Zalety elektronicznej dokumentacji księgowej


Popularność księgowości przez internet wciąż rośnie, zarówno wśród osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, jak i wśród mniejszych firm i instytucji. Dostawcy aplikacji i usług do zarządzania dokumentacją księgową i fakturowaniem online oferują coraz bardziej zaawansowane rozwiązania, a samo pojęcie księgowości online kojarzy się dziś coraz częściej z bezpieczeństwem, oszczędnością i wygodą.

 

Od programów do faktur online, przez elektroniczną dokumentację księgową, aż po zaawansowane usługi finansowo-księgowe i kadrowo-płacowe – pod hasłem „księgowość online” kryje się szereg różnorodnych aplikacji i usług, które dostosowane są do przeróżnych potrzeb. Bez wątpienia, największą zaletą jest oszczędność: abonament za tego typu usługi, nawet w zaawansowanej formule, jest niższy niż koszt zatrudnienia księgowej. Niskie koszty to nie wszystko – rozwiązania te są niezwykle wydajne i usprawniają organizację dokumentacji w firmie, co pozwala na optymalizację procesów i dużo wygodniejsze zarządzanie finansami. Jakie jeszcze zalety płyną z tego typu rozwiązań?

Księgowość przez internet

W podstawowej formie księgowość internetowa przypominać może wirtualną księgę przychodów i rozchodów, jednak rozwój nowych technologii i postępująca informatyzacja sektora publicznego i prywatnego doprowadziła w ostatnich latach do dynamicznego rozwoju tego typu usług. Dziś księgowość online porównać można do wirtualnego biura – odbiorca otrzymuje zarówno zestaw zaawansowanych narzędzi, jak i wsparcie specjalistów realizowane w formule zdalnej. Wszelkie dane firmy są przechowywane są bezpiecznie w wirtualnej chmurze, a dostawca tworzy regularne kopie zapasowe, co pozwala na zminimalizowanie ryzyka ich utraty w wyniku nieprzewidzianych sytuacji (takich jak np. awaria sprzętu). Przydatna jest również możliwość nadawania pracownikom indywidualnych uprawnień, jak i szereg dodatkowych funkcji przypominających o terminach lub po prostu ułatwiających organizację dokumentów.

Elektroniczna dokumentacja

Przechowywanie wszelkich danych w chmurze pozwala na uzyskanie dostępu do wszelkich potrzebnych informacji z różnych urządzeń i z każdego miejsca na świecie. Wystarczy dostęp do internetu i zwykła przeglądarka. Wypełnioną dokumentami teczkę zastępuje więc smartfon lub tablet, co jest niezwykle przydatne podczas częstych podróży służbowych lub pracy zdalnej. W tym kontekście wspomnieć należy również o szeregu przydatnych aplikacji, takich jak kalendarze płatności, elektroniczna baza kontrahentów czy monity i alerty zintegrowane z bankowością. Wszystkie tego typu narzędzia dostępne w jednym miejscu pozwalają na łatwy wgląd w historię płatności i bazę dokumentów. W tym przypadku ważna jest również oczywiście kwestia bezpieczeństwa, mowa bowiem o niezwykle wrażliwych dokumentach, do których dostępu nie mogą mieć osoby niepożądane. W tym kontekście księgowość online również odpowiada na wszelkie potrzeby usługobiorcy – zaawansowane zapory ogniowe, które chronią dane przez atakami cyberprzestępców, przypominają rozwiązania stosowane przez bankowe serwisy transakcyjne. Najlepsi dostawcy usług księgowości internetowej przygotowani są na wszelkie niebezpieczeństwa. Przechowywanie elektronicznej bazy danych na słabo zabezpieczonych komputerach w firmie lub w opasłych teczkach wydaje się więc w tym kontekście wyjątkowo archaiczne i ryzykowne.

Fakturowanie online

Faktura online, zwana również e-fakturą, jest elektronicznym dokumentem pełniącym funkcję faktury tradycyjnej – po przesłaniu drogą elektroniczną i wydrukowaniu nabywa takie same właściwości prawne jak faktura papierowa przesłana drogą pocztową. Udostępniane w ramach usług księgowych online aplikacje do fakturowania umożliwiają łatwe zarządzanie bazą danych kontrahentów i faktur, a zespół specjalistów wspiera w przygotowywaniu wszystkich dokumentów. Tak zaawansowane usługi związane ze wsparciem ekspertów oferuje na polskim rynku Grupa ING, która w ramach usług ING Księgowość http://www.ingksiegowosc.pl/o-usludze gwarantuje zaawansowane oprogramowanie do fakturowania online oraz wysoki poziom zabezpieczeń danych firmy. Wsparcie specjalistów, oprócz kwestii przygotowywania dokumentów, gwarantowane jest również w razie kontaktów z instytucjami publicznymi (np. w razie kontroli skarbowej) lub w analizach finansowych firmy (potrzebnych np. podczas wnioskowania o kredyt). Przeniesienie obsługi księgowej i finansowej w ręce zdalnego zespołu specjalistów jest dużo bardziej opłacalne niż samodzielne zatrudnienie ekspertów.

Wybór usługodawcy

Księgowość internetowa realizowana bywa w formie uproszczonej, polegającej na podstawowych narzędziach, jak i pełnej, gwarantującej wsparcie specjalistów. Wybór odpowiedniego usługodawcy determinować powinny nie tylko potrzeby przedsiębiorcy lub jego firmy, ale również jakość świadczonych usług, zakres oferowanych możliwości oraz poziom zabezpieczeń danych firmy. Na polskim rynku wyróżnia się we wszystkich tych aspektach wspomniana wcześniej oferta ING Księgowość, w ramach której usługobiorca otrzymuje najnowocześniejsze, niezwykle zaawansowane narzędzia oraz pełne wsparcie kompetentnego zespołu specjalistów. ING gwarantuje także najwyższy poziom zabezpieczeń danych firmy, a tej kwestii przy wyborze odpowiedniego dostawcy nie należy bagatelizować.

Skomentuj

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Akceptuję zasady Polityki prywatności