Podpis elektroniczny. Na czym polega i czy warto go mieć? Przekonaj się!

Czym jest podpis elektroniczny? Najprościej rzecz ujmując, jest to twoja sygnatura w formie elektronicznej, dzięki której skutecznie potwierdzasz swoją tożsamość. W naturalny sposób różni się ona od tradycyjnego podpisu swoim cyfrowym charakterem. Chociaż rozwiązanie to jest wykorzystywane w naszym kraju od dawna (od ponad 20 lat), wciąż nie każdy wie, na czym w praktyce polega ta forma podpisywania dokumentów. Odnosimy się do najważniejszych kwestii dotyczących takiego podpisu i rozwiewamy wątpliwości, czy jest on bezpieczny.

Podpis elektroniczny – zastosowanie

Taka forma autoryzacji może być wykorzystywana podczas transakcji biznesowych i przy rozwiązywaniu rozmaitych problemów administracyjnych. E-podpis pomaga załatwiać różne sprawy szybko i wygodnie. Jednak korzystanie z niego dla wielu osób jest niejasne. Co więcej, już same definicje podpisów innych niż klasyczne nastręczają pewnych problemów. Rozjaśniamy ten temat.

Podpis elektroniczny a podpis kwalifikowany

Jednym ze wspomnianych błędów jest mylenie podpisu elektronicznego z podpisem kwalifikowanym. Tymczasem między nimi nie zawsze można postawić znak równości. Warto kontynuować matematyczny wątek, by zobrazować sytuację. Każdy kwadrat jest prostokątem, lecz nie każdy prostokąt jest kwadratem. Zasada jest więc prosta – każdy podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, ale nie odwrotnie. Możemy wyróżnić trzy gradacje omawianego rozwiązania. Występuje:

• zwyczajny podpis elektroniczny;
• zaawansowany podpis elektroniczny;
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

To właśnie ten ostatni ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu.

Co to jest podpis elektroniczny?

Powróćmy jednak do początku i pytania o to, czym w zasadzie jest e-podpis w istocie. Wymieńmy jego najważniejsze cechy.

• To zestaw danych cyfrowych powiązanych ze sobą w nierozerwalny sposób i typowych tylko dla jednej osoby.
• E-podpis pozwala na określenie tożsamości wykorzystującej go osoby.
• Jest unikalny i składany przy wykorzystaniu danych pozostających pod wyłączną kontrolą osoby podpisującej.

Definicja podpisu zawarta jest także w treści rozporządzenia eIDAS. To regulacja unijna, która dotyczy identyfikacji elektronicznej i usług zaufania. Zawarte są w niej reguły dotyczące stosowania podpisu w państwach wspólnoty europejskiej, które obowiązują od 1 lipca 2016 roku. Rozporządzenie eIDAS precyzuje, że podpis elektroniczny to dane dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej. Używa ich osoba podpisująca się w sposób cyfrowy.

Dlaczego warto korzystać z podpisu elektronicznego?

Jakie są najważniejsze zalety płynące z dobrodziejstwa cyfryzacji, jakim bez wątpienia jest taki podpis? Przemawia za nim zwłaszcza ogromna oszczędność czasu i środków. Wypełnianie i wysyłanie różnorakich dokumentów w formie papierowej jest czasochłonne. Zamiast udawać się urzędu, można przedstawić wszelkie potrzebne dane w postaci elektronicznej. Podpisywanie dokumentów w ten sposób sprawia też, że nie musisz prowadzić często bardzo rozległych archiwów.

Nie ulega wątpliwości, że kluczowe zalety podpisu to wygoda i szybkość. To wartości szczególnie istotne nie tylko w przypadku załatwiania rozmaitych spraw urzędowych, ale także w nawiązywaniu i podtrzymywaniu relacji biznesowych. Kontakty B2B mogą być o wiele łatwiejsze, gdy są wspomagane przez rozwiązania cyfrowe upraszczające komunikację. Podpis bynajmniej nie jest przy tym domeną wielkich korporacji. Coraz częściej korzystają z niego przedstawiciele sektora Małych i Średnich Przedsiębiorstw (MŚP), którym zależy na dynamicznym i efektywnym rozwoju firmy.

Co decyduje o coraz większej popularności tego rozwiązania?

Szybkość, wygoda i oszczędność to główne czynniki, które przemawiają za korzystaniem z podpisu elektronicznego. Dzięki dobrodziejstwom ery cyfryzacji możesz sprawić, że wiele spraw (dotąd męczących i trudnych) okaże się niewymagającą formalnością. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom da się załatwiać sprawy urzędowe bez stania w kolejkach, a nawet bez wychodzenia z domu.

Czy podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym jest bezpieczne?

Zapewne zastanawiasz się, na ile korzystanie ze zwykłego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest działaniem bezpiecznym. Uspokajamy, jeśli masz jakieś wątpliwości. Rozmaite procedury stosowane przez architektów tego typu rozwiązań sprawiają, że jest to narzędzie, któremu można ufać. Jak zauważono wyżej, nie jest to podpis, który z łatwością można podrobić. Opiera się bowiem na szeregu ściśle ze sobą powiązanych danych, które są unikalne dla każdego użytkownika.

Dla przykładu firma Autenti wykorzystuje zaawansowane technologie bezpieczeństwa, które zapewniają autentyczność i ochronę podpisywanych dokumentów. Dany przedsiębiorca po założeniu konta w Autenti podpisuje umowy szybko i wygodnie. Podpisywane dokumenty są zgodne z oryginałami, a zabezpieczenia sprawiają, że po podpisaniu nikt nie może zmienić ich treści. Co więcej, Autenti jako usługa zaufania wykorzystuje technologie, które pozwalają z łatwością odtworzyć proces podpisywania dokumentów, co może mieć znaczenie przy sprawach sądowych.

Podpis własnoręczny a kwalifikowany – moc prawna

Jak jednak przedstawia się status prawny podpisu? Czy na pewno będzie równie reprezentatywny w rozmaitych sprawach jak podpis zwyczajny? Prawo obowiązujące w ramach Unii Europejskiej mówi jasno, że podpis ten ma wiążącą moc prawną. Jego forma nie sprawia, że można zakwestionować jego autentyczność. Tym samym jest w praktyce tożsamy z podpisem własnoręcznym i jako taki może stanowić choćby dowód w sprawach sądowych. Warto jednak zauważyć, że pełną ważność tożsamą z podpisem własnoręcznym ma podpis kwalifikowany.

Jak wyrobić podpis elektroniczny?

Zastanawiasz się, w jaki sposób można wyrobić e-podpis i czy taka procedura jest skomplikowana? Nie ma w tym nic trudnego. Przede wszystkim jednak powinieneś przed wyrobieniem podpisu odpowiedzieć sobie na pytanie, do czego będziesz go wykorzystywać. Jeżeli twoim celem są kontakty z rozmaitymi urzędami, będziesz potrzebować podpisu zaufanego. Wyrobisz go w prostych krokach, wykorzystując profil zaufany:

• najpierw wejdź do ePUAP;
• następnie potwierdź swoją tożsamość poprzez usługę bankowości elektronicznej.

Jeżeli zaś twoim celem jest podpisywanie dokumentów w ramach działalności biznesowej, wówczas konieczny może okazać się także podpis kwalifikowany. Pozyskasz go, korzystając z oferty jednej z działających w Polsce firm, które świadczą usługi zaufania. Warto jednak pamiętać, że dla umów, które nie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności wystarczający może być bazowy podpis elektroniczny. Jak pokazuje praktyka, to rozwiązanie jest w pełni efektywne dla 90 proc. obiegu dokumentów w działalności B2B. Aby wyrobić podpis tego czy innego rodzaju, musisz:

• wejść na stronę danego dostawcy (jak np. Autenti);
• sprawdzić ofertę;
• zakupić certyfikat e-podpisu;
• zweryfikować swoją tożsamość.

Gdy to zrobisz, będziesz mógł korzystać z podpisu za pośrednictwem odpowiedniego oprogramowania czy czytników. W przypadku Autenti proces jest wyjątkowo szybki i intuicyjny. Użytkownik po założeniu konta na platformie może generować dokumenty, a następnie przesyłać je drugiej stronie do podpisu. Ta po odebraniu wiadomości email i zapoznaniu się z treścią dokumentu podpisuje go jednym kliknięciem. Bez konieczności instalowania uciążliwego oprogramowania.

Ile kosztuje podpis elektroniczny?

Jeżeli uzyskujesz podpis poprzez profil zaufany, usługa będzie darmowa. Jeżeli jednak wyrabiasz podpis kwalifikowany u renomowanego dostawcy certyfikatów, będziesz musiał się liczyć z określonym wydatkiem. Jakim? Koszt może różnić się w zależności od danej firmy i jej oferty. Przed wyrobieniem podpisu dobrze jest porównać różne opcje. Wybierz taką, która będzie najkorzystniejsza.

Podpis elektroniczny – podsumowanie

Jak widzisz, podpis elektroniczny to rozwiązanie, które może w znaczący sposób ułatwić życie. Możesz nim podpisać każdy dokument elektroniczny, m.in. w KRS, ZUS i innych organach. Wyrobienie e-podpisu nie jest skomplikowane, a samo narzędzie powszechnie uznaje się za bardzo wygodne i bezpieczne. We współczesnym świecie cyfryzacji bez wątpienia warto z niego korzystać. Może kiedyś będzie tak popularny jak dziś e-mail?