This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Rozmowa kluczem do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa?
Sposób, w jaki działa firma, w znacznym stopniu zależy od tego, jak prowadzona jest w niej komunikacja wewnętrzna. Dobra komunikacja, nie tylko buduje relacje pomiędzy współpracownikami, ale też polepsza jakość i efektywność pracy. Dzięki niej i nowoczesnym sposobom jej realizowania, można uniknąć problemów związanych z błędną komunikacją. Wielu pracodawców wciąż stosuje przestarzałe metody lub co gorsza, wcale nie wie, jak powinna wyglądać prawidłowa wymiana informacji w firmie.
Czym jest komunikacja?
Żeby zrozumieć jej istotę, należy przede wszystkim wiedzieć, że jest to podstawowy proces umożliwiający funkcjonowanie w społeczeństwie. Nie może on odbywać się bez udziału nadawcy i odbiorcy oraz przekazywanej informacji. Roman Jakobson — rosyjski językoznawca, opracował schemat, który obrazuje komunikowanie się. Zawiera on podstawowe elementy tego procesu.
Żeby akt komunikacji mógł zostać w pełni dokonany, odbiorca musi wyrazić chęć dekodowania informacji, czyli jej odbioru. Dlatego w firmach, tak istotne jest zaangażowanie w rozmowę. Nieudolne porozumiewanie się pracowników, często jest wynikiem braku chęci odebrania przekazu. Jedną z dawnych metod opartą jedynie na jednostronnym mówieniu był monolog – przełożony jedynie wyrażał oczekiwania i podawał ostateczne terminy realizacji. Nie można tutaj mówić wtedy o komunikacji międzyludzkiej.
Co niesie ze sobą dobra komunikacja w firmie?
Korzyści, które mogą płynąć ze sprawnego komunikowania się w przedsiębiorstwie, dają efekty w postaci udoskonalenia jakości pracy, ale też często poprawienia wizerunku firmy. Jak pisze profesor Henryk Mruk w książce Komunikowanie się w biznesie: „Skuteczność działań w biznesie […] warunkowana jest wiedzą i umiejętnościami w zakresie komunikowania się”. Dobra komunikacja w organizacji może przełożyć się na lepsze działanie firmy, ale też na zwiększenie profitów finansowych. Przynoszące efekty rozmowy i jasny przekaz informacji pozwolą uniknąć nieporozumień, które w pracy bywają szczególnie kłopotliwe.
Wiele czynników wpływa na to, jak komunikacja jest prowadzona w firmie, o ile w ogóle jest. Często może być to wynik ograniczonego czasu, niechęci pracowników, negatywnego podejścia do dzielenia się informacjami. Komunikacja w miejscu pracy jest istotna, ponieważ tworząc zespół, który wykonuje powierzone działania, realizuje cele, nie sposób nie rozmawiać o tym, nad czym się pracuje. Umiejętne przekazywanie komunikatów pomiędzy samymi pracownikami, jak też pracownikami, a zarządem, tworzy lepszy wizerunek firmy, a omawianie strategii, otwartość, dyskusja, mogą dawać zaskakująco zadowalające wyniki i pozwolą zaoszczędzić czas.
Jak poprawić wewnętrzną komunikację?
Najbardziej niepożądanym modelem komunikacji jest przekaz jednostronny – wcześniej wspomniany monolog. Znacznie skuteczniejszy i bardziej efektywny jest dialog. Istotne też, żeby wiedzieć, że pracownicy, o tym, co dzieje się w firmie, powinni dowiadywać się w pracy, a nie z pośrednich źródeł. Jak pisze Agnieszka Olsztyńska w swojej pracy Komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie, komunikacja ma na celu “wzbudzenie wśród pracowników zrozumienia dla wszystkich decyzji podejmowanych na obszarze organizacji i zarządzania przedsiębiorstwem oraz budowanie postaw lojalności i identyfikacji z firmą”. Oczywisty zatem staje się fakt, że dobra komunikacja to podstawa współpracy. Dostępne jest wiele narzędzi, zarówno tradycyjnych, jak i tych online, które usprawniają proces porozumiewania się, podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów. Tradycyjne zebrania w firmie są dobrym rozwiązaniem, ponieważ jest to wydajna forma komunikacji twarzą w twarz. Według danych z raportu STATE OF THE SECTOR 2017, aż 73% badanych uważa, że najbardziej skuteczna jest właśnie komunikacja bezpośrednia, jednak ta nie zawsze jest współcześnie możliwa.
Wirtualne spotkania
Obecnie, kiedy wielu pracowników wyjeżdża służbowo, pracuje w innej części kraju, czy nawet w innym państwie i nie może fizycznie brać udziału w spotkaniach, pomocne są programy online. Rozwiązaniem stworzonym na potrzeby dzisiejszego modelu komunikacji w firmie, jest Cisco Webex. Światowy lider IT połączył tradycyjny sposób organizacji pracy z komunikacją online. Platforma pozwala na stworzenie wirtualnego środowiska pracy, w taki sposób, aby bez problemu zorganizować spotkanie służbowe, w którym udział wezmą osoby, przebywające poza firmą, nawet po drugiej stronie półkuli — potrzebny jest jedynie dostęp do internetu.
– Cisco Webex to profesjonalne narzędzie, dzięki któremu niezależnie od urządzenia oraz systemu operacyjnego, z którego korzystamy, możemy brać udział w zebraniu. Dzięki funkcji udostępniania ekranu i tablicy, na bieżąco możemy śledzić omawiane treści — mówi Arkadiusz Rosiak, Presales Team Manager w Innergo Systems — polskiego integratora rozwiązań telekomunikacyjnych i teleinformatycznych.
Narzędzie usprawnia pracę zespołową i poprawia komunikację w przedsiębiorstwie. Dzięki szerokiej gamie funkcji platforma jest dostosowana do potrzeb współczesnych firm, w których zadania często muszą być wykonywane zdalnie. Praca mobilna pozwala uniknąć opóźnień i kłopotów, jakie mogą wyniknąć z nieobecności. Komunikacja osiąga tutaj znacznie lepszy, nowoczesny poziom.