Efaktury, EDI, elektroniczny obieg dokumentów, czyli wszystko o nowoczesnym i sprawnym przedsiębiorstwie

Pojęcie faktury online

Powszechne wykorzystywanie przez firmy nowoczesnych technologii informatycznych i digitalizacja prowadzonej działalności nie są już dla nikogo zaskoczeniem. Zmniejszenie kosztów, usprawnienie procesów, w tym szybsza realizacja projektów, to korzyści, które powodują, że przedsiębiorcy coraz chętniej decydują się na zastąpienie dokumentów papierowych ich formą elektroniczną. Obecnie obowiązujące przepisy prawa ułatwiają zaś proces ucyfrowienia przedsiębiorstwa.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 Ustawy o podatku od towarów i usług przez pojęcie faktury rozumie się dokument w formie papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane określone ustawą i innymi przepisami. Ustawodawca zrównał tym samym fakturę elektroniczną z jej tradycyjną, papierową wersją. Efaktura, aby posiadała właściwą dla siebie formę, musi zostać wystawiona oraz otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Istotne jest jedynie, żeby pozwolił on zachować integralność treści, czytelność oraz autentyczność dokumentu.

Autentyczność, integralność i czytelność efaktury

Określenie sposobu zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury to ustawowy obowiązek podatnika. W myśl przepisów można je zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. Dla usprawnienia przepływu faktur online ustawodawca zastrzegł zaś, że w przypadku faktury elektronicznej autentyczność i integralność zachowane są w szczególności w razie wykorzystania:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI).

EDI to automatyczna wymiana dokumentów oraz danych w postaci komunikatu elektronicznego pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych. Jego założeniem jest natychmiastowe przekazywanie informacji zawartych w dokumentach handlowych, w tym w wystawianych fakturach elektronicznych. Wdrożenie i zastosowanie tego systemu staje się obecnie dużo łatwiejsze dzięki coraz szerszej ofercie operatorów EDI. Warto szukać więc dodatkowych korzyści.

Faktura elektroniczna a system EDI

Skuteczne wykorzystanie systemu EDI sprzyja z pewnością zwiększeniu efektywności działania przedsiębiorstwa. Oferta operatorów pozwala bowiem nie tylko na szybki przepływ efaktur, ale umożliwia też zintegrowanie z programami magazynowymi, czy spedycyjnymi. Możliwe jest także automatyczne parowanie dokumentów z poszczególnych etapów dostawy tzw. matching. Dzięki sprawdzeniu zgodności np. numerów EAN faktura edison.pl, który oferuje taką usługę swoim klientom, zweryfikowana zostanie automatycznie już na etapie jej wystawiania, a nie dopiero po dostarczeniu.

Warto zwrócić też uwagę na oferowaną walidację, czyli sprawdzenie faktur online pod względem rachunkowym i biznesowym. Zweryfikowanie wyliczonego podatku, czy jego zadeklarowanych stawek, skontrolowanie prawidłowej struktury numeracji i innych ustalonych indywidualnie reguł pozwala na wyeliminowanie wysyłania do partnerów biznesowych faktur elektronicznych zawierających błędy formalne.

Archiwizacja faktury elektronicznej

Ogólne zasady przechowywania faktur elektronicznych nie różnią się niczym od tych, którymi rządzi się gromadzenie faktur papierowych. Ich archiwizacja poprzez wykorzystanie systemu EDI jest jednak dużo tańsza i bezpieczna. Zgodnie z art. 112 u.p.t.u. podatnik zobowiązany jest do przechowywania faktur aż do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez 5 lat.

Ustawodawca nie wskazał przy tym szczególnego sposobu przechowywania efaktur. Mają być one jedynie gromadzone zgodnie z podziałem na okresy rozliczeniowe i w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie. Co więcej archiwizacja faktur online musi zapewniać ich:

• autentyczność pochodzenia,
• integralność treści,
• czytelność.

Cechy te łatwiej zapewnić podatnikowi przy wykorzystaniu systemu EDI, co jest kolejnym argumentem przemawiającym na korzyść jego wdrożenia do nowoczesnego i sprawnie działającego przedsiębiorstwa.