lederboard

Umowa z biurem rachunkowym – na co zwrócić uwagę?

Zakładając działalność gospodarczą i otwierając swój pierwszy biznes, nie posiadamy doświadczenia w wielu kwestiach związanych z całą otoczką biurokratyczną wokół biznesu. Urząd Skarbowy, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, formularze, druki, podatki, VAT, GUS i i wiele innych – takie są realia prowadzenia własnej firmy. Dobrze w gąszczu tych zagadnień znaleźć osoby, które pomogą i bezpiecznie przeprowadzą przez meandry rozliczeń księgowo-kadrowych. W tym miejscu rodzi się jednak jeden problem. Jak znaleźć zaufane biuro rachunkowe, które zdejmie się dla nas wszystkimi tymi zagadnieniami? I na co zwracać uwagę podpisując umowę z tym biurem?

 

Ograniczenie odpowiedzialności za błędy

Mnogość faktur, dokumentów, przepisów prawa i ich interpretacji sprawia, że o pomyłkę nietrudno. Błędy popełnia każdy i nie inaczej jest w biurze rachunkowym. Przepisy bywają różnie interpretowane, a niestety za niektóre z nich ktoś musi ponieść konsekwencje. Nie inaczej jest w przypadku zagadnień księgowych. Stopień ich skomplikowania jest ogromny, dlatego wybierając biuro rachunkowe, powinniśmy wnikliwie ocenić jakość świadczonych przez nie usług. Warto poszukać opinii w internecie, zasięgnąć rady znajomych przedsiębiorców lub jeśli posiadamy jakąkolwiek wiedzę z zakresu rachunkowości samodzielnie ocenić poziom świadczonych przez biuro usług. Jak biura potrafią chronić swoje interesy w tym przypadku? Przerzucają na swoich klientów odpowiedzialność za popełnione pomyłki, a informację o tym zawierają w umowach. Dlatego wnikliwie należy sprawdzać każdy paragraf umowy z księgową, zanim podejmie się współpracę. Zdarzają się klauzule wyłączające odpowiedzialność biura za błędy popełnione nieumyślnie. Pytanie tylko, które biuro księgowe popełnia błędy umyślnie?

Niezwykle ważne w tym przypadku jest ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które na mocy prawa w Polsce musi posiadać każdy podmiot świadczący usługi księgowe. I to już od pierwszych dni swojego istnienia. Druga strona, czyli biuro rachunkowe, również czerpie z takiego ubezpieczenia benefity. Nie musi się przejmować ewentualnymi roszczeniami finansowymi od klientów.

Szukasz rzetelnego biura rachunkowego? Działamy na terenie Bochni i okolic w województwie małopolskim. Sprawdź naszą ofertę na usługi księgowe dla firm -> https://biurokanclerz.pl/

Zakończenie współpracy, czyli warunki wypowiedzenia

Przeglądając umowę z biurem rachunkowym można zauważyć, że informacje na temat zakończenia współpracy zazwyczaj znajdują się na końcu. Niemniej tym paragrafom również powinniśmy poświęcić ciut więcej niż tylko chwilę. Elastyczność ze strony biura księgowego jest wskazana, ale zbyt duża, i to w obie strony, może zadziałać na szkodę klienta. Wyobraźmy sobie sytuację, w której biuro rachunkowe w swojej umowie umieszcza klauzulę pozwalająca mu zakończyć współpracę z klientem w trybie natychmiastowym, bez podania przyczyny. I podejmuje decyzję, że korzysta z tego punktu, wypowiadając współpracę klientowi. Co w sytuacji, kiedy zbliża się na przykład termin odesłania JPK lub innych dokumentów do Urzędu Skarbowego? Chyba nikt nie chciałby się znaleźć w takiej sytuacji.

Podobnie sytuacja wygląda, jeżeli termin wypowiedzenia umowy z biurem jest zbyt długi. Jeśli decydujemy się na zakończenie współpracy z obecnym biurem rachunkowym, to raczej chcemy całą procedurę zakończyć jak najszybciej, bez zbędnej zwłoki, ponieważ coś we współpracy nam nie odpowiada. Jeśli biuro umieściło w umowie zabezpieczający jej interesy długi okres wypowiedzenia, możemy nie być zachwyceni tym faktem. Jasno określone warunki zakończenia współpracy, z podanymi terminami na transfer dokumentów i spraw klienta, to jest to, czego powinniśmy szukać.

Niska cena za obsługę księgową

Dochodzimy do punktu, który jest kontrowersyjny, bo przedsiębiorcy to osoby, które w naturalny dla nich sposób szukają oszczędności. Jednak musimy mieć na uwadze, że legalnie działające biuro rachunkowe musi posiadać, poza sprzętem komputerowym, legalne oprogramowanie, którego cena nie należy do najniższych. Kolejnym zasobem, który wymaga poniesienia kosztów, są księgowi. Poza pensjami dochodzi jeszcze koszt podnoszenia kwalifikacji. Nawet jeśli wiedzę można niewielkim kosztem zdobyć w internecie, to czas, jaki pracownicy muszą poświęcić na jej zdobycie, to również koszt. A o tym, że trzeba w księgowości podnosić swoje kwalifikacje, aby być na bieżąco ze zmieniającymi się przepisami, wie każdy, kto choć raz próbował prowadzić swoje rozliczenia samodzielnie. Księgowość to taka dziedzina, w której jeśli się nie rozwijasz, to bardzo szybko zaczynasz się cofać. Ubezpieczenie OC, o którym wspominane było wyżej, sprawiające, że klienci mogą spać spokojnie, to również koszt. Dlatego zbyt niska cena za usługę księgową powinna nam w głowie zapalić czerwone światło. Pomimo dużej konkurencji na rynku usług księgowych, niewielka opłata miesięczna za rozliczenia może skutkować dużymi karami za błędy w rozliczeniach popełnionych przez nierzetelne biuro.

Trzy punkty, które przedstawiliśmy w artykule, to tylko niewielka porcja wiedzy, jaką początkujący przedsiębiorca powinien przyswoić, aby zadbać o swoje interesy. Przed podpisaniem jakiejkolwiek umowy z biurem rachunkowym należy ją dokładnie przeczytać i pytać, jeśli tylko mamy wątpliwości. Im więcej pytań zadamy, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że umowa będzie posiadała punkty działające na naszą niekorzyść.

Skomentuj

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Akceptuję zasady Polityki prywatności