Wybierz dla swojej firmy najlepsze biuro rachunkowe!

• Tweet
• Pin It

Dla każdego przedsiębiorcy niezwykle ważne jest wsparcie ze strony biura rachunkowego. Jakimi przesłankami warto się kierować w wyborze tego niezawodnego specjalisty?

Podatki, faktury, sprawy kadrowe… A to wszystko funkcjonujące w karuzeli nieustannie zmieniających się przepisów – tak w wielkim skrócie można określić kwestie, które biura rachunkowe rozwiązują za każdego przedsiębiorcę, z którym współpracują. Bez względu na wielkość firmy i branżę, w ramach której ona funkcjonuje, niezmienny jest fakt, że za każdym razem zakres odpowiedzialności spoczywającej na barkach osób prowadzących księgowość firmy jest olbrzymia. Z drugiej strony, przedsiębiorca szukający dla siebie najbardziej odpowiedniego biura rachunkowego, powinien mieć w swej świadomości fakt, że w podjęciu tej decyzji należy kierować się kilkoma ważnymi przesłankami, które pozwolą uniknąć ewentualnego rozczarowania. Naszym przewodnikiem po najważniejszych kryteriach, które warto wziąć pod uwagę jest Dorota Zakrzewska Prezes i Dyrektor Działu Księgowego w Certyfikowanym Biurze Family Company Sp. z o.o. mieszczącego się w podwarszawskim Nadarzynie przy ul. Granicznej 2. http://www.polecanaksiegowa.pl/ , które w tym roku było nominowane do nagrody „Perła Mazowsza” w kategorii „Perła Przedsiębiorczości”.

Dorota Zakrzewska nie tylko kieruje biurem od 26 lat, ale także jest założycielem Krajowej Izby Biur Rachunkowych oraz członkiem organizacji zrzeszających biura i księgowych, takich jak Stowarzyszenie Wspierania Biur Rachunkowych czy Stowarzyszenie Księgowych w Polsce. Jest również partnerem OSCBR oraz członkinią Europejskiego Klubu Kobiet Biznesu.
Decyzja o zmianie biura rachunkowego lub wyborze nowego może być spowodowana różnymi czynnikami. Niektórzy mogą być niezadowoleni z obecnej współpracy, podczas gdy inni, otwierając własny biznes, staną przed dylematem, jak wybrać odpowiednie biuro, aby sprostać swoim potrzebom.

– Dlaczego wybór biura rachunkowego jest tak istotny? Przede wszystkim nieprzemyślana decyzja dotycząca tej kwestii prowadzi do poważnych problemów. Może zdarzyć się bowiem sytuacja, że przy pierwszej kontroli Urzędu Skarbowego lub ZUS wszystko, co właściciel firmy zarobił i odłożył, musi potem oddać w ramach nałożonych kar. Często dzieje się tak wtedy, gdy przedsiębiorca nie zapłacił podatków, które winny być uiszczone, a „jakimś cudem” w księgowości nie zostały wykazane. – zauważa Dorota Zakrzewska. – Jak już urzędy i ZUS odbiorą to, co jest im należne, kolejnym krokiem przedsiębiorcy, który wpadł w tarapaty jest batalia z takim nieuczciwym lub niedouczonym biurem. Wtedy wychodzi jeszcze jeden bardzo ważny szczegół: brak polisy, lub tak niska kwota polisy ubezpieczeniowej, że po długiej walce przedsiębiorca otrzymuje najwyżej 1/3 tego, co stracił. Jaki z tego wniosek?

Cena to nie wszystko!

Kluczowym pytaniem, które wielu przedsiębiorców sobie zadaje przy wyborze specjalistów od księgowości jest: ile to wszystko będzie kosztować? Jednakże, jak zauważa Dorota Zakrzewska, pierwsze pytanie powinno brzmieć zupełnie inaczej.

– Przede wszystkim należy zapytać, co dane biuro rachunkowe zapewnia w cenie abonamentu, a na co można liczyć w ramach dodatkowej opłaty. Cena abonamentu jest ważna, ale nie powinna być priorytetem. – dodaje nasz ekspert. – Może się zdarzyć, że za niską cenę przedsiębiorca otrzyma więcej, niż za podobną w innym biurze, ale dla stworzenia dobrych praktyk w branży, powinien być zachowany pewien próg cenowy. Jeżeli na przykład czytamy ogłoszenie: „Poprowadzę uproszczoną księgowość za 50 czy 100 zł albo pełne księgi za 300 zł…”, powinna włączyć się „czerwona lampka”, i świadomość, że to podejrzana oferta.

Transparentność

Rozważając wybór biura rachunkowego, warto zwrócić uwagę na jego obecność w Internecie. Aktywność na tym polu może być cenna wskazówką dla przedsiębiorcy:

– Biuro, które zdecydowało się na prowadzenie na przykład fanpage’a, LinkedIn’a czy profilu na innych social mediach, które ma swoją stronę internetową, i z którym można się kontaktować za pośrednictwem różnych form, nie jest biurem, które z dnia na dzień się zamknie – zaznacza Dorota Zakrzewska. – Warto też sprawdzić, czy dane biuro jest zrzeszone w jednej z organizacji, to również wiele o nim mówi. Jest kilka zrzeszeń, takich jak choćby Krajowa Izba Biur Rachunkowych, czy Stowarzyszenie Współpracujących Biur Rachunkowych. Aby biuro było wpisane do takiej organizacji, musi posiadać między innymi polisę i spełnić inne restrykcyjne warunki. Chciałabym przestrzec nieostrożnych właścicieli firm, aby nie korzystali z wyszukiwarek mało wiarygodnych, czy wręcz fikcyjnych organizacji, które nie weryfikują swoich członków. Tam wystarczy tylko zapłacić za wizytówkę i już biuro się pojawia jako godne zaufania lub zweryfikowane. A prawda jest zupełnie inna – mówi Dorota Zakrzewska z Certyfikowanego Biura Księgowego Family Company sp. z o.o.

Kontakt

Kolejnym czynnikiem, jaki warto wziąć pod uwagę przy wyborze optymalnego rozwiązania w temacie księgowości jest preferowana przez nas forma kontaktu, a co za tym idzie, bliskość położenia biura.

– Na stronach wymienionych przeze mnie organizacji są mapy/listy, gdzie można sprawdzić lub poszukać biura. Jeżeli klientowi zależy na bezpośrednim kontakcie, lepiej zawęzić rejon poszukiwania do swojego otoczenia. Z kolei jeżeli ktoś preferuje obsługę online, ma do dyspozycji biura z całej Polski – podkreśla Dorota Zakrzewska.

Doświadczenie zawsze w cenie

Kolejną kwestią, którą przedsiębiorcy często pomijają szukając biura rachunkowego, jest pytanie, czy biuro ma doświadczenie we współpracy z firmami o tym samym profilu, co nasza. Warto szukać partnera, który zna specyfikę naszej branży oraz wie, jak zręcznie ominąć pułapki związane z rozliczaniem ksiąg, a nie takiego, który będzie prowadzić naszą księgowość ” metodą prób i błędów” lub będzie się uczył i zdobywał pierwsze szlify na naszej firmie.

Okazuje się, że klienci, którzy zapominają o to zapytać, często są potem rozczarowani jakością pracy biura. Tymczasem nabyte doświadczenie stanowi dla klienta gwarancję, że obsługuje go osoba, która działa w ramach opracowanego, wcześniej sprawdzonego systemu:

– Zdobyta praktyka wraz ze swobodą w zakresie poruszania się w ramach przepisów właściwych dla danej branży, to kluczowa kwestia, jaką należy brać pod uwagę przy wyborze optymalnego biura. Niektóre branże mają swoją specyfikę, którą zna tylko profesjonalista. Przykładem są usługi transportowe, przede wszystkim międzynarodowe, a także branża deweloperska. Tak naprawdę jednak każda branża wymaga znakomitej orientacji w przepisach. Dlatego przy wyborze biura warto zapoznać się z jego portfolio, przejrzeć rekomendacje, by zorientować się, czy z jego usług korzystały też firmy o podobnym profilu, co nasze przedsiębiorstwo – radzi Dorota Zakrzewska.

Polisa

Drugim pytaniem, które powinno pojawić się już na samym początku, jest pytanie o polisę ubezpieczeniową danego biura. Dla własnego dobra lepiej dopytać, czy firma świadcząca usługi prowadzenia księgowości, którą jesteśmy zainteresowani, posiada polisę, a jeśli tak, dopytajmy, w jakim zakresie i na jaką kwotę.

– W obecnych czasach polisa OC nie zawsze wystarcza, dlatego warto sprawdzić, czy biuro ma dodatkowe ubezpieczenia, takie jak choćby ubezpieczenie cybernetyczne. Wtedy zarówno klienci, jak również same księgowe mogą spać spokojnie. Liczy się świadomość, że wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i każdy popełnia błędy, ale chodzi o to, żeby te błędy nie zrujnowały żadnej ze stron – mówi Dorota Zakrzewska.

Umowa kluczem do sukcesu

Zakres współpracy przedsiębiorcy i firmy świadczącej usługi z zakresu księgowości powinien być szczegółowo opisany w umowie. Sprecyzowane warunki współpracy to pierwszy krok w procesie budowania zaufania – czynnika, którego nie może zabraknąć w tej sytuacji.

– Kluczowe jest dokładne określenie, co obejmuje abonament, a co jest dodatkowo płatne. To bardzo istotna część rozmowy, która pomoże nam dowiedzieć się, czego możemy oczekiwać od biura, ale również jakie mamy obowiązki. Pamiętajmy, że zawarcie umowy z biurem to umowa współpracy, więc obie strony muszą się stosować do warunków umowy – podpowiada Dorota Zakrzewska. – Na końcu, po spełnieniu wszystkich tych warunków, powinno pojawić się pytanie o cenę świadczonych usług.

Wtedy przedsiębiorca ma pełną świadomość, że płaci za rzetelność, profesjonalizm, terminowość, zaufanie i… spokój – wartości, które w dzisiejszych czasach są na wagę złota!

Dorota Zakrzewska / Joanna Bielas

fot. Freepik.com

• Tweet
• Pin It