Kogo dotyczy obowiązek zamknięcia roku obrotowego? Jakie etapy w tym procesie można wymienić? Jakie zasady obowiązują małe działalności gospodarcze i przedsiębiorców, którzy wypracowują duże zyski? Pełen obraz w tej kwestii prezentuje nam Danuta Grabińska-Chłopaś, główna księgowa, założycielka i współwłaścicielka Biura Rachunkowego DGC.
Joanna Bielas: Zamknięcie roku obrotowego często spędza sen z powiek zarówno małym, jak i dużym przedsiębiorcom, nie wspominając o tym, że to czas wytężonej pracy dla księgowych… Kto podlega obowiązkowi zamknięcia roku obrotowego?
Danuta Grabińska-Chłopaś: Temat zamknięcia roku podatkowego dotyczy zarówno przedsiębiorstw rozliczających się w uproszczonej księgowości, jak i tych, którzy prowadzą pełne księgi handlowe. Ponadto obowiązkowi podlegają też wszyscy podatnicy, nawet ci, którzy nie są właścicielami firm. Przez cały rok każdy przecież płaci zaliczki na podatek dochodowy, a faktyczny podatek jest rozliczany w PIT za cały rok. Warto jednak podkreślić, że w przypadku właścicieli firm rozliczenie jest o wiele bardziej skomplikowane.
Jakie są różnice w tym temacie między małym podatnikiem, a dużym przedsiębiorcą?
Pierwszy z wymienionych przedsiębiorców prowadzi uproszczoną księgowość w postaci księgi przychodów i rozchodów, drugi – pełną księgowość.
W przypadku jednoosobowych działalności, wystarczy zakończyć rok obrotowy sporządzeniem PIT-u. Natomiast przedsiębiorca prowadzący księgi handlowe rozlicza się poprzez sporządzenie CIT-u oraz sprawozdania finansowego, które po zatwierdzeniu należy złożyć w sądzie.
Czy istnieją jakieś limity przychodu, w ramach których przedsiębiorca zalicza się do jednej lub drugiej z wymienionych grup?
W przypadku uproszczonej księgowości, która jest zastrzeżona dla małego podatnika, limit przychodów za 2024 r., decydujący o prowadzeniu ksiąg rachunkowych w 2025 r. wynosi: 2.000.000 euro* × 4,2846 zł/euro (tabela nr 191/A/NBP/2024) = 8.569.200 zł. Firma, która może prowadzić księgowość uproszczoną, czyli prowadzić książkę przychodów i rozchodów, ewentualnie ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu ewidencjonowanego, może zamknąć rok podatkowy, składając odpowiedni PIT. Wcześniej oczywiście trzeba zebrać wszystkie dochody, rozliczenia, uwzględnić wszystkie te dane w PIT i tak sporządzony dokument składa się do urzędu skarbowego.
Według tych zasad działają jednoosobowe działalności, ale nie tylko: spółka jawna również może rozliczać się w ramach metody uproszczonej, pod warunkiem, że jej wspólnikami są osoby fizyczne. Jeśli ten warunek jest niespełniony i jeżeli wspólnikiem jest jakakolwiek osoba prawna – wtedy przedsiębiorstwo musi prowadzić księgi handlowe.
W przypadku firm prowadzących pełne księgi cały proces jest bardziej skomplikowany…
Jeżeli chodzi o przedsiębiorców prowadzących pełne księgi handlowe – rozliczenie roku podatkowego obejmuje kilka etapów. Przede wszystkim należy uzgodnić salda, sprawdzić zapisy na kontach, zamknąć księgi i na podstawie zestawienia obrotów i sald sporządzić sprawozdanie finansowe oraz CIT.
Na czym polega weryfikacja kont?
Przed sporządzeniem sprawozdania rocznego należy sprawdzić wszystkie salda kont, czyli uzgodnić je i porównać z księgami innych firm. To czasochłonny proces – dla przykładu: jeżeli mamy umowę z firmą telekomunikacyjną, jakąś fakturę do zapłaty opiewającą na kwotę, powiedzmy 100 zł, to w księgach tej firmy telekomunikacyjnej w odniesieniu do danych naszej firmy powinna widnieć kwota w wysokości również 100 zł. Warto w tym miejscu podkreślić, że aby sprawdzić wszystkie należności, musimy do każdej firmy, do każdego kontrahenta wysłać potwierdzenie salda i uzgodnić, czy wszystko się zgadza.
Dopiero w momencie, kiedy mamy ustalone wszystkie konta, można przystąpić do zamknięcia kont i sporządzania sprawozdania finansowego.
Jakie dane powinno zawierać sprawozdanie?
Dokument może mieć różne formy, w zależności od tego, jakie mamy obroty, może to być załącznik numer 1, 4 lub 5 do ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 (z późn. zm.). Mówiąc w skrócie, sprawozdanie zawiera dane o sytuacji finansowej przedsiębiorstwa i składa się z kilku ustawowo narzuconych elementów. Biuro rachunkowe zazwyczaj przygotowuje propozycję sprawozdania finansowego i przedstawia ją zarządowi spółki. Pragnę zaznaczyć, że rzadko ma miejsce sytuacja, że jest to ostateczna wersja dokumentu.
Dlaczego?
Oczywiście, jeśli klient uzna, że wszystko się zgadza i przyjmuje taką postać dokumentu, wtedy można zakończyć ten etap. Zawsze jednak można pokazać pewne kwestie w innym świetle, coś dopisać, wyjaśnić. Bardzo często klienci chcą zaprezentować środki trwałe firmy nie tylko w wartościach netto, ale również w informacji dodatkowej. Ponadto klienci często informują o dotacji albo o obciążeniu kredytem. Ten ostatni przykład najlepiej pokazuje, że warto pewne kwestie opisać szerzej. Gdy wspomnimy o kredycie w sprawozdaniu, opiszemy cel, na jaki został zaciągnięty, poinformujemy, że zaciągnęliśmy zobowiązanie celem wdrożenia pewnych innowacyjnych rozwiązań i dokonania inwestycji w firmie, będziemy kreować wizerunek przedsiębiorstwa, które stawia na rozwój. Zapewni to inny obraz sytuacji, niż lakoniczna informacja o zadłużeniu w banku. Ponadto suche dane o ujemnym kapitale mogą być odebrane w ten sposób, że kondycja naszej firmy jest niepokojąca. Tymczasem dzięki zawartości informacji dodatkowych możemy wyjaśnić, że nasze koszty są duże z uwagi na niezależne od nas zdarzenia gospodarcze, typu: wojna w sąsiednim państwie, pandemia, susza, powódź itp. Taki zabieg sprawi, że firma będzie wizerunkowo prezentować się zupełnie inaczej, niż gdy podamy wyłącznie dane liczbowe dotyczące zobowiązania zaciągniętego. Przypominam zatem, że prezentacja przedstawiona przez biuro rachunkowe nie stanowi wyłącznie zestawienia danych finansowych. Sprawozdanie daje nam możliwość przedstawienia naszych aktywów i pasywów w korzystnym dla nas świetle. Dlatego warto skorzystać z tej możliwości, gdyż zawsze możemy dodać, lub opisać pewne zdarzenia.
Kto zatwierdza sprawozdanie?
Zarząd spółki zapoznaje się ze sprawozdaniem, po czym podpisuje i przedstawia je do akceptacji na walnym zgromadzeniu wspólników. Po zapoznaniu się i zaakceptowaniu sprawozdania, jest ono zatwierdzone. Następnie podejmowane są uchwały o zatwierdzeniu zysku oraz o sposobie jego rozdysponowania. Taki komplet dokumentów jest składany do Krajowego Rejestru Sądowego.
W przypadku zamknięcia roku obrotowego mamy do czynienia z kilkoma ważnymi terminami, których należy bezwzględnie dochować.
Spółki są zobowiązane składać CIT w ciągu trzech miesięcy od zakończenia roku – ponieważ rok podatkowy kończy się 31 grudnia, przedsiębiorca ma czas do 31 marca. Kolejną ważną datą jest 30 czerwca – do tego terminu musi być sporządzone sprawozdanie finansowe
Po dokonaniu tych czynności pozostaje już tylko złożyć sprawozdanie w KRS-ie, na co przedsiębiorca ma czas maksymalnie do 15 lipca – to ostateczna data. Oczywiście sprawozdanie może być sporządzone znacznie wcześniej, już w styczniu, jeżeli zarząd zgadza się z jego treścią, wówczas wszystkie etapy również przebiegają szybciej, analogicznie jak przy składaniu PIT-u – aby złożyć dokument, mamy czas do końca kwietnia, ale oczywiście jeśli wcześniej wiemy, jakie są wszystkie przychody i koszty, możemy wysłać rozliczenie przed tym terminem, jednak nie wcześniej niż 14. lutego.
Ważnym, elementem procesu zamknięcia ksiąg rachunkowych jest też inwentaryzacja. Kto jest zobowiązany do przeprowadzenia spisu z natury?
Do przeprowadzenia inwentaryzacji, zwanej też spisem z natury lub remanentem są zobowiązani wszyscy przedsiębiorcy – zarówno ci, którzy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów (wówczas inwentaryzację należy przeprowadzić raz do roku), jak i prowadzący pełną księgowość (gdzie istnieje możliwość przeprowadzania inwentaryzacji nawet co miesiąc).
Podatnicy muszą zinwentaryzować towary handlowe, materiały, wyroby gotowe itp. w kilku sytuacjach, m.in. na koniec roku podatkowego. Inwentaryzacja ma za zadanie sprawdzenie, czy zapisy ewidencyjne stanowią odzwierciedlenie stanu faktycznego. Rzetelny spis z natury pomaga zatem w ustaleniu danych, które będą zawarte w sprawozdaniu finansowym.
Jak widać, proces zamknięcia roku podatkowego może być nie lada wyzwaniem. Jakie działania podejmuje Biuro Rachunkowe DGC, by usprawnić te czynności?
Przede wszystkim, nie dopuszczam do sytuacji, by zostawić zamknięcie roku i przedstawienie propozycji sprawozdania na ostatnią chwilę. Aby nie dopuścić do niepotrzebnego stresu, nasze księgowe odpowiednio wcześniej przystępują do sprawdzania zgodności kont klientów. Salda są systematycznie uzgadniane i dlatego w mojej firmie pilnujemy realizacji tych zadań, dzięki czemu w styczniu możemy spokojnie dokończyć sprawdzać konta, analizować dane i przystąpić do opracowania propozycji sprawozdania. Równomierne rozłożenie pracy daje nam margines czasu w sytuacji, gdy salda się nie zgadzają i klient musi dostarczyć brakujące dokumenty. Takie rozwiązanie sprawia, że księgowe pracujące w moim biurze nie są przeciążone ogromem pracy w okresie, który jest dość trudny, czyli w pierwszych miesiącach roku, kiedy należy dokonać zamknięcia minionego roku podatkowego. Przede wszystkim jednak nasi klienci mogą przejść przez ten czas bardziej spokojnie, niż gdybyśmy działali na ostatnią chwilę.
Rozmawiała: Joanna Bielas
fot. Piotr Wroniewicz
