This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognising you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Zawieranie umów z wykorzystaniem podpisu elektronicznego
Trwający stan epidemii i zagrożeń z tym związanych spowodował, że przywykliśmy już do spotkań biznesowych w formule on-line, stały się one powszechną praktyką. Z kolei składania oświadczeń woli w formie elektronicznej nadal się uczymy. Mimo, iż forma elektroniczna oświadczeń woli przewidziana jest w przepisach kodeksu cywilnego od dłuższego czasu, to jednak stosowanie tej formy w praktyce nadal budzi wiele obaw i wątpliwości.
Warto zatem zwrócić uwagę na to, jak prawidłowo korzystać z formy elektronicznej czynności prawnej, aby oświadczenia woli zostały skutecznie złożone.
Przepis art. 781 § 2 kodeksu cywilnego stanowi, że oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Zgodnie z art. 781 § 1 kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Zatem każde oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej, o ile jest opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej czynności prawnej. Oznacza to, że jeżeli umowa lub inna czynność, której dokonujemy, wymaga formy pisemnej, to złożenie podpisu w formie elektronicznej jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej.
Podkreślenia wymaga, iż „oryginałem” umowy, zawartej w formie elektronicznej jest plik elektroniczny. W orzecznictwie sądów powszechnych wskazuje się, że „oświadczenie w postaci elektronicznej jest bowiem zapisywane cyfrowo a więc jako zakodowany przez odpowiednie oprogramowanie ciąg „zerojedynkowy”, możliwy do zdekodowania przy wykorzystaniu odpowiedniego urządzenia i oprogramowania. Oryginałem dokumentu w postaci elektronicznej jest więc plik cyfrowy.” (Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 30 grudnia 2019 r., sygn. I ACa 672/19).
Zawierając zatem umowę w formie elektronicznej oryginałem umowy (dokumentacją potwierdzającą zawarcie umowy) będzie plik cyfrowy obejmujący treść czynności prawnej wraz z podpisami stron.
Nie ma również przeszkód, aby z jednej strony umowa została podpisana własnoręcznym podpisem (czyli w zwykłej formie pisemnej), z drugiej zaś strony aby umowa była podpisana za pomocą podpisu elektronicznego (zastrzeżeniem, że musi to być kwalifikowany podpis elektroniczny bo tylko taki jest równoznaczny z zachowaniem formy pisemnej).
Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany. Zatem w przypadku hybrydowego zawarcia umowy, strony muszą wymienić się z jednej strony plikiem elektronicznym (potwierdzającym podpisanie umowy za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego) oraz podpisaną przez drugą stronę wersją papierową umowy, aby oświadczenia woli złożone przez strony doszły wzajemnie do każdej strony (co jest niezbędne do skutecznego zawarcia umowy).
Dokumentacją potwierdzającą zawarcie umowy w formie hybrydowej będzie w takim przypadku plik elektroniczny, opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym jednej strony wraz z papierowym egzemplarzem umowy podpisanym przez drugą stronę. Plik elektroniczny może być przekazany drugiej stronie umowy pocztą elektroniczną albo tradycyjnie: przesyłką pocztową/kurierską na nośniku elektronicznym.
Dla zachowania formy pisemnej nie jest wystarczające przesłanie wydruku pliku. Wydruk pliku zawierającego oświadczenie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie spełnia wymogów zachowania formy elektronicznej (a co za tym idzie, nie odpowiada również formie pisemnej).
Wydruk pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym można uznać wyłącznie za formę dokumentową. Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej, zgodnie z przepisem art. 77² kodeksu cywilnego, wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie. Formą dokumentową będzie zatem m.in. wydruk pliku opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-mail zawierający treść czynności prawnej, skan pisma itp.
Dorota Groszfeld – radca prawny, członek Okręgowej Izby Radców Prawnych w Warszawie, prowadzi własną kancelarię prawną z siedzibą w Warszawie, www.kancelariadg.com