a także nawiązanie relacji z bliskimi współpracownicami. Szybkie wdrożenie przekłada się bezpośrednio na wydajność organizacji. Im krótszy jest ten proces, tym szybciej nowy pracownik osiąga samodzielność w działaniu, co bezpośrednio wpływa między innymi na zmniejszenie kosztów organizacji.
Według zarządzających firmami średni czas potrzebny na wdrożenie nowego kierownika, handlowca czy specjalisty wynosi ponad dwa miesiące. W przypadku osób zajmujących niższe stanowiska proces ten trwa niemal 7 tygodni, choć zarządzający otwarcie przyznają się do braku wiedzy na ten temat. Co czwarty badany nie był w stanie określić, ile zajmuje wdrożenie handlowców w jego firmie, co trzeci miał ten sam problem w odniesieniu do pracowników magazynu, a prawie dla połowy trudny do określenia jest czas wdrożenia pracowników produkcji.
— Co ciekawe, wdrożenie poszczególnych grup pracowników w małych firmach trwa o połowę krócej niż w sektorze MSP. Różnice widać także pomiędzy firmami kierującymi swoje usługi tylko do klienta indywidualnego a tymi, które działają w sektorze B2B. W tym pierwszym przypadku czas trwania tego procesu jest o połowę krótszy — mówi Monika Grabowska, dyrektor sprzedaży w Macrologic SA.
Procesowość oznacza realne zyski
Jak wskazują wyniki badania, zaledwie 54 proc. rodzimych przedsiębiorstw posiada opisany proces wdrożenia nowego pracownika. Znacznie lepiej wygląda to w przypadku firm, w których zarządzanie opiera się na realizowanych procesach — aż 79 proc. z nich ma ten proces zdefiniowany.
— Podstawą zarządzania procesowego, jest zidentyfikowanie i opisanie schematu funkcjonowania organizacji. Muszą one odwzorowywać procesy, które mają miejsce w firmie, niezależnie od tego, gdzie występują. W tym modelu szefowie podchodzą do zarządzania holistycznie, patrząc na przedsiębiorstwo z lotu ptaka, a nie poprzez pryzmat silosów organizacji — tłumaczy Monika Grabowska.
Analogiczna sytuacja ma miejsce w przypadku korzystania z nowych technologii w trakcie procesu onboardingu. Jak wynika z badania, zaledwie 39 proc. organizacji korzysta ze wsparcia narzędzi IT w procesie wdrożenia pracownika. Firmy zarządzane procesowo zdecydowanie chętniej używają do tego celu rozwiązań informatycznych — deklaruje to aż 56 proc. przedsiębiorców.
— Przykładem takiego oprogramowania jest Macrologic Merit — pierwszy polski system ERP oparty na procesowości. W tym rozwiązaniu każdy pracownik posiada spersonalizowany i przyjazny interfejs, na którym system wyświetla listę zadań do wykonania. Pokazuje mu również, jak wygląda cały proces. Dzięki temu w szybki i prosty sposób może on sprawdzić, kto wykonywał wcześniejsze zadania we wspomnianym procesie — dodaje Monika Grabowska.
Badanie Harvard Business Review zostało zrealizowane na zlecenie Macrologic SA. wśród 215 respondentów. W ich gronie znaleźli się właściciele i dyrektorzy przedsiębiorstw działających na polskim rynku.
Więcej informacji na temat zarządzania procesowego można znaleźć na portalu www.organizacjahoryzontalna.pl.
